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项目文档管理与存档模板
一、适用项目类型与场景
二、文档全生命周期管理流程
1.文档创建与初稿撰写
责任主体：项目文档负责人（由项目经理指定，通常为项目核心成员或专职文档管理员）牵头，各模块负责人根据分工撰写对应文档初稿。
操作步骤：
（1）明确文档类型及核心内容：根据项目阶段确定文档类型（如《项目启动计划》《需求规格说明书》《测试方案》等），参照模板框架填充核心信息，保证内容完整、逻辑清晰。
（2）统一格式规范：使用公司/项目组指定的（如Word、Excel、PPT等），字体、字号、页眉页脚、编号规则等需符合《项目文档管理规范》（若有）。
（3）初稿提交：完成初稿后，提交至项目经理*进行初步审核，确认文档无重大遗漏或逻辑错误。
2.文档审核与修订
责任主体：项目经理（主审）、相关领域专家（如技术负责人、业务负责人*）或客户代表（需外部确认时）。
操作步骤：
（1）发起审核：项目经理*根据文档类型确定审核人，通过邮件或项目管理工具（如钉钉、飞书、Jira）发送文档及《文档审核表》（见模板1），明确审核重点（如技术可行性、业务一致性、格式规范性等）。
（2）审核反馈：审核人需在2个工作日内完成审核，填写审核意见（如“需补充模块的风险描述”“第3章数据口径需与业务部门*确认”），并明确“通过”“修改后通过”或“不通过”。
（3）修订与复审：文档负责人根据审核意见修订文档，若意见不明确需及时与审核人沟通；修订后再次提交项目经理*复核，直至审核通过。
3.文档分发与共享
责任主体：文档负责人，项目行政支持*（如需纸质分发）。
操作步骤：
（1）确定分发范围：明确文档接收人（如项目组成员、客户方对接人、公司管理层等），避免无关人员接触敏感文档。
（2）电子文档分发：通过公司指定共享平台（如企业网盘、共享服务器文件夹）最终版文档，设置访问权限（如“仅查看”“可编辑”）；同步在项目群中发布及文档版本号，提醒接收人查收。
（3）纸质文档分发（如需）：打印纸质版（需标注“最终版”“受控文件”及分发编号），由接收人签字确认《文档签收表》（见模板2），原件交由文档管理员*存档，复印件由接收人自行保管。
4.文档更新与版本控制
责任主体：文档负责人，原审核人（涉及重大内容更新时）。
操作步骤：
（1）触发更新条件：当项目需求变更、技术方案调整、决策内容变化或发觉文档错误时，需启动文档更新流程。
（2）版本管理：新版本号规则为“主版本号.次版本号”（如V1.0→V1.1→V2.0），重大变更（如核心功能调整、合同条款变动）需升级主版本号，次要变更（如错别字修正、数据更新）升级次版本号；旧版本需保留并标注“归档-VX.X”，避免混淆。
（3）更新通知：文档更新后，需在项目群中发布“版本更新通知”，说明变更内容及生效时间，并同步更新共享平台中的文档，保证所有接收人使用最新版本。
5.文档归档与保管
责任主体：文档管理员，项目经理（监督）。
操作步骤：
（1）归档触发条件：项目结项报告获批后1周内，或文档在项目结束后3个月内无更新需求。
（2）归档前检查：文档负责人需确认文档完整性（如需求文档需附带《需求确认函》，测试报告需附带《测试用例及结果》），所有文档为最终审核版本，命名规范清晰（如“项目-结项报告-V2.0）。
（3）分类归档：
电子归档：按“项目名称-文档类别-阶段”结构存储至公司指定档案服务器（如“项目-需求阶段-需求规格说明书-V2.0”），设置“只读”权限，定期备份（每月1次）；
纸质归档：将纸质文档装入统一档案袋，标注项目名称、文档清单、归档日期、保管期限（如“10年”“永久”），存放至公司档案室，由档案管理员*登记《项目归档清单》（见模板3）。
三、核心模板工具清单
模板1：文档审核表
文档编号
文档名称
文档版本
审核人
审核日期
审核意见（可附页）
处理结果
审核人签字
PRJ-REQ-001
《需求规格说明书》
V1.2
技术负责人*
2023-09-10
第4章权限设计需增加“数据脱敏规则”
修改后通过
*
PRJ-TEST-002
《系统测试方案》
V1.0
质量负责人*
2023-09-15
测试用例覆盖率需达到90%以上
不通过（需补充测试用例）
*
模板2：文档签收表
文档名称
文档编号
版本号
分发日期
接收人
接收日期
签字
备注
《项目启动计划》
PRJ-INIT-001
V1.0
2023-08-01
开发组长*
2023-08-02
*
电子版已同步
《客户需求确认函》
PRJ-CUST-001
V1.0
2023-08-05
客户对接人*
2023-08-06
*赵六
纸质原件1份
模板3：项目归档清单
项目名称
归档日期
归档编号
文档编号
文档名称
文档类型（电子/纸质）
密级
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