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办公室日常工作规范化任务模板
一、模板概述
二、核心任务模块及操作指南
（一）会议组织与管理规范
适用情境
部门例会、项目启动会、客户对接会、跨部门协调会等需多人参与的正式会议。
操作步骤
会前筹备
明确会议目标：确定需解决的核心问题（如“确定项目Q3执行方案”“同步客户需求变更”）。
确定会议要素：提前3个工作日确认时间（避开工作高峰期，如周一上午或周五下午）、地点（会议室/线上会议）、参会人员（含主持人、记录人，提前确认availability）。
发送会议通知：通过OA系统/邮件发送通知，包含主题、时间、地点、议程（附讨论材料清单）、联系人。示例：“【会议通知】关于项目进度同步的部门例会，时间：X月X日14:00-15:30，地点：3楼会议室1，议程：1.各模块进度汇报（负责）；2.风险问题讨论（主持）；3.下周计划确认（记录）。”
会中执行
会场准备：提前15分钟调试设备（投影仪、麦克风、视频会议软件），摆放会议材料、签到表。
会议开始：主持人开场（重申目标、议程及时间限制），记录人分发签到表（含姓名、部门、联系方式）。
过程控制：主持人按议程引导发言，避免跑题；对关键结论（如“*部门需在X月X日前提供数据支持”）实时记录，明确责任人和截止时间。
会后跟进
整理纪要：会议结束后2个工作日内，由记录人输出会议纪要，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项（含责任人和截止时间）、待办事项清单。
分发与归档：纪要通过OA系统发送至所有参会人及相关部门，抄送上级领导；纸质版纪要经主持人签字后，按“年度-月份-会议类型”分类归档（电子版存入共享文件夹）。
相关模板
会议签到表
序号
姓名
部门
联系方式
签到时间
备注
1
*
市场部
13:55
提前离场
2
*
研发部
1395678
14:00
-
会议纪要模板
会议主题：关于*项目Q3执行方案讨论会
时间：2023年X月X日14:00-15:30
地点：3楼会议室1
参会人：（市场部）、（研发部）、（运营部）、（主持人）
记录人：*
一、议题1：各模块进度汇报
市场部（*）：已完成用户调研，报告初稿将于X月X日前提交，需研发部配合提供技术参数。
研发部（*）：技术参数整理中，预计X月X日前完成，同步更新至项目共享文档。
二、议题2：风险问题讨论
结论：需协调部门增加2名测试人员，由负责对接，X月X日前反馈人员到位情况。
三、决议事项
序号
决议内容
责任人
截止时间
1
提交用户调研报告初稿
*
X月X日17:00
2
提供技术参数并更新共享文档
*
X月X日17:00
3
反馈测试人员到位情况
*
X月X日12:00
注意事项
议题不宜超过5个，单会议时长控制在1.5小时内；
线上会议需提前测试网络环境，开启“等候室”功能，保证参会人员身份；
纪要需经主持人审核后再分发，避免信息遗漏或偏差。
（二）日常文件处理规范
适用情境
收文（上级通知、客户函件、合作单位文件）、发文（部门通知、报告、申请）、合同/协议、内部资料归档等。
操作步骤
收文处理
登记签收：收到文件后，第一时间在《文件收发登记表》记录（文件名称、来源、收文日期、份数、经办人），扫描电子版存入“收文-年份-月份”文件夹，纸质版标注“收文日期”及“紧急程度”。
传阅审批：根据文件内容确定传阅范围（如“需总经理审批”“抄送部门”），通过OA系统发起传阅流程，明确审批节点及时限（一般文件不超过2个工作日，紧急文件标注“特急”并电话提醒）。
归档：审批完毕后，纸质版按“类别-年份”归档至文件柜，电子版同步至共享服务器“归档文件”目录。
发文处理
拟稿：根据需求撰写文件（如《关于活动的通知》《项目进展报告》），格式规范（标题宋体二号加粗、宋体小四、行距1.5倍），附件齐全（如活动方案、数据表格）。
审核：部门负责人审核内容准确性，法务部审核合同/协议条款（如涉及法律风险），综合管理部审核格式规范性（页码、字体、落款单位）。
签发印发：经领导签字（纸质版）或OA系统审批通过后，印发纸质文件（加盖公章），电子版存入“发文-年份-月份”文件夹，同时通过邮件/群组通知相关部门。
文件归档
定期整理：每月末对当月文件进行分类（收文、发文、合同、其他），按“时间-类别-文号”排序，编制《文件归档清单》。
保管期限：根据文件类型确定保管期限（如合同类5年、通知类1年、重要报告类10年），到期前1个月由综合管理部复核，确认无保存价值后按规定销毁（销毁时需2人监销并签字）。
相关模板
文件收发登记表
收文日期
文件名称
来源
份数
经办人
传阅范围
处理状态
2023-08-01
关于开展*年度安全检查的通知
上级单位
1
*
*总经理、各部门负责人
已归档
2023-08-02
*项目合作协议（草稿）
合作公司
3
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