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企业日常行政文书标准化模板指南

一、适用范围与典型应用场景

本标准化模板体系适用于企业日常行政管理中的各类文书撰写，旨在规范文书格式、统一表达逻辑、提升沟通效率。典型应用场景包括但不限于：

内部事务协调：如跨部门会议安排、工作计划部署、资源调配申请等；

信息传达与汇报：如上级指令传达、阶段性工作总结、专项工作进展汇报等；

流程审批与存档：如办公用品申领、出差审批、制度发布等需留存记录的事务；

对外联络与沟通：如合作单位函件往来、客户服务通知等（对外文书可根据场景调整称谓与措辞）。

二、标准化文书撰写与使用步骤

（一）明确文书类型与核心目的

根据事务性质确定文书类型（如会议纪要、请示报告、通知、申请单等），清晰界定文书需达成的核心目标（是告知信息、请求审批，还是记录决议），避免内容混杂。

（二）收集必要基础信息

按文书类型梳理必备要素，例如：

会议纪要：会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员（需注明原因）、记录人、会议议题、讨论要点、决议事项、责任人及完成时限；

请示报告：请示/报告事由、背景说明、具体方案（或问题分析）、需决策事项、附件材料（如有）；

通知：通知事项、受文对象、执行要求、生效时间、联系人及联系方式（内部通知可简化联系方式）。

（三）按模板框架填写内容

选用对应模板（见第三部分），将收集的信息填入指定模块，保证：

标题简洁明确，包含“事由+文书类型”（如“关于召开2024年Q3行政工作计划会议的通知”）；

逻辑清晰，采用“总-分”结构或“背景-事项-要求”结构，避免口语化表达；

结尾规范，如“特此通知”“请批示”“妥否，请审阅”等。

（四）履行审批与签发流程

根据企业权限管理规定，逐级提交审批：

基层事务：由部门负责人审核签字；

跨部门事务：需相关会签部门确认后，报分管领导审批；

重大事项：经总经理或决策层审批后签发。

审批完成后，在模板“签发栏”注明签发人、签发日期及文号（如“行通知〔2024〕号”）。

（五）分发、归档与执行

分发：按需向受文对象传递（如邮件、内部系统公告、纸质版签收），保证信息触达；

归档：纸质文书按部门分类存入档案柜，电子文书至企业文档管理系统，标注“行政文书+年份+文号”以便检索；

执行：涉及决议或要求的文书，由责任人跟踪落实，到期反馈执行情况（如会议纪要中的任务需纳入周/月度工作跟进表）。

三、常用行政文书模板示例

（一）企业会议纪要模板

标题

关于[会议主题]的会议纪要

文号

行纪要〔2024〕号

会议时间

2024年X月X日14:00-16:30

会议地点

公司3楼第一会议室

主持人

（职务：总经理）

记录人

（行政部专员）

参会人员

（部门负责人：行政部、市场部、财务部）、（相关岗位：、、）*

缺席人员

（职务：），事由：*

会议议题

1.[议题一：如Q3行政费用预算审议]；2.[议题二：如办公区域安全管理优化方案]

讨论要点与决议事项

议题一：1.（行政部）汇报Q3预算编制情况，重点说明差旅、办公耗材、招待费明细；2.（财务部）提出预算需预留10%应急费用，建议压缩非必要招待费15%；3.决议：Q3行政费用预算按（金额）元执行，应急费用由（行政部）按月度审批使用，招待费超标需提交专项说明。议题二：1.（行政部）通报近期办公区消防检查问题（如灭火器过期、通道堆物）；2.（市场部）建议增加楼层安全标识，优化访客登记流程；3.决议：由（行政部）负责9月15日前完成灭火器更换、通道清理，10月1日前更新安全标识并推行电子访客登记系统，（财务部）配合审批相关费用。

附件

1.《Q3行政费用预算表》；2.《办公区域安全管理优化方案（草案）》

签发栏

分管领导签字：__________日期：2024年X月X日总经理签字：__________日期：2024年X月X日

（二）工作请示报告模板

标题

关于[请示/报告事由]的请示/报告

文号

行请〔2024〕号

主送部门/领导

（分管行政副总/总经理）

抄送部门

（财务部、行政部）（如需）

请示/报告事由

（简述核心事项，如“关于采购一批办公电脑的请示”）

背景与现状

（说明事由起因、当前问题或依据，如“现有办公电脑使用超3年，故障率达20%，影响市场部数据统计工作效率，根据《行政设备管理办法》第X条规定，需进行更新。”）

具体方案/内容

（提出解决方案或详细情况，如“拟采购联想ThinkPad笔记本15台，配置：i5处理器/16G内存/512G固态硬盘，单价6000元，合计9万元；采购渠道：京东企业购（3年质保），预计到货时间：X月X日前。”）

需决策事项

（明确需领导审批的内容，如“1.是否同意采购；2.预算9万元是否从行政设备更新科目列支。”）

附件

1.《办公电脑采购需求清单》；2.京东企业购报价