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行政事务标准化管理流程公文撰写与归档手册

第一章总则

一、编制目的

为规范行政事务中公文的撰写、审核、印发及归档流程，保证公文内容准确、格式规范、传递高效、管理有序，提升行政工作效率，特制定本手册。

二、适用范围

本手册适用于公司（或单位）各部门在日常行政事务中涉及的通知、报告、请示、函、纪要等公文的处理流程，涵盖公文从拟稿到最终归档的全过程管理。

三、术语定义

公文：指在行政管理过程中形成的具有规范体式和法定效力的书面材料，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、交流汇报情况的重要工具。

文号：公文的唯一标识，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“X政办〔2024〕5号”。

归档：指办理完毕的公文在规定时间内整理后，移交档案部门统一保存的过程。

第二章公文种类与适用场景说明

一、通知

适用场景：发布行政规章、转发上级文件、批转下级文件、部署工作、告知事项等。

例如：发布《公司考勤管理制度》《关于2024年春节放假安排的通知》等。

二、报告

适用场景：向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问等，不要求上级批复。

例如：《2023年度行政工作总结报告》《关于办公设备采购执行情况的报告》。

三、请示

适用场景：向上级机关请求指示、批准，需上级明确批复。

例如：《关于申请购置新办公设备的请示》《关于举办年度员工培训活动的请示》。

四、函

适用场景：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

例如：《关于商请协助举办行业交流活动的函》《关于项目合作事宜的复函》。

五、纪要

适用场景：记载会议主要情况和议定事项，作为传达会议精神和执行依据。

例如：《项目推进会会议纪要》《公司月度行政例会纪要》。

第三章公文撰写规范与操作步骤

一、撰写前准备

明确目的与受众：确定公文需传达的核心信息及接收对象（上级、下级、平级），保证内容针对性。

收集基础信息：涉及数据、政策、背景等内容时，需提前核实准确性，避免信息偏差。

参照公文模板：根据公文种类选择对应模板（见第四章模板表格），保证基础格式规范。

二、核心要素撰写要点

（一）标题

要求：简明扼要，准确概括公文内容，一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于加强行政管理的通知”）。

禁止：使用模糊、口语化表述（如“关于那个事的通知”），标题中不使用标点符号（除书名号、引号外）。

（二）主送机关

要求：顶格书写，指公文的主要受理机关，多个机关间用顿号“、”分隔，最后一个机关后用冒号“：”。

例如：“各部门、各子公司：”“集团办公室：”

（三）

结构：一般采用“开头+主体+结尾”逻辑。

开头：说明发文依据、目的或背景（如“为规范流程，根据要求，现将有关事项通知”）。

主体：分条列项阐述具体内容，条理清晰，每条内容单一，用“一、”“二、”“（一）”“（二）”等序号标注。

结尾：根据公文种类提出要求（如“请遵照执行”“特此请示”“以上报告请审阅”）。

语言：使用书面语、规范用语，避免口语化、歧义表述；数据需准确，时间、地点、事项等要素明确。

（四）附件

要求：公文如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点符号，附件顺序用阿拉伯数字标注（如“附件：1.制度细则”）。

示例：

《项目预算明细表》

（五）发文机关与成文日期

发文机关：署发文机关全称或规范化简称，字体与一致。

成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年3月15日”），编排在发文机关下一行，右空四字。

三、公文格式排版要求

用纸：国际标准A4型（210mm×297mm），页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。

字体：

二号小标宋体字，居中排布；

主送机关：三号仿宋体字，顶格编排；

三号仿宋体字，首行缩进2字符，行距28磅；

附件说明：三号仿宋体字，“附件”二字后标全角冒号；

发文机关、成文日期：三号仿宋体字。

页码：页码位于页下居中，用四号半角阿拉伯数字数字“-1-”“-2-”格式，页脚距边界2.5cm。

第四章公文审核与签发流程

一、审核流程（分步骤操作说明）

（一）部门初审

操作人：公文拟稿部门负责人或指定经办人。

审核内容：

内容是否符合国家法律法规及公司规章制度；

事项是否属于本部门职责范围，数据、表述是否准确；

格式是否符合本手册第三章要求（标题、主送机关、结构等）。

处理结果：审核通过后，在公文稿纸“部门审核”栏签字确认；需修改的，标注修改意见退回拟稿人调整。

（二）办公室核稿

操作人：行政办公室指定核稿人员。

审核内容：

公文文号是否唯一，是否符合编号规则；

主送机关、抄送机关是否准确，行文关系是否妥当；

附件是否齐全，附件名称与是否一致；

语言是否规范，有无错别字、标点符号错误。

处理结果：核