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适用场景与背景
在企业采购活动中，为保证采购需求的合理性与供应商的合规性，降低采购风险，规范采购流程，需通过“采购需求与供应商资质审核表”对采购需求进行明确，并对供应商的经营资质、履约能力等进行系统性审核。该工具适用于企业各类物资采购、服务外包、工程合作等场景，尤其适用于需要跨部门协作、对合规性和风险控制要求较高的采购项目，可有效避免需求模糊、资质不符等问题，为后续采购执行提供依据。
审核流程与操作步骤
一、采购需求提报与初步审核
需求部门提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求表》，明确采购物品/服务的名称、规格参数、数量、预估预算、交付时间、用途及质量要求等关键信息，并附相关技术文档或需求说明（如技术规格书、图纸等）。
部门负责人审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算合理性进行初审，确认无误后签字提交至采购部门。
采购部门复核：采购部门对接收的需求进行复核，重点审核需求描述是否清晰完整、预算是否符合公司采购政策、是否存在重复采购等情况，对模糊或不合理的需求与需求部门沟通补充完善。
二、供应商资质收集与初步筛选
供应商信息收集：采购部门根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价等方式收集潜在供应商信息，要求供应商提供《供应商资质文件清单》，包括但不限于：
营业执照（复印件加盖公章）；
相关行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证、经营许可证等，根据采购类型确定）；
法定代表人证件号码明及授权委托书；
近三年类似项目业绩证明（合同复印件等）；
财务状况报告（资产负债表、利润表等）。
初步筛选：采购部门根据采购需求的基本要求（如经营范围、资质等级、生产能力等），对收集的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商，形成《候选供应商名单》。
三、供应商资质审核与评估
资质文件真实性核查：审核人员对供应商提交的资质文件进行逐项核查，重点关注：
营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购内容；
行业资质证书是否与采购项目匹配，是否在有效期内且年检合格；
授权委托书是否有法定代表人签字及公章，授权范围是否明确。
履约能力评估：结合供应商的财务状况、业绩案例、生产/服务能力、质量管理体系等，组织相关部门（如技术、质量、财务）进行综合评估，形成《供应商资质评估报告》。
现场考察（如需）：对涉及重要物资或关键服务的供应商，可组织现场考察，核实其实际生产条件、技术实力、仓储物流能力等，保证评估结果的真实性。
四、审核结果确认与反馈
审核结果汇总：采购部门汇总需求审核结果与供应商资质审核结果，填写《采购需求与供应商资质审核表》，明确审核结论（如“通过”“需补充材料”“不通过”）。
跨部门会签：根据采购金额及重要性，组织需求部门、财务部门、法务部门等进行会签，保证审核意见的一致性。
结果反馈：审核通过后，采购部门将结果反馈给需求部门，启动后续采购流程；对未通过审核的，向需求部门或供应商说明原因，并要求补充材料或重新筛选供应商。
模板表格示例
表1：采购需求表
项目
内容
需求部门
需求日期
年月日
采购物品/服务名称
规格参数
（详细描述技术要求、质量标准等，可附页）
数量
预估预算（元）
交付时间
年月日前
用途说明
需求部门负责人
签字：__________日期：__________
采购部门复核意见
签字：__________日期：__________
附件清单
（如技术规格书、图纸、需求说明等）
表2：供应商资质审核表
供应商名称
联系人
联系方式
提交日期
年月日
资质文件名称
文件编号/有效期
营业执照
行业资质证书
（如ISO9001）
法定代表人证件号码明
授权委托书
业绩证明
财务状况报告
审核意见
□通过□需补充材料□不通过
补充材料说明
（如需）
审核人
签字：__________日期：__________
部门负责人
签字：__________日期：__________
会签部门意见
需求部门：____________财务部门：____________法务部门：____________
关键注意事项
需求描述清晰化：采购需求需明确技术参数、质量标准、交付时间等关键信息，避免使用“优质”“高效”等模糊表述，防止后续履约争议。
资质审核动态化：供应商资质可能随政策变化或企业自身情况更新，需定期（如每年）对合作中的供应商资质进行复核，保证其持续合规。
信息保密要求：供应商提供的商业信息及采购需求内容需严格保密，仅限参与审核的相关人员接触，避免信息泄露风险。
审核责任明确化：审核人员需对审核结果的真实性、准确性负责，对未按流程审核导致的风险承担相应责任。
特殊情况处理：对紧急采购或特殊项目，可简化部分流程，但需保留完整的审核记录，保证可追溯性，并事后补全相关手续。
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