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会议室预定及使用记录表工具模板：会议资源合理分配与利用指南
一、适用范围与核心价值
本工具适用于企业、事业单位、学校等各类组织内部会议室资源的统一管理，旨在解决会议资源冲突、使用效率低下、使用记录缺失等问题。通过规范预定流程和详细记录使用情况，可实现会议室资源的合理分配，提高资源利用率，为后续资源调配、成本核算及管理优化提供数据支持。具体应用场景包括：日常部门会议、跨项目沟通会、客户接待会、培训讲座、小型研讨会等需使用固定会议空间的场合。
二、操作流程详解
1.会议需求梳理与资源匹配
操作说明：
申请人明确会议基本信息，包括：会议主题、召开日期（具体到年/月/日）、开始/结束时间（精确到30分钟，如14:00-15:30）、预计参会人数、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）、特殊需求（如茶歇支持、桌型布局要求等）。
根据需求匹配会议室资源：优先选择容量符合（预留10%-20%余量）、设备齐全且位置便捷的会议室；若需特殊设备，提前确认设备可用性（如视频会议系统是否需调试）。
2.会议室状态查询与预定申请
操作说明：
通过线上管理系统（如OA系统、企业/钉钉审批模块）或线下预定登记本查询目标日期及时间段的会议室使用状态（空闲/占用/维护中）。
提交预定申请：填写《会议室预定申请表》（含步骤1梳理的所有信息），注明申请人姓名（某）、部门、联系方式（内部短号）。若会议涉及外部人员或重要事项，需部门负责人审批。
3.预定结果确认与信息同步
操作说明：
管理员（或系统）在1个工作日内审核申请，反馈预定结果：成功则返回会议室编号、位置及使用权限；失败则推荐替代会议室或建议调整时间。
申请人收到确认后，通过内部通讯工具同步会议信息至所有参会人员，提醒会议地点及注意事项。
4.现场使用与设备检查
操作说明：
申请人提前10分钟到达会议室，开启设备（灯光、空调、投影仪等），检查设备是否正常，如遇故障立即联系行政/后勤部门处理。
会议期间遵守会议室使用规范，保持环境整洁，控制音量，避免干扰周边办公区域。
5.使用记录反馈与资源回收
操作说明：
会议结束后，申请人关闭所有设备（灯光、空调、投影仪、麦克风等），整理桌椅，带走个人物品及会议资料。
填写《会议室使用记录表》，补充实际参会人数、设备使用情况、使用中遇到的问题（如设备故障、场地卫生等）及改进建议。
若会议取消或时间调整，申请人需至少提前2小时通过原预定渠道撤销或修改申请，释放资源。
三、会议室预定及使用记录表模板
表1：会议室预定申请表（样表）
序号
会议名称
预定部门
预定人
会议日期
开始时间
结束时间
会议室名称
预计人数
所需设备
特殊需求
审批状态
备注
1
Q3产品规划会
研发部
*某
2023-10-15
09:00
10:30
301会议室
12
投影仪、白板、麦克风
U型桌布局
已审批
需提前调试视频系统
2
客户需求对接会
市场部
*某
2023-10-16
14:00
15:00
205会议室
8
视频会议系统、茶歇服务
无
审批中
外部客户参会
表2：会议室使用记录表（样表）
序号
会议室名称
使用日期
使用时段
实际人数
设备使用情况（正常/故障）
环境卫生（优/良/差）
使用人签字
问题反馈与建议
1
301会议室
2023-10-15
09:00-10:30
12
投影仪正常，麦克风音量偏低
良
*某
建议检查麦克风设备，下次提前调试
2
205会议室
2023-10-16
14:00-15:00
7
视频系统正常，茶歇未清理
差
*某
请提醒会后清理茶歇区域
四、使用规范与常见问题规避
1.预定规范
会议室预定遵循“先到先得、急事优先”原则，重要会议（如董事会、客户签约会）可优先安排；
单次预定时长一般不超过4小时，如需延长需提前重新申请，避免资源长期占用；
禁止通过虚假预定（如预定后未使用）抢占资源，一经发觉将取消预定权限并通报批评。
2.使用规范
严禁在会议室吸烟、饮酒或使用明火，禁止携带易燃易爆物品；
爱护公共设施，不得随意搬动桌椅、拆卸设备，如因操作不当造成损坏，需照价赔偿并承担责任；
会议期间保持安静，手机调至静音或震动模式，避免影响其他会议。
3.设备与维护
特殊设备（如视频会议系统、专业音响）需提前1个工作日申请调试，由专业人员操作；
会议室设备由行政/后勤部门每月检查一次，建立设备台账，及时更新老化或故障设备；
使用中发觉设备故障，立即停止使用并联系管理员，不得擅自维修。
4.记录与优化
使用记录表需真实、准确填写，作为会议室利用率统计的依据；
行政/后勤部门每月汇总使用数据，分析高峰时段、热门会议室及设备使用频率，定期优化资源分配方案（如调整会议室开放时间、增加高频设备配置）；
每季度收集使用反馈，针对共性问题（
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