采购订单管理工具供应商信息与订单详情.docVIP

适用场景与价值

在企业采购管理中，供应商信息的高效管理与订单全流程跟踪是保障采购业务规范、降低运营风险的核心环节。本工具适用于企业采购部门、财务部门、仓库及需求部门协同工作，具体场景包括：新供应商引入时的资质审核与信息建档、日常采购订单的创建与审批、订单执行过程中的物流跟踪与到货验收、供应商合作历史数据汇总与分析等。通过标准化工具应用，可实现供应商信息集中管理、订单流程可视化、数据可追溯，从而提升采购效率、优化供应商选择、减少沟通成本，为企业降本增效提供数据支撑。

操作流程与步骤详解

一、供应商信息维护与管理

供应商信息收集

资料准备：通过供应商自荐、行业推荐或招标等方式，收集潜在供应商的基础资料，包括但不限于营业执照（副本复印件）、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）、法定代表人证件号码明、联系人信息及银行账户信息。

信息核对：由采购专员*负责核对供应商提供资料的真实性与完整性，保证营业执照在有效期内、资质证书与经营范围匹配。

系统信息录入

登录采购管理系统，进入“供应商信息管理”模块，“新增供应商”，按模板要求逐项填写信息（详见“核心模板表格设计-供应商信息管理表”）。

供应商编码需按规则（如“GYS+年份+3位流水号”），保证唯一性；联系人信息中电话号码用“*”代替（如“5678”），邮箱统一用“**”格式替代真实域名。

资质审核与建档

采购经理*对录入的供应商信息及资质文件进行线上审核，重点核查供应商的履约能力（如注册资本、生产规模）、信用记录（如涉诉信息、行政处罚）及资质有效期。

审核通过后，系统自动“供应商档案号”，并将资质文件扫描件至系统附件；审核未通过的，由采购专员*反馈供应商补充资料，重新提交审核。

定期信息更新

每年年底由采购专员*发起“供应商信息复核”，向供应商发送《信息更新函》，收集其营业执照更新、联系人变动等信息；

对资质到期前3个月的供应商，系统自动提醒采购专员*跟进续期，保证供应商资质持续有效。

二、采购订单创建与审批

订单需求确认

需求部门提交《采购申请单》，明确商品名称、规格型号、数量、预计到货日期及预算金额，经部门负责人*审批后流转至采购部门。

采购专员*核对采购申请与库存信息，确认是否需要采购，避免重复采购或库存积压。

供应商选择与订单创建

根据采购需求，从“合格供应商列表”中选择合作方（优先选择历史合作评级高、响应速度快的供应商）；

在采购管理系统“订单管理”模块“新建订单”，填写订单基本信息（详见“核心模板表格设计-采购订单详情表”），商品信息需与采购申请一致，单价需符合采购合同约定的价格条款，含税金额需明确税率及税额。

订单审批流程

系统根据订单金额自动触发审批流程：

金额≤1万元：由采购专员提交，采购经理审批；

1万元＜金额≤5万元：需增加财务部*审核（重点核查预算匹配性、付款条款）；

金额＞5万元：需提交至分管副总*最终审批。

审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未操作的，系统自动提醒；审批通过后，订单状态更新为“已审批”，自动同步至供应商及仓库部门。

三、订单执行与跟踪

订单下达与供应商确认

采购专员*将审批通过的订单通过系统或书面形式（加盖采购章）发送至供应商，要求供应商在1个工作日内确认交货能力；

供应商确认后，系统《订单确认函》，明确交货日期、物流方式及运费承担方。

物流跟踪与到货验收

供应商发货后，需在系统内填写“发货信息”（包括物流单号、发货日期、货物数量）；

仓库部门根据订单信息及物流单号，提前准备收货场地；货物到货后，由仓管员*与需求部门共同验收，核对商品名称、规格、数量及质量，填写《到货验收单》，双方签字确认后录入系统，订单状态更新为“已到货”。

异常处理

若出现到货延迟、数量不符或质量问题，由需求部门*在24小时内提交《异常处理单》，说明具体情况及处理要求（如补货、换货、退货）；

采购专员协调供应商制定解决方案，经需求部门及财务部确认后执行，系统记录异常处理过程及结果。

四、订单关闭与数据归档

订单完成收货、验收且无未结清款项（如预付款、质保金）后，由财务部*在系统中确认“订单完成”，订单状态更新为“已完成”；

每月月底，采购专员*导出当月已完成订单数据，与供应商对账，核对订单金额、付款进度及发票信息（发票信息仅用于对账，不录入系统），保证账实一致；

历史订单及供应商档案保存期限不少于5年，电子档案定期备份，纸质档案分类存档。

核心模板表格设计

表1：供应商信息管理表

序号

字段名称

填写要求

示例内容

1

供应商编码

按规则自动，不可修改

GYS2024001

2

供应商全称

与营业执照一致

科技有限公司

3

统一社会信用代码

18位统一代码A0567

4

注册地址

详细至省市区街道

北京市海淀区路123号

5

法定代表人

与营