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文档管理资料归档分类指引书

前言

为规范组织内部文档资料的收集、整理、归档与利用工作，保证文档的系统化、标准化管理，提高资料检索效率与信息安全性，依据《_________档案法》及组织内部管理制度，特制定本指引书。本指引适用于组织各类业务文档、管理文档、项目文档等资料的归档分类全流程，旨在明确操作规范、统一管理标准，为日常工作与决策提供有效的信息支撑。

一、适用范围与工作目标

（一）适用范围

本指引适用于组织内各部门、各项目组在运营过程中形成的具有保存价值的各类纸质及电子文档，包括但不限于：

管理类制度、流程、会议纪要、工作计划与总结；

业务类合同、协议、客户资料、招投标文件；

项目类立项报告、进度计划、验收报告、成果资料；

人力资源类招聘记录、劳动合同、培训档案、绩效考核材料；

财务类预算报表、费用凭证、审计报告（涉密财务文档按专项规定执行）；

其他需长期或短期保存的具有参考价值的资料。

（二）工作目标

规范管理：统一文档分类与归档标准，避免资料散乱、遗失；

高效检索：建立清晰的文档索引体系，实现快速定位与调取；

安全保密：明确文档保管权限与责任，防止信息泄露或损坏；

合规追溯：保证文档管理符合法规要求，支持审计与历史追溯需求。

二、文档归档分类全流程操作步骤

（一）步骤1：文档收集——明确范围与责任

操作要点：

收集范围：按照“应归尽归、及时完整”原则，对部门/项目在周期内形成的各类文档进行梳理，重点收集具有凭证、参考、保存价值的原始资料（如合同正本、会议决议、项目验收报告等），临时性、过程性草稿可选择性归档。

责任分工：

各部门/项目组指定专人（如“文档联络员某”）作为资料收集第一责任人，负责本单元文档的初步整理与汇总；

文档管理员某负责对接各部门，定期收集归档资料，对缺失或不符合要求的文档及时反馈补充。

收集时限：

月度/季度类文档：次月/次季度首5个工作日内完成收集；

项目类文档：项目结束后10个工作日内完成收集；

年度总结类文档：次年1月15日前完成收集。

（二）步骤2：分类划分——科学分层与命名

操作要点：

分类原则：采用“一级分类+二级分类+三级分类”层级结构，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。一级分类按业务属性划分，二级分类按文档类型划分，三级分类按具体用途或项目划分（可根据组织规模调整层级深度）。

分类示例（以企业为例）：

一级分类

二级分类

三级分类（示例）

管理类

制度流程

行政管理制度、财务管理制度、人力资源制度

管理类

会议纪要

总经理办公会、部门周例会、专题会议

业务类

合同协议

采购合同、销售合同、服务合同

业务类

客户资料

客户档案、供应商档案、合作伙伴档案

项目类

立项阶段

项目建议书、可行性研究报告、立项批复

项目类

实施阶段

进度计划、会议纪要、变更申请

项目类

验收阶段

验收报告、成果交付物、项目总结

文档命名规则：统一采用“[一级分类]-[二级分类]-[三级分类]-[年份/项目名称]-[流水号]”格式，例如：“管理类-制度流程-人力资源制度-2023-001”。电子文档命名需与纸质文档保持一致，后缀注明格式（如.docx、.pdf）。

（三）步骤3：编码编制——唯一标识与索引

操作要点：

编码规则：采用“字母+数字”组合编码，保证每份文档具有唯一识别码，结构为：

一级分类编码：用1位字母表示（如M=管理类、Y=业务类、X=项目类、R=人力资源类、C=财务类）；

二级分类编码：用2位数字表示（如01=制度流程、02=会议纪要）；

年份编码：用4位数字表示（如2023）；

流水号编码：用3位数字表示，按年度从001开始递增。

示例：M-01-2023-001表示“管理类-制度流程-2023年度第1号文档”。

编码管理：文档管理员某负责建立《文章样式登记表》，对新分配的编码进行登记与公示，避免重复使用；部门新增分类需提前申请，由文档管理小组审核后确定编码。

（四）步骤4：归档整理——规范装订与清点

操作要点：

纸质文档整理：

检查文档完整性，缺失页需补充并注明原因；

去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用无酸纸袋或文件夹装订，每份文档单独成册，厚度不超过2cm；

在文档首页右上角标注归档编码，填写《文档归档登记表》（详见第三部分表格模板）。

电子文档整理：

按分类建立电子文件夹结构，层级与分类规则一致；

电子文档需转换为通用格式（如PDF），避免因软件版本导致无法打开；

重要电子文档需刻录光盘或存储至加密服务器，同时备份两份（异地+本地）。

（五）步骤5：移交保管——明确流程与责任

操作要点：

移交手续：

各部门/项目组将整理好的文档（纸质+电子）移交至档案室，填写《文档移交清单》，双方签字确认；

档案室接收后，对文档数量、编码、完整性进行核对，无误后在清单上签字并留存一份备查。

保管要求：

纸