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行政事务处理流程标准化管理手册

前言

本手册旨在规范企业内部行政事务处理流程，提升行政工作效率，保证各项事务有序开展。手册涵盖日常办公、会务组织、文件管理、办公用品等核心行政场景，为各部门及员工提供清晰的操作指引，助力实现行政工作的标准化、规范化管理。

一、日常办公事务管理

（一）适用情境

适用于员工因个人原因（如病假、事假、年假等）需请假的情况，以及办公设备（如电脑、打印机、空调等）出现故障需报修的场景。

（二）操作流程指引

1.员工请假流程

步骤1：提交申请

员工需提前1个工作日（紧急情况除外）通过OA系统或线下填写《员工请假申请表》，注明请假类型、起止时间、事由及工作交接人。

步骤2：逐级审批

请假1天以内（含1天）：由部门负责人审批；

请假1-3天（含3天）：部门负责人审批后，报行政部备案；

请假3天以上：部门负责人、行政部审批后，报分管领导审批。

步骤3：备案与交接

审批通过后，员工需将《员工请假申请表》复印件提交至行政部存档，并与工作交接人完成工作对接，保证假期内工作正常推进。

步骤4：特殊情况处理

突发疾病等紧急情况，需在请假后2小时内通过电话向部门负责人报备，并在复工后1个工作日内补交书面申请及证明材料（如医院病历）。

2.办公设备报修流程

步骤1：故障申报

员工发觉办公设备故障时，可通过OA系统“设备报修”模块或联系行政部（内线：*）提交报修申请，说明设备类型、故障位置、故障现象及紧急程度。

步骤2：故障确认

行政部在收到申请后1小时内响应，与申报人确认故障详情，判断是否为人为损坏（如操作不当、外力碰撞等）。

步骤3：维修安排

非人为损坏：行政部根据设备类型联系维保单位（如电脑联系IT服务商，打印机联系品牌售后），约定上门维修时间；

人为损坏：由责任人承担维修费用，行政部协助处理后续事宜。

步骤4：验收与反馈

设备修复后，申报人需现场确认故障是否排除，并在《设备报修记录表》签字确认。行政部定期统计报修数据，分析高频故障原因，提出预防措施。

（三）配套表单示例

表1：员工请假申请表

序号

项目

内容

1

申请人姓名

*

2

所属部门

*

3

请假类型□事假□病假□年假□婚假□其他______

4

请假时间

自年月日时至年月日时，共计*天

5

请假事由

________________________________________

6

工作交接人

姓名：；联系方式：

7

部门负责人审批

签字：；日期：年月日

8

行政部备案

签字：；日期：年月日

表2：设备报修记录表

序号

报修时间

设备名称

故障位置

故障现象描述

报修人

责任人（如有）

维修单位

维修完成时间

验收签字

1

年月日时

联想台式电脑

市场部3工位

开机无反应

*

-

IT服务商A公司

年月*日

*

（四）关键提示

请假需提前规划，避免因个人休假影响部门工作进度；

病假超过3天，需提供二级及以上医院开具的诊断证明；

办公设备报修时，需同步说明是否涉及重要数据，避免维修过程中数据丢失；

人为损坏设备需按公司规定赔偿，赔偿标准参照《资产管理办法》。

二、会务组织与执行

（一）适用情境

适用于部门例会、跨部门协调会、项目启动会、外部接待会等各类会议的组织与实施。

（二）操作流程指引

1.会前筹备

步骤1：会议立项

会议发起部门需提前2个工作日提交《会议立项申请》，明确会议主题、目的、时间（建议时长不超过2小时）、地点、参会人员（含外部单位需注明职务及人数）、议程及预期成果。

步骤2：资源协调

行政部根据会议需求协调以下资源：

场地：根据参会人数选择会议室（10人以下选小型会议室，10-30人选中型会议室，30人以上选大型会议室或多功能厅），提前检查设备（投影仪、麦克风、空调等）；

物料：准备会议签到表、议程表、笔、纸、饮用水（根据参会人数准备，每人1瓶）；

餐饮：如需安排工作餐，需提前1个工作日向行政部申请，标注dietaryrestrictions（如素食、gluten-free等）。

步骤3：通知发布

会议发起部门需提前1个工作日通过OA系统或邮件发送会议通知，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、议程及需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表）。

2.会中服务

步骤1：签到引导

参会人员入场时，在《会议签到表》上签字（含外部单位需注明单位名称及职务），行政部安排专人引导入座，发放会议资料及饮用水。

步骤2：设备支持

会议开始前15分钟，行政部工作人员需调试设备（投影仪连接、麦克风测试、空调温度调节等），保证会议过程中设备正常运行。

步骤3：流程把控

会议主持人按议程推进，行政部负责计时（如每个议题发言不超过15分钟），提醒控制会议时长；如遇临时议题，需经主持人及多数参会人员同意后纳入议程。

3.会后工作

步骤1：资