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业务流程自动化工具平台应用手册
一、平台概述
业务流程自动化工具平台是一款通过可视化配置与规则引擎，帮助企业将重复性、标准化的业务流程转化为自动化任务的数字化工具。平台支持跨系统数据集成、流程节点自定义、实时状态监控及异常处理，旨在减少人工操作误差、提升流程处理效率，助力企业实现业务流程的标准化与智能化管理。
二、典型应用场景
1.员工入职流程自动化
场景描述：企业员工入职需涉及部门审批、账号开通、设备申领、IT权限配置等多个环节，传统流程依赖线下表单传递，易出现遗漏或延迟。通过平台可构建“入职申请→部门审批→IT账号开通→设备申领→权限配置→入职确认”全流程自动化，系统根据审批结果自动触发后续任务，并实时同步进度至HR与员工。
2.采购审批流程优化
场景描述：采购申请需经历需求部门提交、财务审核、部门经理审批、供应链确认等多级审批，不同金额对应不同审批层级。平台可根据申请金额自动匹配审批规则，审批通过后自动采购订单并同步至ERP系统，审批节点状态全程可追溯，避免流程卡顿。
3.客户信息录入自动化
场景描述：销售团队通过线下渠道获取客户信息后，需手动录入CRM系统，易出现信息不全或格式错误。平台可通过OCR识别工具自动提取纸质表单或电子文档中的客户信息，按预设规则校验数据完整性，校验通过后自动同步至CRM系统，并触发销售跟进任务。
三、从零开始：流程自动化全流程操作
步骤1：登录与平台初始化
访问入口：通过企业内部系统登录平台，输入工号（工号）与密码，首次登录需完成手机号验证。
权限配置：管理员首次登录需根据部门职责分配用户权限，如“流程创建权限”“审批权限”“监控权限”等，保证职责分离。
步骤2：创建新流程
进入流程设计器：在平台首页“流程管理”→“创建流程”，选择流程类型（如“审批类”“数据处理类”“通知类”）。
填写流程基础信息：
流程名称：需简洁明确，例如“员工入职审批流程”；
流程描述：简要说明流程用途与适用范围；
关联表单：选择或创建流程所需表单（如“入职申请表”），表单字段需包含申请人、入职部门、岗位、入职日期等必填项。
步骤3：配置流程节点
流程节点是流程执行的核心单元，平台支持多种节点类型，需根据业务需求组合配置：
节点类型
功能说明
配置示例
开始节点
标识流程起点，触发流程执行
设置“由申请人手动提交”或“系统定时触发”
审批节点
多人/单人审批，支持会签/或签
审批人选择“部门经理”，审批条件“金额≥10000需二级审批”
条件分支
根据条件跳转至不同节点
设置“入职日期为周一→触发IT账号开通；非周一→延迟1天执行”
数据处理节点
自动提取/转换/录入数据
从HR系统提取员工工号，自动填充至IT账号开通申请表
通知节点
发送邮件/短信/平台消息
审批通过后，自动向申请人发送“入职流程已通过”通知
结束节点
标识流程终点，归档数据
流程完成后，自动将申请表归档至“员工入职档案”文件夹
操作示例：
拖拽“审批节点”至画布，节点设置审批人（选择“固定人员”或“根据部门动态获取”）；
拖拽“条件分支”至审批节点后，设置条件表达式（如“申请金额5000”），并指定满足条件后的流向（“财务总监审批”）与不满足条件后的流向（“部门经理审批”）。
步骤4：测试流程
模拟运行：在流程设计器“测试”按钮，填写模拟表单数据（如申请人**、入职日期2024-08-01），观察流程节点执行顺序与结果是否符合预期。
异常场景测试：模拟审批驳回、数据缺失等异常情况，检查平台是否按预设规则触发异常处理（如发送驳回原因给申请人、自动通知补充材料）。
步骤5：发布与启用
提交审批：“发布流程”，提交至管理员审批（管理员需检查流程配置合规性）。
正式启用：审批通过后，选择生效时间（立即生效或定时生效），流程将自动同步至用户工作台。
步骤6：流程监控与优化
实时监控：在“流程监控”页面查看流程执行状态，包括待办数量、处理时长、异常节点占比等指标，支持按时间、部门筛选。
日志分析：具体流程实例，查看节点执行日志（如审批人操作时间、审批意见、数据流转记录），定位流程瓶颈。
版本迭代：若流程需调整，可通过“版本管理”创建新版本，旧版本数据自动保留，保证流程变更不影响历史记录。
四、实用模板参考：标准化流程表单
模板1：员工入职申请表（自动化流程关联表单）
字段名称
字段类型
必填项
校验规则
申请人姓名
文本
是
长度≤10字符，仅支持中文/英文
所属部门
单选
是
选项：市场部/技术部/财务部/人力资源部
岗位名称
文本
是
需与岗位编码库匹配
入职日期
日期
是
霼≥当前日期，且为工作日
联系方式
电话
是
符合手机号格式（11位数字）
直属上级
人员选择
是
需为部门在职员工
附件（简历/学历证明）
文件
是
支持.pdf/.doc/
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