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费用申请及审批标准化操作流程表

一、适用范围与常见应用场景

本流程表适用于企业内部各类费用的规范化管理，覆盖日常运营及专项支出场景，具体包括但不限于：

日常费用报销：如办公费、差旅费、交通费、通讯费、业务招待费等常规支出；

专项费用申请：如市场推广费、设备采购费、项目研发费、培训费等特定用途支出；

预付款申请：如供应商预付款、服务定金等需要提前支付的款项；

特殊支出审批：如超出预算的临时性费用、应急支出等需特殊处理的场景。

通过标准化流程，保证费用支出合规、透明，提高审批效率，降低财务风险。

二、标准化操作流程详解

（一）费用申请发起

操作主体：费用申请人（需为企业正式员工，具备相应费用申请权限）。

操作内容：

明确费用类型及用途，确认费用是否符合公司费用管理制度及预算要求；

登录企业OA系统或填写《费用申请审批表》（纸质/电子版），发起申请流程。

关键动作：

如为首次申请或特殊类型费用，需提前向部门负责人或财务部咨询申请要求；

保证申请流程中“申请人”信息填写真实、完整，包括姓名、工号、所属部门、联系方式等。

（二）申请信息填写与附件

操作主体：费用申请人。

操作内容：

基本信息填写：准确填写申请日期、费用所属项目（如涉及）、费用总金额、支付方式（对公转账/备用金报销等）；

费用明细填写：逐项列明费用明细（如差旅费需包含交通、住宿、餐补等分项金额），注明每笔费用的用途、发生日期、地点及相关说明；

附件：根据费用类型准备并对应附件，保证附件真实、完整、清晰：

差旅费：出差审批单、交通票据（发票/行程单）、住宿发票、会议通知等；

办公费：采购清单、供应商报价单、正规发票；

业务招待费：招待事由说明、招待对象信息、消费发票及明细清单；

采购类费用：采购合同、验收单、供应商资质证明、发票等。

关键动作：

费用明细需与附件内容一致，分项金额合计等于总金额；

发票抬头需为公司全称，税号准确无误，发票类型（增值税专用/普通发票）符合财务要求；

电子附件需扫描为PDF格式，纸质附件需粘贴在《费用申请审批表》后并逐页签字确认。

（三）部门负责人审核

操作主体：申请人所在部门负责人（或授权审批人）。

操作内容：

审核费用申请的合理性：判断费用是否与部门业务相关、是否符合年度/月度预算；

审核费用明细的真实性：核对附件是否齐全、金额是否准确，是否存在虚报、多报情况；

审核审批权限合规性：确认申请金额是否在部门负责人审批权限内（如超权限，需标注“提交上级审批”）。

关键动作：

审核通过后，在OA系统或审批表中签字确认，并流转至下一环节；

审核不通过时，需注明驳回理由并退回申请人，申请人修改后重新发起流程。

（四）财务部审核

操作主体：财务部指定审核人员（主办会计/财务经理）。

操作内容：

合规性审核：检查费用是否符合公司《费用管理制度》及财税法规要求（如招待费是否超标、发票是否合规等）；

票据审核：核对发票真伪、抬头、税号、开票日期、金额是否正确，发票是否有涂改、盖章是否齐全；

预算匹配审核：确认费用是否在预算额度内，超预算费用需检查是否已办理预算调整手续；

数据准确性审核：核对申请表总金额与附件金额合计是否一致，分项计算是否正确。

关键动作：

审核通过后，在系统中签字确认，并根据审批权限流转至领导审批；

发觉问题（如发票不合规、超预算未审批等），需一次性列出问题清单，退回申请人补充或整改。

（五）领导审批（按权限分级）

操作主体：根据申请金额及费用类型，由分管领导、总经理或董事长审批（具体权限划分见公司《权限管理制度》）。

操作内容：

分管领导审批：负责审批部门年度预算内的常规费用（如部门办公费、差旅费等，金额≤X万元）；

总经理审批：负责审批跨部门专项费用、超分管领导权限的常规费用（如X万元＜金额≤Y万元）；

董事长审批：负责审批重大支出（如Y万元以上费用、固定资产采购、战略项目费用等）。

关键动作：

审批人需重点关注费用的必要性及战略匹配度，对大额或特殊费用可要求申请人补充说明；

审批通过后，在系统中签字确认，流程流转至财务部；审批不通过时，注明理由并退回。

（六）审批结果反馈与执行

操作主体：财务部、申请人。

操作内容：

财务部反馈：审批通过后，财务部在1个工作日内通过OA系统或邮件向申请人发送“审批通过通知”，明确支付方式及时间；

费用支付：

备用金报销：申请人持审批通过的《费用申请审批表》及原始附件至财务部领取现金或转账；

对公支付：财务部根据审批结果在3-5个工作日内完成款项支付（需提供供应商账户信息的，申请人需提前提交《付款申请单》）；

结果存档：财务部将审批通过的申请表及附件统一归档，保存期限不少于5年。

（七）费用报销与后续跟进

操作主体：申请人、财务部。

操作内容：

报销冲抵：如申请为预付款，后续需凭正规发票冲抵预付款，多退少