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企业合规管理框架与检查表工具使用指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业开展合规管理工作，尤其适用于以下场景：企业日常合规风险自查、年度合规管理体系审核、新业务/新产品上线前的合规评估、监管机构检查前的内部准备、并购重组中的合规尽职调查等。其核心价值在于通过系统化的框架梳理和标准化的检查表，帮助企业全面识别合规风险点、规范管理流程、提升合规工作效率，保证企业经营活动符合法律法规、行业准则及内部规章制度要求，降低违规事件发生概率，保障企业稳健运营。

二、系统化操作流程

1.前期准备：明确目标与基础信息

确定检查范围：根据企业实际情况（如业务类型、部门设置、监管要求等），明确本次合规检查的具体范围（如全公司/特定部门/特定业务线），聚焦高风险领域（如数据安全、反垄断、劳动用工等）。

组建检查团队：由合规负责人*牵头，吸纳法务、内控、业务部门骨干及外部专家（如需）组成检查小组，明确各成员职责（如资料收集、现场访谈、问题记录等）。

收集法规依据：梳理与企业业务相关的法律法规、行业监管政策、国家标准及内部管理制度（如《公司法》《数据安全法》《企业内部控制基本规范》及公司《合规管理办法》等），形成法规清单作为检查依据。

2.框架搭建：构建合规管理维度

基于“目标-风险-控制-改进”逻辑，搭建企业合规管理通常包含以下核心维度（可根据企业特点调整）：

合规组织与职责：合规管理部门设置、岗位职责分工、合规负责人履职情况等；

制度体系建设：合规管理制度、流程文件、操作指引的完备性及更新时效；

风险识别与评估：合规风险清单、风险等级划分、风险应对措施的落实情况；

培训与宣传：员工合规培训计划、培训覆盖率、合规文化建设活动等；

监控与检查：日常合规监控机制、专项检查流程、问题整改跟踪等；

应急与改进：合规事件应急预案、违规事件处理流程、管理体系持续优化机制。

3.检查表定制：细化检查项与标准

根据合规管理针对每个维度设计具体检查项，明确“检查内容”“检查方法”“判定标准”三要素，保证检查可操作、结果可衡量。示例：

检查维度：数据安全与个人信息保护

检查内容：用户个人信息收集是否取得明确同意；

检查方法：抽查用户协议、隐私政策文本，访谈产品运营人员*，调取系统数据收集日志；

判定标准：协议中包含“收集目的、方式、范围及用户权利”等法定要素，系统日志显示用户勾选同意记录完整。

4.现场检查：实施信息收集与验证

资料审查：调取与检查项相关的制度文件、合同、记录、凭证等资料，对照判定标准核查合规性；

人员访谈：与部门负责人、关键岗位员工进行半结构化访谈，知晓合规流程执行情况及潜在问题；

现场测试：对关键控制环节进行穿行测试（如模拟业务流程验证审批合规性）或技术测试（如检查系统权限设置是否符合最小权限原则）；

问题记录：对检查中发觉的不符合项，详细记录问题描述、风险等级、责任部门及初步整改建议，并由被检查部门负责人签字确认。

5.问题整改：落实闭环管理

制定整改计划：检查小组汇总问题清单，组织责任部门制定整改方案，明确整改措施、责任人、完成时限及验收标准；

跟踪落实：合规管理部门定期跟踪整改进度，对逾期未整改的部门进行督办，保证问题“发觉-整改-复查”全流程闭环；

结果应用：将合规检查结果纳入部门绩效考核，对重复发生或重大违规问题，启动问责机制并优化相关制度流程。

6.总结优化：持续完善管理体系

编制检查报告：总结检查整体情况、主要问题、整改成效及管理建议，报送企业管理层；

更新框架与检查表：根据法律法规变化、监管要求更新及检查中暴露的新问题，动态调整合规管理框架和检查表内容；

知识沉淀：整理典型案例、优秀实践，形成合规管理知识库，为企业后续合规工作提供参考。

三、合规检查表示例（节选）

检查表编号：[年份]-[部门/业务线]-[序号]

检查日期：______年______月______日

检查部门/人员：____________________

合规维度

检查项目

检查内容

检查方法

判定标准

检查结果（符合/不符合/不适用）

问题描述（不符合项填写）

整改责任人

整改期限

劳动用工管理

劳动合同签订

全体员工是否依法签订书面劳动合同，合同内容是否包含必备条款（如工作内容、劳动报酬、合同期限等）

抽查劳动合同样本（覆盖不同岗位类型），核对员工花名册

100%签订书面合同，必备条款完整且符合《劳动合同法》规定

□符合□不符合□不适用

社保公积金缴纳

是否按时足额为员工缴纳社会保险及住房公积金

核对社保/公积金缴纳记录、工资表，访谈人力资源部*

缴存基数、比例符合当地政策规定，无逾期缴纳记录

□符合□不符合□不适用

数据安全合规

个人信息处理规则

收集用户个人信息前是否以显著方式告知处理目的、方式，并取得用户单独同意

抽查产品/服务