采购申请审批流程模板提高采购效率版.docVIP

适用场景与价值定位

全流程操作步骤详解

第一步：采购申请发起

操作主体：采购申请人（需求部门员工）

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作计划或实际需求，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明、期望交付时间等核心信息。

准备支撑材料：如涉及固定资产采购，需提供《设备配置需求表》；涉及服务类采购，需提供《服务需求说明书》；若为紧急采购，需同步说明紧急原因（如生产急需、突发故障等）。

填写《采购申请审批单》：在模板表格中准确填写申请信息，支撑材料，提交至部门负责人审核。

关键输出：《采购申请审批单》（含附件）

第二步：部门负责人审核

操作主体：申请部门负责人

操作内容：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门年度预算、工作计划及实际必要性，避免重复采购或超范围采购。

审核信息完整性：检查申请单填写是否规范、附件是否齐全（如数量、规格、用途等关键信息是否明确）。

审批意见：通过OA系统或线下流程签署审核意见，明确“同意”“不同意”或“需补充说明”（需注明补充要求）。

时限要求：常规采购1个工作日内完成；紧急采购2小时内完成。

第三步：财务部门预算与合规性审核

操作主体：财务部专员

操作内容：

预算核对：确认采购项目是否在部门预算范围内，超出预算部分需审核《预算调整申请表》（若适用）。

价格合理性评估：对预估单价进行市场行情初步判断，明显偏离市场价的需要求申请人补充价格比价依据（至少2家供应商报价单）。

合规性检查：确认采购内容是否符合企业财务制度、采购管理规定（如是否属于禁止采购范围、是否需要履行招投标程序等）。

输出结果：通过审核后，在审批单中标注“预算合规”“建议采购”或“驳回并注明原因”。

第四步：采购部门执行可行性审核

操作主体：采购部负责人

操作内容：

采购方式确认：根据采购金额、品类及企业采购制度，确定采购方式（如询价比价、招标、单一来源采购等）。

供应商资源匹配：检查现有合格供应商库中是否有符合要求的供应商，若无，需启动供应商寻源流程。

交付周期评估：结合供应商产能、物流条件等，确认能否满足申请人期望的交付时间，若无法满足需反馈调整建议。

特殊情况处理：若为紧急采购且无现成供应商，可启动“绿色寻源通道”，先口头报备采购总监后快速开展供应商对接。

第五步：分管领导/最终审批人审批

操作主体：根据采购金额划分，由分管副总、总经理或采购委员会审批

操作内容：

小额采购（如≤5000元）：由分管副总审批，重点审核需求必要性及预算合规性。

大额采购（如＞5000元）：由总经理或采购委员会审批，需综合审核部门需求、财务意见、采购方案及成本效益。

审批结果：通过后《采购审批通过通知单》，同步至采购部及申请人；驳回时需明确书面理由。

第六步：采购执行与结果反馈

操作主体：采购部专员

操作内容：

下达采购订单：根据审批结果，通过选定供应商下达正式采购订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款。

跟进履约进度：定期与供应商对接，保证按期交付，若遇延期及时协调并反馈至申请人及相关部门。

结果反馈：采购完成后，将供应商名称、实际成交价、交付日期等信息录入系统，同步更新《采购执行台账》，并通过OA系统通知申请人确认收货。

第七步：归档与复盘

操作主体：采购部、财务部

操作内容：

资料归档：将《采购申请审批单》《采购订单》《验收单》《发票》等资料整理归档，保存期限不少于3年。

流程复盘：每季度对采购审批效率、成本控制效果进行复盘，优化流程瓶颈（如减少审批环节、简化紧急采购流程等）。

采购申请审批单模板

基本信息

申请单号

（系统自动）

申请部门

申请人

*

联系方式

（内部分机号）

申请日期

年月日

采购类别

□办公物资□生产原材料□固定资产□服务类□其他（请注明）

采购明细

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

（需详细说明使用场景、必要性，如“用于项目办公设备更新”）

期望交付日期

年月日

紧急程度

□常规□紧急（紧急原因：_________________）

附件清单

□《设备配置需求表》□《服务需求说明书》□《比价依据》□《预算调整申请表》□其他：_________

审批流程

审批人

审批意见

审核日期

签字

部门负责人审核

*

财务部审核

*

采购部审核

*

分管领导/最终审批

*

执行信息

最终供应商

（采购完成后填写）

实际成交价（元）

订单号

交付日期

验收人

*

验收结果

□合格□不合格（不合格说明：_________________）

关键使用规范与风险提示

一、信息填写规范

申请单中“物品/服务名称”“规格型号”“数量”“用途说明”等核心信息必须真实、准确、完整，模糊表述（如“一批办公用品”“类似设备”）将导致审核驳回。