采购申请与审批流程表物资采购成本控制.docVIP

一、适用范围与背景说明

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织内部物资采购管理场景，旨在通过规范化的申请与审批流程，实现物资采购成本的有效控制。当各部门因工作需要采购办公设备、生产材料、耗材等物资时，可借助本模板保证采购需求合理、预算合规、成本可控，同时明确各部门职责分工，提升采购效率，避免资源浪费与超预算支出。

二、采购申请与审批全流程操作指南

（一）需求提报与预算确认

需求发起：由物资使用部门（如行政部、生产部、研发部等）根据实际工作需要，确定采购物资的名称、规格型号、数量、预估单价及用途，填写《物资采购申请表》（详见模板部分），并附《物资需求说明书》（含参数要求、使用场景等）。

预算核对：申请人需提前与财务部门对接，确认采购物资是否在部门年度预算范围内，若涉及预算外支出，需说明原因并附《预算调整申请表》。

（二）采购申请提交与初审

提交申请：申请人将填写完整的《物资采购申请表》及附件提交至部门负责人（如部门经理）进行初审。

部门审核：部门负责人重点审核采购需求的必要性、数量合理性及与部门工作的匹配度，审核通过后在“部门意见”栏签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人调整。

（三）采购部门审核与市场调研

采购审核：部门负责人审核通过后，申请表流转至采购部门（如采购主管）。采购部门审核采购物资的规格型号是否符合标准、数量是否合理，并启动市场调研。

比价与议价：采购部门需至少获取3家供应商的报价单，对比价格、质量、供货周期及售后服务，形成《比价分析报告》，明确推荐供应商及建议采购单价。

（四）财务部门复核与成本控制审核

预算复核：财务部门（如财务专员）根据《物资采购申请表》及《比价分析报告》，复核采购总价是否在预算范围内，成本构成是否合理（如单价是否偏离市场均价、运输费用是否合规等）。

资金审核：确认预算充足后，财务部门在“财务意见”栏签字，若预算不足或成本异常，需与采购部门、使用部门沟通调整方案。

（五）领导审批与授权

分级审批：根据采购金额及物资重要性，提交至对应领导审批：

日常小额采购（如5000元以下）：由分管副总（如副总）审批；

大额采购（如5000-50000元）：由总经理（如总经理）审批；

重大采购（如50000元以上）：需提交总经理办公会集体审议。

审批确认：领导重点审核采购的必要性、成本控制措施及流程合规性，审批通过后在“领导审批”栏签字，明确采购执行权限。

（六）采购执行与合同签订

订单下达：采购部门根据审批通过的申请表及比价结果，向选定供应商下达采购订单，明确物资规格、数量、交付时间、付款方式等条款。

合同管理：单笔采购金额超10000元需签订采购合同，合同需经法务部门（如法务专员）审核条款合规性后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章。

（七）物资验收与成本核算

入库验收：物资送达后，由使用部门、采购部门、财务部门共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与订单一致，填写《物资验收单》，三方签字确认。

成本核算：财务部门根据采购合同、验收单及发票，登记采购台账，核算实际采购成本，对比预算成本，分析差异原因（如价格波动、数量调整等），形成《采购成本分析报告》，为后续采购提供数据支持。

三、物资采购申请审批表模板

申请单号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

预算科目

物资名称

规格型号

计量单位

申请数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

附件清单

□需求说明书□比价报告□合同草案□其他：________

部门意见

负责人签字：

日期：年月日

采购部门意见

主管签字：

日期：年月日

财务部门意见

主管签字：

日期：年月日

领导审批

分管副总/总经理签字：

日期：年月日

采购执行情况

实际采购数量：

实际单价（元）：

实际总价（元）：

供应商名称：

验收情况：

验收人签字：

日期：年月日

四、成本控制关键注意事项

预算优先原则：所有采购申请必须以年度预算为依据，超预算采购需严格履行预算调整审批流程，严禁无预算或超预算采购。

比价机制执行：单笔采购金额超3000元必须进行至少3家供应商比价，形成书面比价记录；大宗或关键物资采购可采用公开招标、竞争性谈判等方式，保证价格公允。

审批权限管控：严格按照分级审批标准执行，不得越权审批或拆分采购金额规避审批；审批人对采购内容的真实性、合规性负责。

资料完整性要求：采购申请需附完整附件（如需求说明、比价报告、合同等），保证采购过程可追溯，资料需按月整理归档，保存期限不少于3年。

动态成本监控：财务部门定期（如每月）分析采购成本数据，对异常波动（如单价上涨超10%）及时预警，协同采购部门优化供应商选择或采购策略。

验收与付款分离：物资验收需由使用、采购、财务三方共同参与，验收合格后方可付款；付款时需核对合同、