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采购订单审核流程模板：采购成本控制及合规性检查指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业内部采购部门、财务部门、审计部门及相关业务部门，针对各类采购订单（含商品采购、服务采购、工程采购等）的审核流程，重点规范采购成本控制与合规性检查环节。适用于以下场景：

新供应商合作前的订单审核；

大额或高价值采购订单的专项审核；

预算执行过程中的成本动态监控；

审计或合规检查时的流程追溯。

通过标准化流程，保证采购活动在合理成本范围内符合企业制度及外部监管要求，降低采购风险。

二、采购订单审核与成本控制操作流程

（一）需求发起与初步审核

责任岗位：需求部门负责人、采购专员*

操作说明：

需求部门提交《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付日期及预算金额，并附技术规格书或市场调研报告（如适用）。

采购专员*核对需求信息的完整性，重点检查：

需求是否与部门年度预算匹配；

规格描述是否清晰，避免模糊表述（如“优质”“高端”等）；

是否存在可替代的现有资源或更优方案（如复用闲置设备、租赁代替采购等）。

需求部门负责人*对需求的必要性及合理性签字确认，初步审核通过后流转至采购部门。

（二）供应商选择与订单创建

责任岗位：采购专员、供应商管理专员

操作说明：

采购专员*根据需求类型启动供应商选择流程：

标准化商品：优先从合格供应商库中选择，对比至少3家供应商的报价、交期、资质；

定制化服务/非标品：组织技术部门、使用部门参与供应商评估，重点考察供应商的业绩、技术能力、售后服务。

供应商管理专员*审核供应商资质（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），保证供应商在有效期内且无不良记录。

采购专员*基于比价结果和谈判情况，填写《采购订单草稿》，包含供应商信息、采购明细（含单价、总价）、交货条款、付款方式、质量标准等关键条款，保证与采购合同（如签订）一致。

（三）采购成本专项审核

责任岗位：成本控制专员、财务审核

操作说明：

成本控制专员*对采购订单进行成本结构分析，重点检查：

价格合理性：对比历史采购价格、市场价格指数（如行业公开数据、第三方平台报价），分析单价波动是否在合理区间（如波动超过5%，需供应商提供书面说明）；

成本构成完整性：是否包含运费、保险、税费、安装调试费等隐性成本，避免漏项导致实际支出超预算；

批量折扣适用性：核对采购数量是否达到供应商承诺的折扣阈值，未达到时需确认是否仍有必要执行该价格。

财务审核*复核预算执行情况：

订单总金额是否不超过部门剩余预算；

跨期预算采购是否经财务总监*审批；

大额采购（如超过10万元）是否履行“三重一大”决策程序（如需）。

成本控制专员*填写《采购成本分析表》，标注成本控制要点及异常情况，与订单草稿一并流转至合规性检查环节。

（四）合规性全面检查

责任岗位：合规专员*、法务专员（如需）

操作说明：

合规专员*对照《采购管理制度》《供应商管理规范》及相关法律法规，逐项检查订单合规性：

合同条款合规性：检查订单条款是否与采购合同一致，特别是违约责任、知识产权、保密条款等是否完备；

采购流程合规性：确认是否履行了必要的审批流程（如需求审批、供应商选择审批、大额采购审批）；

资质文件完整性：核对供应商资质、产品合格证、检测报告（如需）是否随订单附件齐全；

利益冲突排查：确认采购经办人*与供应商无关联关系（如亲属持股、兼职等），必要时签署《利益冲突声明书》。

涉及重大合同或高风险采购（如涉及进出口、特种设备等），法务专员*需对法律条款进行专项审核，出具《法律风险评估意见》。

合规专员在《采购订单合规性检查清单》中标注检查结果，对不符合项要求采购专员限期整改，整改后重新审核。

（五）终审与订单下达

责任岗位：采购经理、分管副总

操作说明：

采购经理汇总成本控制及合规性检查结果，对无异常的订单签署审批意见；对存在争议的问题，组织成本控制专员、合规专员、需求部门负责人召开协调会，形成解决方案。

分管副总*对最终订单进行终审，重点关注：

成本控制措施是否落地；

合规风险是否已有效规避；

采购目标是否与企业战略一致（如关键物料供应稳定性）。

终审通过后，采购专员*在ERP系统中正式创建采购订单，同步发送供应商及相关部门（仓库、财务、需求部门），并跟踪订单执行进度。

三、配套模板表格示例

表1：采购订单审核表

订单编号

ZC-2024-X

采购部门

采购一部

需求部门

生产部

申请人

张*

供应商名称

科技有限公司

联系人

李*

采购物品

数控机床（型号-2000）

单位

台

数量

2

单价

45.00万元

总金额

90.00万元

预算科目

设备购置费

成本控制审核意见

对比历史采购价（2022年同型号52万元/台），本次降价13.5%，供应商提供原材料降价证明，成本控制有效。审核人：王