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采购需求与预算编制工具指南

一、适用场景说明

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展采购活动前，系统化梳理采购需求、科学编制预算的场景，具体包括但不限于：

年度集中采购计划编制：企业或单位为满足年度运营、生产、办公等需求，开展的批量采购预算规划；

部门临时采购需求提报：因突发业务、项目新增或常规耗材补充等，由各部门发起的单次或小额采购需求与预算编制；

专项项目采购预算制定：针对新项目、研发项目、基建工程等专项任务，涉及的设备、材料、服务等采购预算编制；

应急采购需求与预算审批：应对突发事件（如设备故障、疫情物资需求等）的紧急采购需求梳理及快速预算核定。

二、标准化操作流程

步骤一：需求发起与提报

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）

操作内容：

明确采购背景与目的：说明本次采购的原因（如“替换老化办公设备”“满足新项目研发材料需求”）、预期解决的问题及对业务的价值。

填写《采购需求申请表》：详细列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交付时间、使用场景等核心信息（需可量化、可验证，避免“高功能”“优质”等模糊表述）。

附件准备：提供需求支撑材料，如市场调研报告（至少3家供应商的初步报价或产品对比）、历史采购记录（同类物品的采购价格及使用反馈）、技术图纸（如涉及定制化采购）等。

提交审批：将《采购需求申请表》及附件提交至需求部门负责人*经理审核签字。

输出成果：《采购需求申请表》（含附件）

步骤二：需求审核与确认

操作主体：采购部门、相关业务部门（如技术部、法务部）

操作内容：

形式审核：采购部门核对《采购需求申请表》是否填写完整、附件是否齐全、需求是否符合公司采购管理制度（如是否达到公开招标起点金额、是否属于集中采购目录内物品）。

实质审核：

技术部门：对规格型号、技术参数的合理性进行评估，保证需求符合实际使用要求（如“电脑CPU型号是否满足设计软件运行需求”）；

业务归口部门：对采购的必要性、数量准确性进行复核（如“月度耗材用量是否与历史数据匹配”）；

采购部门：结合市场供需情况，判断是否存在可替代的性价比更高的方案（如“租赁设备是否比采购更经济”）。

反馈意见：审核部门在《采购需求审核意见表》中填写明确意见（如“同意”“需补充技术参数”“建议调整数量”），并反馈至需求部门。

输出成果：《采购需求审核意见表》

步骤三：预算编制与测算

操作主体：采购部门、财务部门

操作内容：

基于审核通过的需求，采购部门进行市场询价：至少向3家合格供应商获取正式报价（紧急采购可提供1-2家报价及紧急说明），或参考近期同类采购的加权平均价格、指导价、行业基准价等。

财务部门核算预算总金额：

直接费用：物品/服务单价×数量，明确是否包含运费、安装费、调试费、培训费等附加费用；

间接费用：如税费（根据供应商性质确定增值税税率）、保险费（涉及运输或大额设备时）、维护费（如年保费用）；

预留浮动空间：对于市场价格波动较大的物品（如原材料），可预留不超过预算总额5%的浮动系数。

填写《采购预算明细表》：分项列明各项费用，注明编制依据（如“202X年X月日供应商报价”“参照项目历史采购数据”）。

输出成果：《采购预算明细表》

步骤四：预算评审与优化

操作主体：预算管理委员会（或管理层授权的评审小组）

操作内容：

会议评审：组织采购部门、财务部门、需求部门及外部专家（如涉及重大或专业采购）召开预算评审会，听取需求背景、审核意见、预算测算依据的汇报。

重点评审：

合规性：是否符合公司预算管理制度、国家财经法规；

合理性：预算金额与需求的匹配度（是否存在超标准采购、重复采购）；

经济性：是否通过批量采购、替代方案等降低成本（如“年度集中采购可比零散采购节省15%预算”）。

优化建议：评审小组提出修改意见（如“压缩非必要功能配置，降低预算8%”“分阶段采购以缓解资金压力”），要求采购部门与需求部门沟通调整。

输出成果：《预算评审意见表》

步骤五：审批执行与归档

操作主体：分管领导、总经理（或根据权限划分的审批人）、采购部门

操作内容：

最终审批：采购部门根据评审意见调整预算后，提交《采购需求与预算审批表》，按权限逐级报批（如部门负责人→分管领导→总经理）。

执行采购：审批通过后，采购部门根据预算金额选择采购方式（公开招标、竞争性谈判、询价或单一来源采购），签订采购合同并执行。

预算调整与控制：采购过程中如遇实际采购金额超出预算（±5%以上），需重新履行审批流程；严格执行预算，禁止无预算、超预算采购。

资料归档：将《采购需求申请表》《采购需求审核意见表》《采购预算明细表》《预算评审意见表》《采购审批单》等资料整理存档（电子档+纸质档），保存期限不少于3年。

输出成果：《采购需求与预算审批表》、采购合同、归档资料

三、配套工具