销售合同审核与签署管理工具.docVIP

销售合同审核与签署管理工具

一、适用场景与价值体现

本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关协作人员，覆盖销售合同从起草到归档的全生命周期管理场景。具体包括但不限于：

新客户签约：首次合作时，规范合同条款审核，降低合作风险；

老客户续约：针对历史合作订单的续签合同，快速核对条款变更点；

大额订单处理：对金额较大、条款复杂的销售合同，多部门协同审核，保证合规性；

跨区域/跨部门协作：异地团队或不同业务线合同的统一标准管理，避免流程混乱。

通过标准化流程和工具化支撑，可显著提升合同审核效率、降低法律风险、保证合同执行与销售目标一致，同时为后续财务结算、客户纠纷处理提供清晰依据。

二、标准化操作流程详解

（一）合同起草与初步确认

目标：基于业务需求形成合同初稿，明确核心条款框架。

操作步骤：

需求对接：销售人员与客户沟通，确认合同标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、单价、交付时间、付款方式、违约责任等关键信息，填写《业务需求确认单》（附件1）。

模板选用：根据客户类型（新客户/老客户）、订单金额、合作模式（直销/经销），从公司合同模板库中选择对应模板（如《标准销售合同》《定制化服务合同》），避免空白合同起草。

初稿填写：销售人员按模板填写合同内容，重点关注：

主体信息：双方公司全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址（需与营业执照一致）；

商务条款：产品明细（含型号、单价、总价）、交付时间/地点、验收标准、付款节点（如“预付款30%”“发货前付清尾款”）；

法律条款：争议解决方式（建议约定公司所在地法院管辖）、合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、保密条款。

内部初审：销售部门负责人核对合同内容与业务需求一致性，保证无遗漏关键条款（如“不可抗力”“知识产权归属”等），签字确认后提交法务部门。

（二）多部门协同审核

目标：通过法务、财务等专业审核，识别并规避法律风险、财务风险。

操作步骤：

法务审核（1-2个工作日）：

重点审核条款合法性：如合同主体是否具备签约资格（可要求客户提供营业执照副本复印件）、违约责任是否明确、争议解决方式是否合规、是否存在显失公平条款；

语言规范性：避免歧义表述（如“尽快交付”修改为“合同签订后15个工作日内交付”）；

风险提示：对高风险条款（如“客户单方面解约无违约责任”）提出修改建议，填写《合同审核意见表》（附件2）。

财务审核（1个工作日）：

金额准确性：核对单价、总价、含税/不含税条款是否与报价单一致，大额合同需附《价格审批单》；

付款条款：审核付款节点是否合理（如预比例是否过高、尾款支付是否与验收挂钩），避免资金风险；

发票信息：明确发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间及送达要求。

审核意见整合：销售人员汇总法务、财务审核意见，与客户沟通修改（若需），形成合同终稿。若存在争议条款，由销售部门负责人协调各方达成一致。

（三）客户沟通与确认

目标：保证客户对合同终稿无异议，为签署做准备。

操作步骤：

终稿送达：销售人员将盖章后的合同终稿（扫描件）通过邮件/企业发送给客户联系人，注明“请确认合同条款，如有异议请在2个工作日内反馈”。

异议处理：若客户提出修改意见，销售人员需同步反馈至法务/财务部门评估可行性：

对非核心条款（如交付时间微调），可由销售负责人决策同意；

对核心条款（如价格、付款方式变更），需重新启动内部审核流程。

最终确认：客户确认无异议后，由客户联系人签署《合同确认函》（附件3），明确“已阅读并理解合同全部条款，同意签署”。

（四）签署准备与执行

目标：规范签署流程，保证合同法律效力。

操作步骤：

签署方式选择：

电子签署：优先使用公司合作的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大），双方通过实名认证后在线签署，具有法律效力的电子合同；

纸质签署：若客户要求纸质合同，打印一式两份（或按客户要求份数），由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同章需备案）。

签署主体核验：

纸质签署时，核验客户授权代表身份（如授权委托书）及公章真实性，避免代签、无权签字；

电子签署时，保证客户完成人脸识别或银行卡验证，留存签署日志。

合同交换与留存：

纸质合同签署后，由销售人员收取客户正本，公司留存副本，并在1个工作日内提交行政部归档；

电子签署后，合同PDF文件及签署证书，同步至公司合同管理系统。

（五）归档与执行跟踪

目标：实现合同全生命周期管理，支撑后续执行与复盘。

操作步骤：

信息登记：行政部在《合同台账》（附件4）中登记合同信息，包括合同编号、签约双方、签约日期、合同金额、履行期限、存放位置（电子/纸质），并同步更新合同管理系统。

执行跟踪：

销售人员按合同约定跟踪交付进度，填写《合同执行记录表》（附件5），记录交付时间、验收结果、收款情况；

财务部根据付款条款开具发票