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企业会议议程规划与执行标准模板

一、模板应用场景

二、会议规划与执行全流程

（一）会议筹备阶段

明确会议核心目标

会议发起部门需提前确认会议目的（如决策、通报、研讨、部署等），并输出《会议目标说明书》，明确需达成的具体成果（如形成决议、确定方案、明确责任人及时间节点等）。

示例：“本次项目推进会目标为确认Q3关键里程碑计划，解决跨部门资源协调问题，明确3项任务的负责人及完成时限。”

确定会议基础信息

根据会议目标，确定会议名称、时间（建议单次会议不超过90分钟，重要会议可分段设置）、地点（线上需明确平台及会议号，线下需确认会议室及设备）、预计参会人数（核心决策人员、执行人员、相关支持部门代表）。

提前3个工作日向参会人员发送《会议预告》，包含会议目标、初步议题及时间安排，提醒参会人员提前准备。

收集与筛选会议议题

发起部门通过问卷、邮件或线下沟通收集各相关部门提出的议题，优先筛选与会议目标直接相关、需集体决策或协同解决的问题。

对议题进行分类（如“审议类”“通报类”“讨论类”），并标注每个议题的预计时长（单个议题建议不超过30分钟），避免议题过多导致超时。

确定参会人员及分工

根据议题内容，明确每个议题的汇报人/负责人（需提前熟悉议题内容，准备汇报材料）、记录人（负责整理会议纪要，明确关键决议及任务）、主持人（把控会议节奏，引导讨论聚焦）。

保证参会人员具备决策权限或执行能力，避免“只参会不决策”的情况。

（二）会议议程制定阶段

设计议程结构

标准议程包含：开场（主持人介绍会议目标、议程及时间规则）→议题讨论（按优先级排序，重要/紧急议题前置）→总结（主持人确认决议、明确任务及下一步行动）→散会。

议题排序逻辑：决策类→执行类→通报类，避免将需深入讨论的议题放在会议末尾导致仓促结束。

细化议程内容

每个议题需明确：议题名称、汇报人/负责人、核心讨论点、时间分配、预期成果（如“形成决议”“确定方案框架”等）。

示例：

序号

议题名称

汇报人

时间分配

核心讨论点

预期成果

1

Q3项目里程碑计划审议

*主管

25分钟

关键节点可行性、资源需求

确认最终里程碑计划

2

跨部门资源协调方案讨论

*经理

30分钟

人力/预算分配冲突解决路径

明确资源调配责任人

议程审核与发布

议程需经会议发起部门负责人及主持人审核，保证目标清晰、议题合理、时间可控。

提前1个工作日发布《正式会议议程》及配套材料（如项目方案、数据报表等），要求参会人员提前阅读，带着问题和建议参会。

（三）会议执行阶段

会议开始（0-5分钟）

主持人准时开场，重申会议目标、议程及时间规则，提醒参会人员关闭电子设备或调至静音，明确“发言聚焦问题、避免跑题”的原则。

记录人分发签到表（或线上签到），确认参会人员到齐情况，如有缺席需说明原因并同步其后续需关注的会议内容。

议题讨论（核心环节）

按议程顺序逐项推进，汇报人简明扼要阐述议题内容（控制在5-10分钟），重点突出“现状、问题、建议方案”。

主持人引导讨论，鼓励参会人员发表意见，对偏离议题的发言及时引导，对争议较大的问题组织集中讨论，必要时采用“举手表决”“匿名投票”等方式形成决议。

讨论过程中，记录人实时记录关键观点、分歧点及最终决议，明确“谁、做什么、何时完成”（如“市场部*专员于8月15日前提交竞品分析报告”）。

会议总结（最后5-10分钟）

主持人逐项回顾会议决议及任务清单，确认各责任人及截止时间，避免“任务模糊、责任不清”。

明确会议纪要的发布时限（如会后24小时内）及后续跟进方式（如任务跟踪表、周例会复盘）。

主持人宣布散会，提醒参会人员如有疑问及时与记录人或负责人沟通。

（四）会后跟进阶段

整理与发布会议纪要

记录人根据会议记录，在会后24小时内整理《会议纪要》，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、各议题讨论要点、最终决议、任务清单（含责任人、截止时间）、下一步行动计划。

纪要需经主持人审核无误后，通过企业内部平台（如OA系统、钉钉群）发送至所有参会人员及相关领导，并同步抄送任务负责人。

任务跟踪与反馈

会议发起部门建立《任务跟踪表》，每周更新任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒责任人，必要时协调资源解决执行中的问题。

在下一次相关会议中，优先回顾上次会议任务的完成情况，形成“闭环管理”，保证会议成果落地。

三、标准化会议议程模板及配套工具

（一）会议议程模板

会议基本信息

会议名称

[例：2024年Q3市场部战略规划会]

会议时间

[例：2024年7月15日14:00-15:30]

会议地点/平台

[例：总部301会议室/钉钉会议号：X]

主持人

[例：*总监]

记录人

[例：*专员]

参会人员

[例：市场部经理、销售部主管、产品部专员、行政部助理等]

会议目标

[例：明确Q3市场