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企业内部沟通渠道管理模板信息传递规范

一、适用情境与范围

本规范适用于企业内部各类正式信息的跨部门、跨层级传递，涵盖但不限于以下场景：

跨部门协作事项：如项目推进、资源协调、流程对接等需多部门配合的信息；

重要事项通知：如制度更新、会议安排、活动组织、人事变动等需全员或特定群体知悉的内容；

紧急事务处理：如突发问题响应、临时任务部署、风险预警等需快速传递的信息；

工作成果反馈：如项目阶段性汇报、问题整改结果、客户需求落实情况等需向上级或相关方同步的信息。

规范适用对象包括企业全体正式员工、各部门负责人及指定信息传递接口人。

二、信息传递操作流程

（一）信息发起与初步审核

发起人填写信息：发起人需根据信息类型填写《信息传递模板表》（详见第三部分），明确核心内容、接收范围及紧急程度，保证信息真实、完整、无歧义。

示例：项目协作类信息需注明项目名称、协作需求、时间节点；通知类信息需注明执行要求、截止日期。

部门内部初审：若信息仅限部门内部传递，由部门负责人或指定人员审核内容准确性；若涉及跨部门，需先经发起部门负责人审核，确认信息必要性与合规性。

（二）信息分级与审核流程

根据信息重要性及影响范围，分为三级审核：

普通信息：常规通知、日常协作事项等，由发起部门负责人*审核后直接传递；

重要信息：涉及多部门协作、制度变更、资源调配等，经发起部门负责人审核后，提交分管领导复核；

紧急信息：突发问题、重大风险等，发起人需同步电话通知接收方负责人，并在1小时内完成《信息传递模板表》提交，经部门负责人及分管领导*（或授权人）双审核后传递。

（三）信息传递与渠道选择

传递渠道匹配：

企业内部系统/邮件：适用于普通信息、正式通知，需留存传递记录；

即时通讯工具（企业/钉钉）：适用于紧急信息、临时协调，需明确标注【紧急】标签，并同步发送关键文字摘要；

会议/书面文件：适用于复杂事项、需当面确认的内容，会后需形成会议纪要并按流程传递。

精准传递：发起人需根据接收范围定向发送，避免无关人员接收涉密信息；涉及多部门的，需明确主责部门及配合部门职责。

（四）信息反馈与跟踪

接收人响应：接收人收到信息后，需在以下时限内反馈：

紧急信息：15分钟内确认接收，30分钟内提出初步处理意见；

重要信息：2小时内确认接收，1个工作日内反馈处理进度；

普通信息：1个工作日内确认接收，按节点反馈结果。

发起人跟进：发起人需跟踪信息传递效果，对未及时反馈的接收人进行提醒，保证信息闭环；若遇反馈问题，需协调相关部门调整方案并重新传递。

（五）信息归档与留存

归档责任：信息传递完成后，发起人需将《信息传递模板表》及相关反馈记录整理归档，按部门分类保存；

归档期限：普通信息保存1年，重要信息保存3年，涉密信息按企业保密规定保存；

查阅权限：归档信息仅限发起部门、接收部门负责人及审计人员查阅，需履行登记手续。

三、信息传递模板表

信息编号

发起部门/人

接收部门/人

信息主题

核心内容摘要

紧急程度（普通/紧急/特急）

传递渠道（系统/邮件/即时通讯/会议）

审核人

传递时间

反馈要求（时限/内容）

归档状态（未归档/已归档）

例：XMB-2024-001

市场部/张*

销售部、产品部、客服部

2024年Q3产品推广计划启动

详见附件《推广方案》，含活动时间、目标、分工，需3个工作日内反馈资源需求

普通

企业系统

部门负责人/李

2024-07-0109:00

2024-07-0418:00前提交资源需求表

未归档

例：JJ-2024-005

运营部/王*

全体员工

数据中心临时维护通知

7月5日22:00-7月6日06:00系统维护，期间无法登录，请提前安排工作

紧急

即时通讯（企业）

分管领导/赵

2024-07-0415:30

15分钟内回复“收到”，重要工作提前备份

未归档

四、执行要点与风险提示

（一）核心执行要求

信息准确性：传递前需核对关键信息（如时间、数据、责任人），避免因表述模糊或错误导致执行偏差；

时效性控制：紧急信息需启动绿色通道，重要信息需明确截止节点，普通信息不得无故拖延传递；

保密原则：涉密信息（如财务数据、战略规划）需通过加密渠道传递，严禁在非工作群聊或公开平台讨论；

责任到人：发起人对信息真实性负责，审核人对合规性负责，接收人对反馈及时性负责，保证责任可追溯。

（二）常见风险与预防措施

信息传递遗漏：

风险点：接收范围不明确或传递渠道选择不当，导致相关部门未及时获取信息；

预防措施：发起前明确“主责+配合”部门，重要信息采用“系统+电话”双重确认。

反馈延迟或失真：

风险点：接收人未按时反馈或反馈内容不完整，影响工作推进；

预防措施：在信息中明确反馈时限及内容要求，发起人定期跟踪未反馈事项。

审核流程不合规：

风险点：越级审核或漏审，导致信息内容