企业采购审批及预算控制流程表.docVIP

企业日常采购审批及预算控制流程工具指南

一、适用范围与核心目的

本工具适用于企业各类日常采购活动，包括但不限于办公设备、耗材、生产原材料、服务外包（如保洁、维修）等非大宗采购场景。核心目的在于通过标准化流程规范采购行为，保证每笔支出均在预算范围内，实现资金合理配置，同时明确各环节责任，提升采购效率与合规性。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：采购需求发起与初步审核

操作主体：需求部门申请人（*）

操作内容：

申请人根据部门实际需求，填写《标准化采购申请审批表》（见模板表格），详细注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、用途及预算科目（如“办公费-耗材”“生产成本-原材料”）。

附件需附上至少2家供应商的报价单（或市场调研价格说明），保证价格合理性；若为服务类采购，需提供服务需求说明书。

提交至部门负责人（*）进行初步审核，重点核对采购必要性、数量合理性及是否符合部门年度工作计划。

输出结果：部门负责人签字确认的《采购申请审批表》。

步骤2：预算余额核查与合规性确认

操作主体：财务部预算专员（*）

操作内容：

接到部门提交的申请后，通过企业预算管理系统（或Excel预算台账）核查对应预算科目的剩余额度，保证预估总价≤预算余额。

若预算不足，需反馈申请人：若为紧急采购，按预算调整流程（另行规定）申请追加；若为非紧急，建议暂缓或调整采购方案。

预算充足时，在审批表“预算核查”栏签字确认，并标注预算执行比例（如“已使用60%，剩余40%”）。

输出结果：财务部预算核查意见。

步骤3：采购审批权限分级执行

操作主体：采购部经理（）、分管领导（）、总经理（*）

操作内容：

根据采购金额分级审批（示例，企业可自行调整金额标准）：

小额采购（预估总价≤5000元）：由采购部经理（*）审核，重点确认供应商资质（如营业执照、相关许可证）及报价是否符合市场价，审批后直接进入步骤4。

中额采购（5000元＜预估总价≤50000元）：采购部经理审核后，提交分管领导（*）审批，需额外说明供应商选择理由（如比选结果、长期合作优势）。

大额采购（预估总价＞50000元）：需经分管领导审核、总经理（*）最终审批，必要时需提交采购委员会集体讨论。

输出结果：对应审批权限人的签字审批表。

步骤4：供应商选择与订单下达

操作主体：采购部专员（*）

操作内容：

根据审批通过的采购需求，从合格供应商库（或通过公开比选、询价）确定最终供应商，优先选择性价比高、服务稳定的合作方。

与供应商签订采购合同（或订单），明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、验收标准及付款方式（如“验收合格后30日内付款”）。

将采购合同复印件、《采购申请审批表》一同归档，并在企业采购登记台账中记录订单号、供应商名称、金额等信息。

输出结果：签订的采购合同/订单、采购登记台账更新。

步骤5：物品/服务验收与确认

操作主体：需求部门验收人（）、采购部专员（）

操作内容：

供应商交付物品/服务后，需求部门组织验收（如为物品，需核对数量、规格、质量；如为服务，需确认服务内容是否符合约定标准）。

验收合格，验收人（*）在《验收单》签字确认；若不合格，需注明问题并反馈采购部，由采购部与供应商协商退换货或解决方案。

采购部专员（*）将《验收单》与采购合同、审批表一并留存，作为后续付款依据。

输出结果：签字确认的《验收单》。

步骤6：付款申请与财务审核

操作主体：财务部会计（）、出纳（）

操作内容：

采购部专员（*）凭审批完整的《采购申请审批表》《采购合同》《验收单》及供应商开具的合规凭证（如收据/结算单，避免直接使用“发票”一词），向财务部提交付款申请。

财务部会计（*）审核单据完整性（是否齐全）、金额准确性（是否与合同、验收单一致）及付款合规性（是否符合企业付款流程），审核无误后签字。

出纳（*）根据审批通过的付款申请，通过银行转账或支票方式向供应商付款，并在付款登记台账中记录付款日期、金额、对方账户等信息。

输出结果：完成付款、付款凭证及台账更新。

步骤7：资料归档与流程闭环

操作主体：采购部专员（）、财务部档案管理员（）

操作内容：

采购部将本次采购全流程资料（申请表、审批表、合同、验收单、付款凭证复印件）整理成册，按“采购申请单号+日期”命名后归档保存，保存期限不少于3年。

财务部将付款凭证、预算执行记录等财务资料同步归档，保证账实一致。

输出结果：完整采购档案归档。

三、标准化采购申请审批表单

采购申请单号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

预算科目

采购物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

采购用途说明

供应商信息（至少2家）

名称

报价（元）

联系人/电话

优势说明

部门负责人审核

□同意采购，必要性与合理性属实□不同意，理由