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企业物资采购管理模板

适用范围与背景

采购流程操作指南

一、需求提出与审批

需求发起：使用部门根据工作需要（如新增岗位、设备维护、项目启动等），填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、预算金额、用途说明及期望交付时间。

部门审核：部门负责人对需求的合理性（是否必要、数量是否恰当）及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购部复核：采购部核对申请表信息，重点审查物资规格是否明确、预算是否在年度采购计划内，对超预算或特殊规格物资，需组织专项论证。

财务部审批：财务部对采购预算的合规性（是否符合资金计划、是否有资金来源）进行审核，通过后提交至分管领导（或采购委员会）进行最终审批。

审批反馈：审批通过后，采购部向使用部门反馈采购任务；未通过的，需注明原因并退回修改。

二、供应商选择与管理

供应商信息收集：采购部通过公开招标、询价、邀请招标或供应商库推荐等方式，收集潜在供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、产品报价单及供货能力说明。

供应商评估：采购部组织成立评估小组（含使用部门、技术部门代表），从供应商资质、产品质量、价格水平、供货周期、售后服务、企业信誉等维度进行综合评分，形成《供应商评估表》，筛选出2-3家候选供应商。

供应商确认：对候选供应商进行实地考察（如需），重点核实生产规模、质量管控体系及履约能力，最终确定合作供应商并签订《供应商合作协议》，明确双方权利义务（如质量标准、交货违约责任、退换货政策等）。

供应商动态管理：采购部建立《供应商档案》，定期对供应商履约情况进行跟踪评价（每半年/每年一次），对评分不达标或出现质量问题的供应商，采取限期整改、暂停合作或淘汰措施。

三、采购执行与订单

订单拟定：采购部根据审批通过的《物资采购申请表》及供应商报价，拟定《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物资名称、规格型号、单位、数量、单价、总价、交货日期、交货地点、付款方式、质量验收标准等关键条款。

订单审核：采购部负责人审核订单信息准确性，保证与申请表及供应商承诺一致，签字后提交至使用部门确认需求细节，最终由分管领导审批盖章。

订单下达：审批后的《采购订单》加盖企业公章后送达供应商，同时将副本抄送使用部门及财务部，作为后续交付、验收及付款的依据。

四、物资交付与验收

交付准备：供应商按订单约定时间、地点交付物资，提前通知采购部及使用部门；采购部核对送货单信息（物资名称、规格、数量）是否与订单一致，确认无误后签收。

质量验收：

使用部门联合质检部门（或指定验收人）对物资进行质量验收，对照订单要求检查物资规格、型号、功能、外观等是否符合标准，必要时进行试用或检测。

对批量物资，按抽样标准进行抽检（如10%抽检，不合格率超过5%则全检），填写《验收入库单》，注明“合格”“不合格”或“待检”状态，验收人签字确认。

异常处理：验收不合格的物资，采购部需在2个工作日内通知供应商退换货，并要求其提供整改措施；对影响生产急需的物资，可协调供应商先行补货，后续再处理质量问题。

五、付款结算与档案归档

单据核对：财务部收到供应商提交的结算凭证（含采购订单、验收入库单、付款申请单等），核对单据信息是否一致、金额是否准确，审批手续是否齐全。

付款审批：财务部编制《付款申请表》，按企业资金审批流程（如：经办人→财务负责人→总经理）提交审批，保证付款符合合同约定及财务制度。

款项支付：审批通过后，财务部通过银行转账等方式支付款项，并保留支付凭证；采购部同步更新供应商付款记录。

档案归档：采购部将采购全流程资料（采购申请表、供应商评估表、采购订单、验收入库单、付款凭证、合同等）整理成册，按“一单一档”原则编号归档，保存期限不少于3年，以备审计或追溯。

核心表格模板

表1：物资采购申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价

预估总价

资金来源

年度采购计划编号

用途说明

□日常办公□生产运营□项目采购□其他：________

部门负责人意见

签字：________日期：________

采购部复核意见

签字：________日期：________

财务部审批意见

签字：________日期：________

分管领导审批

签字：________日期：________

表2：供应商评估表

供应商名称

联系人

联系方式

营业执照编号

相关资质证书

供货周期（天）

评估维度

评分标准（满分100）

得分

资质合规性（20分）

营业执照、行业许可证齐全，有效期内

产品质量（30分）

样品检测合格率、质量认证体系、不良品率

价格水平（20分）

同类市场均价对比，性价比合理性

服务能力（20分）

售后响应速度、退换货政策、技术支