企业会议管理自动化申请审批流程.docVIP

企业会议管理自动化申请审批流程工具指南

一、适用范围与常见场景

本流程适用于企业内部各类会议的申请、审批、组织及后续管理，覆盖日常工作会议、项目评审会、跨部门协调会、临时决策会等场景。当员工需发起会议时，可通过系统或标准化模板提交申请，经相关负责人审批后自动完成会议室预订、参会人员通知等环节，保证会议安排规范、高效，避免资源冲突或流程疏漏。

二、全流程操作指引

1.会议申请发起

操作主体：会议申请人（通常为会议发起人或组织者）。

操作步骤：

明确会议基本信息：申请人需确定会议名称、目的、预计时间（起止时间，精确到分钟）、地点（可选择线上/线下，线下需明确会议室编号，线上需注明平台及参会方式）、形式（如现场会议、视频会议、电话会议）。

梳理会议内容：填写会议核心议题、主要议程（按顺序列出讨论事项及预计时长）、需达成的目标（如决策输出、问题同步、任务分配等）。

确定参会人员：列出主持人、记录人及所有参会人员（需注明部门及职务，跨部门会议需协调各参会人时间availability）。

确认所需资源：如需特殊设备（投影仪、麦克风、视频会议终端等）、物料（纸质资料、茶歇等）或外部人员参与，需在申请中注明。

提交申请：通过企业会议管理系统或标准化电子表单提交上述信息，相关附件（如会议议程草案、需讨论的文档等）。

2.多级审批流转

操作主体：系统根据会议级别自动匹配审批人，或按预设流程逐级审批。

审批层级及权限（企业可根据实际组织架构调整）：

部门内部会议：仅需直属部门经理审批，重点确认会议必要性及部门内时间协调。

跨部门会议：需经发起部门经理审批后，流转至所有参会部门负责人会签，保证各部门知晓且无时间冲突。

企业级重要会议（如战略研讨会、年度总结会）：需经分管副总审批，最终由总经理或总经理办公室终审。

资源审批：如涉及特殊设备、会议室升级或外部人员费用，需同步提交至行政部或财务部审批（系统可并联或串联审批）。

审批时限要求：

部门经理/负责人：需在收到申请后2个工作小时内完成审批，紧急会议（如突发问题处理）需在1小时内响应。

分管领导/总经理：需在收到申请后1个工作日内完成审批，重大会议可延长至2个工作日。

超时未审批系统自动提醒，若审批人因出差等原因无法处理，需委托授权人代为审批。

3.审批通过后会议准备

操作主体：行政部（或会议室管理员）、会议申请人、IT支持部门。

自动触发动作：

会议室预订：系统根据审批通过的地点信息，自动锁定对应会议室（若冲突则提示申请人调整），并发送预订确认至申请人及行政部。

参会人员通知：系统自动向所有参会人发送会议邀请（含会议时间、地点/、议程、所需准备材料），支持日历自动同步（如企业Outlook等）。

资源协调：若申请中包含特殊设备或物料，行政部/IT部根据审批结果提前准备，并在会议开始前30分钟完成设备调试（如视频会议平台测试、投影仪连接）。

4.会议执行与记录

操作主体：主持人、记录人。

关键动作：

会议签到：线下会议可通过会议室门口扫码签到，线上会议可通过会议平台统计参会人员，系统自动签到表。

议程把控：主持人需严格按照审批通过的议程推进，控制各环节时长，保证会议高效。

会议记录：记录人需实时讨论要点、决议事项、负责人及完成时限，会后24小时内整理成《会议纪要》，经主持人确认后提交至系统。

5.会后归档与闭环

操作主体：会议申请人、行政部。

操作步骤：

资料归档：《会议纪要》、签到表、相关附件等资料统一至企业知识管理系统，按“年份-月份-会议类型”分类存储，便于后续查阅。

任务跟踪：系统自动从《会议纪要》中提取待办事项，推送给对应负责人，设置截止时间提醒；逾期未完成的，系统自动升级提醒至部门负责人。

会议评估：可选环节，参会人员可通过系统对会议效率、议程合理性等进行匿名评分，行政部定期分析反馈，持续优化会议管理。

三、会议申请审批表模板

基本信息

会议名称

例：项目Q3进度评审会

会议目的

例：同步项目当前进展，识别风险点，明确Q4重点任务

申请部门

例：产品研发部

申请人

*经理（）

联系方式

（内部系统通讯录可直接查询，无需填写具体信息）

会议安排

预计时间

2024年X月X日14:00-16:00（共2小时）

会议地点

线下：总部大楼A座1203会议室；线上：腾讯会议（会议号：X-）

会议形式

现场会议+线上同步（异地同事参会）

主持人

*总监（）

记录人

*专员（）

参会人员

序号

部门/职务

1

产品研发部/经理

2

市场营销部/总监

3

技术支持部/工程师

会议议程

（按时间顺序列出，注明每项议题预计时长）

14:00-14:10

项目整体进度汇报（负责人：）

14:10-14:40

各模块风险点讨论及应对方案（负责人：赵六）

14:40-15:20