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企业文件存档与保管操作指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于企业各类具有保存价值的文件，涵盖日常运营、项目管理、合同协议、人事管理、财务凭证等不同类型文件的存档与保管工作。典型应用场景包括：

新员工入职时的人事档案建立与归档；

项目结束后项目文件（如立项报告、验收报告、会议纪要等）的系统整理；

合同签署后的原件保管与电子版备份；

年度财务凭证、报表的合规存档；

企业内部重要制度、流程文件的版本管理与更新存档。

二、文件存档全流程操作步骤

（一）文件收集：明确范围与责任

收集范围：

按文件类型收集，包括但不限于：纸质文件（合同、报告、单据、证书等）、电子文件（邮件、文档、表格、扫描件等）、声像文件（照片、录音、视频等）。

保证文件内容完整，无缺页、模糊或损坏（如纸质文件需字迹清晰，电子文件需可正常打开）。

责任分工：

业务部门负责本部门产生文件的初步收集，指定专人（如部门助理）作为文件收集第一责任人；

档案管理员（如档案管理员）定期（每月末）向各部门收集需存档文件，核对文件完整性。

（二）文件分类：建立科学分类体系

根据文件性质、来源及用途，采用“一级分类+二级分类”方式，保证分类逻辑清晰、便于检索。

一级分类：按部门或业务领域划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”“项目管理部”“合同管理部”等。

二级分类：按文件类型或用途划分，例如：

行政部：制度文件、会议纪要、证照资质、办公用品台账等；

财务部：凭证类（发票、报销单）、报表类（月报、年报）、审计报告等；

人力资源部：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表等；

项目管理部：立项文件、过程文件（进度报告、会议记录）、验收文件、成果资料等。

（三）文件编号：唯一标识与管理

为每份文件赋予唯一编号，保证可追溯性，编号规则参考：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号。

示例：

人力资源部2023年员工入职档案编号：“RL-RZ-2023-001”；

财务部2023年10月凭证编号：“CW-PZ-202310-015”。

编号要求：

一级分类代码（如行政部“XZ”、财务部“CW”）由档案管理员统一制定并公示；

流水号按年度从“001”开始，不得重复或跳号；

电子文件编号与纸质文件一致，便于关联管理。

（四）文件登记：建立台账动态管理

所有存档文件需登记《文件存档台账》，记录核心信息，保证“有档可查”。

登记内容：文件编号、文件名称、形成日期、分类信息、页数（纸质文件）/大小（电子文件）、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（如档案柜编号、电子文件夹路径）、移交人、接收人、备注（如更新次数、关联文件）。

操作要求：

纸质文件移交时，由移交人（如部门助理）和接收人（如档案管理员）共同核对并签字确认；

电子文件登记时，需标注存储路径及备份情况（如“本地服务器/云端备份”）。

（五）文件归档：规范存放与移交

纸质文件归档：

采用统一规格的档案盒（如A4纸尺寸），档案盒标注“一级分类-二级分类-年份-文件数量”（如“人力资源部-员工档案-2023-50份”）；

按编号顺序排列，档案内附《文件目录》（单份文件名称及页码），便于快速查找；

存放于专用档案柜，按“一级分类”分区存放，标签清晰，避免挤压、受潮。

电子文件归档：

存储于企业指定的服务器或云端平台（如“企业档案管理系统”），文件夹结构分类与纸质文件一致；

电子文件命名规则与编号一致，如“RL-RZ-2023-001_入职登记表.pdf”；

重要电子文件需定期备份（每周增量备份+每月全量备份），备份数据异地存储（如总部与分支机构服务器互备）。

（六）文件保管：环境与期限管理

保管环境要求：

纸质档案库房：保持温度18-22℃，湿度45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、抽湿机、档案柜锁），定期通风（每季度1次）；

电子档案存储介质：服务器需24小时运行，定期检查设备状态（每半年1次），防止数据丢失。

保管期限确定：

按文件价值分为永久、长期（10-30年）、短期（1-10年），具体参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》制定；

合同类文件（如长期合作合同）保管期限至合同终止后10年；员工档案保管期限至员工离职后5年；财务凭证保管期限至少15年。

（七）文件利用：规范借阅与复制

借阅申请：

员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》，注明借阅人信息、文件编号及名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日）、审批人（部门负责人及以上）。

借阅流程：

纸质文件借阅：经审批后，由档案管理员核对台账并取出文件，借阅人签字确认，按时归还，归还时档案管理员检查文件完整性；

电子文件借阅：经审批后，档案管理员在系统中开放读取权限（禁止或编辑），特殊需的需经分管领导（如副总经理）批准，并记录用途及时间。

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