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行政事务管理流程化模板

一、日常办公事务处理规范

适用情境

适用于部门间文件传递、办公设备报修、办公场地使用申请等日常行政事务，保证事务处理有序、高效，避免信息遗漏或职责不清。

操作步骤

事务发起：申请人*根据需求填写《日常事务申请表》，明确事务类型、具体内容、期望完成时间及紧急程度（如“紧急”“常规”）。

部门初审：部门负责人*对申请事项的必要性、合理性进行审核，确认后提交至行政部。

行政统筹：行政部接收申请后，1个工作日内评估事务可行性（如场地使用需确认空闲时段，设备报修需判断故障类型），并协调资源。

执行落实：行政部或指定责任人按方案执行（如安排维修人员、调配场地），执行过程中若遇问题，及时反馈给申请人及部门负责人。

反馈归档：事务完成后，执行人在《日常事务申请表》中填写结果，申请人*确认签字，行政部整理存档（电子档+纸质档）。

记录模板

《日常事务申请表》

申请日期

申请人*

所属部门

联系方式

事务类型

□文件传递□设备报修□场地使用□其他________

紧急程度

□紧急□常规

具体事由

（详细说明需求，如“3楼打印机卡纸，需维修”“周五下午2点申请301会议室召开部门例会”）

期望完成时间

________年_月_日____时

部门负责人审核意见

签字：__________日期：__________

行政部处理意见

签字：__________日期：__________

执行结果

（填写完成情况，如“已修复，恢复正常使用”“会议室已预留，请按时使用”）

申请人*确认签字

日期：__________

关键提醒

紧急事务需在申请时标注“紧急”，行政部优先处理，2个工作日内响应；

文件传递需注明接收部门及联系人，避免错递；

设备报修需简要描述故障现象，方便行政部初步判断并联系维修；

所有事务记录需在完成后3个工作日内归档，保证可追溯。

二、会议组织与管理流程

适用情境

适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部对接会等各类会议，规范会前筹备、会中组织及会后跟进，提升会议效率。

操作步骤

会议发起：发起人*（部门负责人或会议组织者）确定会议主题、时间（建议避开工作高峰时段，如上午9:00-10:00或下午3:00-4:00）、地点、参会人员及议程，填写《会议申请表》。

审批备案：会议申请需提前3个工作日提交至部门负责人*审批，涉及跨部门或外部人员的会议，需同步报行政部备案（以便协调场地及设备）。

会前准备：

行政部根据申请预订会议室（提前30分钟调试设备：投影仪、麦克风、空调等）；

发起人*提前1天发送会议通知（含议程、材料准备要求），通过OA系统或邮件告知参会人员。

会议召开：

主持人提前10分钟到场，组织签到（填写《会议签到表》）；

按议程主持会议，控制各环节时间（如发言每人不超过5分钟）；

指定记录人（一般为会议发起人或指定人员）记录会议要点（决议、待办事项、负责人、完成时限）。

会后跟进：

会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，经发起人审核后分发给参会人员；

行政部将《会议纪要》《会议签到表》存档，并跟踪待办事项完成情况（每周汇总反馈）。

记录模板

《会议申请表》

会议名称

（如“2024年Q3销售目标推进会”）

发起部门*

销售部

会议时间

________年_月_日_:_

会议地点

□301会议室□线上会议（______平台）

参会人员

（列出姓名及部门，如“（销售部）、（市场部）”）

会议议程

1.销售部汇报Q2业绩；2.市场部反馈竞品动态；3.讨论Q3目标分解方案

需准备材料

（如“销售数据报表、竞品分析PPT”）

部门负责人*审批

签字：__________日期：__________

行政部备案

签字：__________日期：__________

《会议纪要》

会议时间

________年_月_日_:_

会议地点

301会议室

主持人*

记录人*

参会人员

（名单附后或签到表备注）

会议议题

（按议程顺序记录）

决议事项

1.________（决议内容）；2.________

待办事项

事项描述

负责人*

完成时限

□例：更新销售目标分解表

2024-07-15

□例：竞品分析报告补充

2024-07-10

下次会议建议

（如“建议缩短会议时长，聚焦核心议题”）

关键提醒

会议时长建议控制在1.5小时内，避免冗长；

重要会议需提前测试线上会议设备，保证音视频清晰；

《会议纪要》需明确“决议事项”和“待办事项”，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体时间）；

未参会人员需在会后3个工作日内向记录人*索要纪要并反馈意见。

三、办公用品申领与发放管理

适用情境

适用于部门及员工日常办公所需的文具、耗材（纸张、笔）、工具（剪刀、订书机）等物品的申领与发放，规范库存管理，避