质量管理体系内审与改进计划表.docVIP

质量管理体系内审与改进计划表工具指南

一、适用场景与启动时机

本工具适用于组织内部质量管理体系（QMS）的系统性审核与持续改进，具体场景包括：

例行内审：依据年度审核计划，对体系运行情况进行周期性检查（通常每年1-2次）；

专项内审：针对特定过程、区域或问题（如客户投诉集中、外部审核不符合项整改验证、体系重大变更后）开展的定向审核；

体系运行初期：新质量管理体系建立后或标准换版后，验证体系文件与实际运行的符合性；

管理层需求：为向最高管理者报告体系有效性、识别改进机会而触发审核。

二、内审与改进全流程操作指南

（一）准备阶段：明确目标与资源保障

确定审核目的与范围

明确本次审核的核心目标（如验证体系符合性、有效性，识别风险点，评估改进机会）；

界定审核范围（覆盖的部门、过程、产品/服务、场所及标准条款，如ISO9001:2015标准全部条款或特定条款）。

组建审核组

指定审核组长*（具备审核员资质，熟悉体系标准及组织业务），负责审核策划、实施及报告；

选配审核组员*（具备相应过程专业知识，与受审核方无直接责任关系，保证独立性）；

必要时邀请技术专家*（如特定领域技术骨干）提供支持。

编制审核计划

内容包括：审核目的、范围、依据、时间安排（首次会议、现场审核、末次会议时间）、审核组成员及分工、受审核部门/过程及审核要点、受审核方陪同人员要求；

提前3-5个工作日将审核计划发放至受审核部门，确认无异议后实施。

准备审核文件

编制《审核检查表》（依据标准条款、体系文件、法律法规及受审核方特点细化检查项）；

收集受审核方相关信息（如过程文件、记录、上次审核不符合项整改情况、目标指标达成数据）；

准备审核工具（记录表格、拍照设备、相关标准文本等）。

（二）实施阶段：现场审核与证据收集

首次会议

参与人员：审核组、受审核部门负责人*、相关接口人员；

内容：重申审核目的、范围、计划及方法，明确沟通方式，确认审核资源（如文件查阅权限、现场进入权限），解答受审核方疑问。

现场审核

按计划执行：依据《审核检查表》通过访谈、查阅文件记录、现场观察等方式收集客观证据；

灵活调整：若发觉重大问题或需追溯关联过程，可适当调整审核重点，但需保证审核范围完整；

沟通确认：对收集的证据（如记录缺失、操作偏离）与受审核方沟通，保证事实准确无误，避免主观臆断。

记录与汇总

审核员及时填写《审核记录表》，记录检查内容、证据、发觉的问题（符合/不符合）；

每日审核结束后，审核组内部沟通，汇总当日发觉的不符合项，统一判定标准。

（三）报告阶段：问题输出与结果确认

编写审核报告

审核组长负责编制，内容应包括：审核基本信息（目的、范围、日期、人员）、审核过程概述、体系运行符合性与有效性评价、不符合项统计（数量、分布）、改进建议、结论（如“体系基本符合要求，需针对问题改进”）；

报告需客观、准确，基于审核证据，避免模糊表述（如“可能存在”“大概”）。

末次会议

参与人员：审核组、受审核部门负责人*、相关管理层人员；

内容：通报审核结果（符合项、不符合项、观察项），说明不符合项的判定依据，确认整改要求，听取受审核方意见，由最高管理者*或代表宣布审核结束。

分发审核报告

审核报告经最高管理者*审批后，发放至受审核部门、相关责任部门及管理层，保证信息传递到位。

（四）改进阶段：问题整改与效果验证

制定纠正措施

不符合项责任部门收到《不符合项报告》后，5个工作日内分析原因（如人员培训不足、文件规定不明确、资源配备缺失），制定纠正措施（明确整改措施、责任人员、完成时限）；

纠正措施需具体可行（如“针对文件缺失，由部门于X月X日前完成编制并培训”），而非笼统描述（如“加强文件管理”）。

实施整改与跟踪

责任部门按计划落实整改，保存整改过程记录（如培训签到表、新文件发放记录）；

审核组或指定跟踪人员通过查阅记录、现场核查等方式跟踪整改进度，保证按时完成。

验证与关闭

整改完成后，责任部门提交《不符合项整改验证申请表》，审核组对整改结果进行有效性验证（如“措施实施后，同类问题是否再次发生”“是否消除根本原因”）；

验证通过后，关闭不符合项；若验证不通过，退回责任部门重新制定并实施措施，直至验证合格。

体系持续改进

定期（如每季度）汇总内审及整改结果，分析体系运行趋势（如不符合项重复发生领域），识别系统性问题；

将改进成果纳入体系文件更新（如修订流程、优化目标指标），或提交管理评审作为输入，推动质量管理体系螺旋上升。

三、核心工具表格模板

表1：内部审核计划表

审核目的

审核依据

（如ISO9001:2015、组织QMS文件、法律法规）

审核范围

（如覆盖研发部、生产部、销售部，涉及产品设计、生产过程、客户服务全流程）

审核日期

YYYY年MM月DD日-YYYY年MM月DD日

审核组长

*