采购申请审批单模板物资需求及预算审核版.docVIP

采购申请审批单（物资需求及预算审核版）

一、适用范围与应用场景

新项目启动需采购配套物资；

日常办公物资（如文具、耗材）的补充申请；

设备更新、维修或固定资产购置；

活动或临时性任务所需物资采购。

通过标准化审批流程，保证采购需求合理、预算合规，避免资源浪费，提升采购效率。

二、审批流程操作指南

步骤1：需求发起与信息填写

操作人：物资需求部门申请人（如部门的员工）；

操作内容：

填写《采购申请审批单》中“基本信息”部分（申请单号、申请人、所属部门、申请日期、联系方式等）；

详细填写“物资需求明细”，逐项列明所需物资的名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价及总价，并说明用途（如“用于项目研发”“日常办公消耗”等）；

如有技术参数要求（如设备功能、材质标准），需在“备注”栏或附件中说明，并附相关技术文档（如产品说明书、图纸等）。

注意事项：需求数量及预估单价需基于实际需求估算，避免虚报；用途描述需清晰具体，便于审核部门判断需求合理性。

步骤2：部门负责人初审

操作人：需求部门负责人（如部门经理）；

操作内容：

核查申请内容的真实性、必要性，确认物资用途是否与部门工作计划匹配；

审核需求数量是否合理，是否存在重复采购或可替代物资（如现有物资可修复使用，需说明理由）；

审批通过后，在“部门负责人审核”栏签字并注明日期，如不通过需注明原因并退回申请人修改。

注意事项：部门负责人需对本部门采购需求负直接责任，保证需求符合部门预算及工作优先级。

步骤3：财务部门预算审核

操作人：财务部门审核人员（如财务主管）；

操作内容：

核查申请物资的预算科目是否正确（如“办公费”“研发费用”“固定资产”等）；

对比部门年度预算及预算余额，确认本次采购预算是否充足；

审核预估总价的合理性（如参考市场价格历史数据、供应商报价等），必要时要求申请人补充比价资料；

审批通过后，在“财务预算审核”栏签字并注明日期，如预算不足或价格不合理，需注明意见并退回申请人调整。

注意事项：财务部门需严格把控预算合规性，避免超预算采购；对大额采购（如超过元），需要求提供至少3家供应商的报价单作为附件。

步骤4：技术/使用部门确认（如需）

操作人：技术部门、使用部门或专业岗位人员（如技术工程师、设备管理员）；

操作内容：

针对专业性较强的物资（如生产设备、IT硬件等），审核规格型号、技术参数是否符合使用要求；

确认现有同类物资是否可满足需求，或是否有性价比更高的替代方案；

审批通过后，在“技术/使用部门确认”栏签字并注明日期，如不通过需明确技术层面的修改意见。

注意事项：技术部门需从专业角度保障物资的适用性，避免因参数不符导致采购闲置或重复采购。

步骤5：上级领导审批

操作人：分管领导或总经理（根据采购金额及公司权限规定确定，如分管副总、总经理）；

操作内容：

综合审核需求必要性、预算合理性及审批流程完整性；

对于大额或重要物资采购，需结合公司战略目标及年度计划进行审批；

审批通过后，在“上级领导审批”栏签字并注明日期，最终审批通过后，审批单流转至采购部门执行采购。

注意事项：领导审批需关注采购事项的优先级及对公司整体资源的影响，保证采购决策符合公司利益。

三、采购申请审批单（模板）

基本信息

申请单号

（由行政部门或采购部门统一编制，如CG-YYYY-X）

申请人

所属部门

申请日期

年月日

联系方式

物资需求明细

序号

1

2

…

预算审核信息

预算科目

申请预算金额

部门预算余额

审批意见

部门负责人审核

财务预算审核

技术/使用确认

上级领导审批

附件清单

（如有，请列明，如：供应商报价单、技术参数表、旧设备报废证明等）

四、使用与审核要点提示

信息填写规范：申请单中“物资名称”“规格型号”“用途说明”等字段需填写完整、准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”应具体到“A4纸500张、签字笔100支”）；预估单价需参考近期市场价或历史采购数据，偏差过大会导致审核延误。

预算与合规性：采购需严格控制在年度预算内，超预算申请需提前提交预算调整说明；严禁采购与工作无关的物资，或通过拆分订单规避审批流程。

审批时限要求：各部门需在收到审批单后2个工作日内完成审核，紧急采购（如应急维修物资）需在申请单中标注“紧急”字样，并同步通过电话或邮件提醒审批人加快流程。

附件管理：技术复杂或金额较大的采购，需附供应商报价单、技术参数对比表等附件，保证审核依据充分；审批完成后，申请单及附件由采购部门统一存档，存档期限不少于3年。

变更与撤销：若审批过程中需修改需求或预算，需撤回原申请单并重新提交，避免在已审批单上涂改；采购执行前，若需求发生变更，需及时通知采购部门暂停采购并重新审批。