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公司物资采购与验收规范文档

一、适用范围与应用场景

本规范适用于公司各部门日常办公物资、生产辅料、设备配件等非固定资产类物资的采购与验收管理，涵盖常规采购、紧急采购、集中采购等多种场景。具体包括：

日常办公需求：如文具、耗材、清洁用品等定期或临时采购；

生产运营支持：如原材料、零部件、劳保用品等生产物资补充；

项目专项采购：如新项目启动所需设备、工具、材料等；

应急采购：如突发故障维修所需紧急物资、临时应急用品等。

通过标准化流程，保证采购合规、成本可控、物资质量符合要求，保障公司运营效率。

二、标准化操作流程

（一）需求提报与审批

需求发起：各部门根据实际需求，由申请人填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、到货日期等关键信息，部门负责人签字确认。

需求复核：采购部收到申请表后，1个工作日内完成需求合理性复核，重点核对数量是否与历史用量匹配、规格是否明确、预算是否在部门额度内。

逐级审批：

常规采购（金额≤5000元）：部门负责人→采购部负责人→财务部备案；

大额采购（金额＞5000元）：部门负责人→采购部负责人→财务部→分管副总经理→总经理。

审批反馈：审批通过后，采购部在1个工作日内向申请人反馈“审批通过”结果；未通过则注明原因并退回修改。

（二）供应商选择与确定

供应商信息收集：采购部通过公司合格供应商名录、公开市场询价、行业协会推荐等渠道，筛选不少于3家潜在供应商，优先选择具备相关资质、信誉良好、供货及时的供应商。

询价比价：对规格明确的物资，采购部向供应商发出询价单，要求提供报价单（含明细单价、运费、税费等）、产品说明书、资质证明（营业执照、相关经营许可证等），收集信息后形成《供应商报价对比表》。

供应商评估：成立评估小组（由采购部、使用部门、财务部组成），从价格（占比40%）、质量（占比30%）、交货期（占比20%）、服务（占比10%）四个维度对供应商进行评分，评分≥80分为合格。

确定供应商：根据评估结果，选择综合评分最高的供应商作为合作方；若紧急采购且比价，需经分管副总经理批准后，可单一来源采购，并在事后补充说明。

（三）采购订单签订与下达

订单编制：采购部根据审批通过的《物资采购需求申请表》及供应商信息，编制《采购订单》，注明订单编号、物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。

订单审核：采购部负责人审核订单信息准确性，财务部审核价格与预算一致性，无误后加盖采购专用章。

订单下达：采购部将订单通过书面或电子形式送达供应商，并要求供应商在1个工作日内书面确认；紧急采购可先电话确认，后补发订单。

（四）物资交付与接收

供应商发货：供应商按订单约定时间发货，提前24小时将发货清单（含物资名称、规格、数量、批次号、物流单号）传真或发送至采购部。

到货通知：采购部收到发货清单后，通知申请人及仓库管理员做好接收准备，明确到货时间及地点。

现场接收：

数量核对：仓库管理员根据发货清单核对物资数量，保证与订单一致，如发觉短缺或多收，当场记录并由司机签字确认；

外观检查：检查物资外包装是否完好，有无破损、浸湿、变形等情况，对易碎品需开箱抽查外观完整性；

单据核对：核对供应商提供的送货单、出厂检验报告等是否与订单信息一致，单据不全的物资暂不接收。

异常处理：如数量不符、包装破损或单据不全，采购部需在2小时内联系供应商协商解决方案（补货、换货或调整送货单），待问题解决后方可接收。

（五）物资验收与确认

验收组织：验收由使用部门、采购部、仓库管理员共同参与，其中使用部门负责技术参数与质量标准验收，采购部负责合规性核对，仓库管理员负责数量与外观复核。

验收标准：

常规物资：以订单约定的规格型号、质量标准为准，参考国家相关行业标准（如GB/T标准）；

定制物资：以双方确认的技术图纸、样品或技术协议为准；

急需物资：无法提供完整资料的，需由使用部门负责人签字确认“特采”，后续补齐资料。

验收实施：

初验：核对物资名称、规格型号、数量、批次号是否与订单一致，检查外观、标识、包装等；

复验：使用部门通过试用、检测等方式验证物资功能（如办公设备测试功能、劳保用品检测防护效果等），填写《物资验收记录表》中的“验收结果”栏；

结论确认：验收合格，三方签字确认；验收不合格，注明不合格原因（如“规格不符”“功能不达标”），由采购部在3个工作日内联系供应商处理（退货、换货或折价），处理结果需书面反馈至使用部门。

验收记录：《物资验收记录表》需包含采购单号、物资名称、规格、数量、供应商、到货日期、验收项目、验收结果、验收人、日期等信息，验收后1个工作日内提交至采购部存档。

（六）入库与登记

入库办理：验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，在《物资入库登记表》中登记物