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采购订单审批与执行工具包
一、适用范围与核心价值
本工具包适用于企业各类采购场景，包括生产原材料、办公用品、设备采购、服务外包等，旨在通过标准化流程规范采购订单的审批与执行环节，保证采购活动合规、高效、透明。核心价值在于：明确权责分工、控制采购风险、优化资源配置、提升跨部门协作效率，为企业采购管理提供可复制、可追溯的操作框架。
二、全流程操作指引
1.需求发起与初审
操作内容：
需求部门根据业务需求（如生产计划、办公消耗、项目实施等），填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等信息，并附相关技术参数或需求说明文档。
部门负责人对需求的合理性（是否符合部门预算、是否为必要采购）进行初审，签字确认后提交至采购部。
责任人：需求部门经办人、部门负责人
输出物：《采购申请单》（部门负责人签字版）
2.采购部需求复核与供应商寻源
操作内容：
采购部接收《采购申请单》后，重点复核需求的合规性（是否超出预算、是否履行内部审批流程）、技术参数的明确性及预算匹配度。
根据采购类型（如集中采购、分散采购）启动供应商寻源：
标准物料：从合格供应商库中筛选3家及以上供应商，对比报价、交期、资质（如营业执照、相关行业认证）；
定制化服务/非标物料：组织技术部门参与供应商评估，重点考察方案可行性、过往案例、服务能力。
汇总供应商信息，形成《供应商比价表》，注明各供应商报价、优势、不足及推荐建议。
责任人：采购部专员、采购经理、技术部门（必要时）
输出物：《供应商比价表》（含推荐供应商）
3.采购订单审批
操作内容：
采购部根据《供应商比价表》和《采购申请单》，拟定《采购订单》（PO），明确订单编号、供应商信息、物料/服务详情、单价、总价、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。
按审批权限逐级提交审批：
金额≤5万元：采购经理审核→财务部复核→分管副总审批；
金额＞5万元：采购经理审核→财务部复核→分管副总审核→总经理审批。
审批通过后，采购部将盖章生效的《采购订单》同步给供应商及需求部门；审批驳回时，注明原因并退回采购部重新调整。
责任人：采购部专员、采购经理、财务部、分管副总、总经理
输出物：生效版《采购订单》（供应商、采购部、需求部门各执一份）
4.订单执行与供应商对接
操作内容：
采购部向供应商发送《采购订单》，确认交期、生产进度（如适用）、物流安排（如需），要求供应商在约定时间内反馈订单确认函。
需求部门与供应商对接技术细节（如物料验收标准、服务实施流程），采购部全程跟踪订单履约情况，保证供应商按期交付。
若遇不可抗力（如自然灾害、疫情）导致交期延误，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部协调需求部门调整计划或更换供应商。
责任人：采购部专员、供应商对接人、需求部门负责人
输出物：《订单确认函》、履约进度跟踪记录
5.交付验收与入库/服务确认
操作内容：
物料采购：供应商交付后，需求部门联合质检部门（如需）对照《采购订单》和《验收标准》进行现场验收，核对数量、规格、质量，填写《物料验收单》；验收合格办理入库手续，仓库签字确认；不合格物资则拒收并通知采购部联系供应商退换货。
服务采购：服务完成后，由需求部门根据《采购订单》约定的服务内容、交付成果进行验收，填写《服务验收单》，确认服务达标后签字。
责任人：需求部门经办人、质检员（如需）、仓库管理员、服务验收人
输出物：《物料验收单》或《服务验收单》（签字版）
6.结算与付款
操作内容：
采购部收集《采购订单》《验收单》《供应商发票》（或结算凭证），核对“三单”信息一致性（订单号、金额、供应商名称等），无误后填写《付款申请单》。
财务部复核付款申请，确认资金预算、付款条款（如预付款、尾款比例）、发票合规性，按审批权限办理付款（如银行转账、承兑汇票）。
付款完成后，财务部将付款凭证同步至采购部归档。
责任人：采购部专员、财务部审核人、出纳
输出物：《付款申请单》、付款凭证
7.订单归档与复盘
操作内容：
采购部将《采购申请单》《供应商比价表》《采购订单》《验收单》《付款申请单》等资料按订单编号分类归档，保存期限不少于3年（按企业档案管理规定执行）。
每季度组织采购部、需求部门、财务部召开采购复盘会，分析订单执行中的问题（如交期延误、成本超支），优化供应商管理、审批流程等环节。
责任人：采购部档案管理员、采购经理
输出物：采购档案、复盘会议纪要
三、核心工具模板清单
模板1：采购申请单
字段名称
填写说明
申请部门
需求部门全称（如：生产部、行政部）
申请人
需求经办人姓名（*小王）
申请日期
提交申请的年月日
物料/服务名称
具体名称（如：A4打印纸、软件开发服务）
规格型号
详细参数（如：80g/m2，白色
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