质量管理体系检查与改进记录表.docVIP

质量管理体系检查与改进记录表工具指南

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类组织开展质量管理体系内部审核、外部审核（如客户审核、认证机构审核）、日常过程巡查、专项问题排查等活动时的检查记录与改进跟踪。通过系统化记录检查发觉的问题、分析原因、制定并验证改进措施，可帮助组织实现质量问题的闭环管理，持续优化管理体系运行有效性，保证产品/服务符合要求，提升客户满意度和组织绩效。

二、标准化操作流程

步骤1：明确检查目标与范围

根据检查类型（如体系审核、过程监督、客户投诉复查等），确定本次检查的核心目标（如验证过程控制有效性、排查潜在风险点、评估纠正措施落实情况等）。

划定检查范围，包括涉及的部门、过程、标准条款（如ISO9001标准条款）、产品/服务类别等，保证检查边界清晰。

步骤2：准备检查依据与工具

收集检查依据，包括质量管理体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书）、法律法规、客户要求、行业标准等。

准备检查工具，如检查清单（可基于标准条款或过程节点设计）、记录表格（本工具）、测量设备（如适用）、拍照/记录设备等。

步骤3：实施现场检查与记录

按照检查计划与检查清单，通过现场观察、文件查阅、人员访谈、数据验证等方式逐项检查。

对检查中发觉的不符合项或观察项，即时记录具体问题描述（包括客观事实、证据来源，如“某工序操作记录未签字，记录编号为”），避免主观判断。

步骤4：问题分类与原因分析

将检查结果分为“符合项”“不符合项”“观察项”（可选）。“不符合项”需明确违反的具体条款或文件要求；“观察项”为潜在改进点，可不要求立即整改。

对不符合项组织责任部门进行原因分析，可采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等工具，从人、机、料、法、环、测等维度定位根本原因（如“操作人员未接受新版文件培训”）。

步骤5：制定与批准改进措施

责任部门根据原因分析结果，制定针对性改进措施，明确措施内容、完成时限、责任人（如*工）及所需资源。

改进措施需满足“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关、有时限），如“2024年X月X日前完成*工的新版文件培训，并留存培训记录”。

由质量管理部门或指定人员审核改进措施的可行性，批准后实施。

步骤6：跟踪落实与验证

责任部门按计划落实改进措施，质量管理部门定期跟踪进度（如通过周例会、进度表跟踪）。

完成后，质量管理部门组织验证（如现场复核、记录审查、效果评估），确认措施是否有效解决问题（如“操作记录已签字，连续抽查3份均符合要求”）。

验收通过后，在记录表中标注“验证关闭”；若未达标，重新制定措施并跟踪。

步骤7：记录归档与总结改进

将完整的检查记录、原因分析、改进措施、验证结果等整理归档，保存期限符合体系文件要求（如至少3年）。

定期（如每季度/每年）汇总分析检查数据，识别重复发生的问题或系统性薄弱环节，输入管理评审，推动体系持续优化。

三、记录表模板结构说明

以下为质量管理体系检查与改进记录表的核心模板可根据组织实际需求调整列项：

基本信息

记录编号

QMS-检查-2024-X

检查主题

如“生产过程质量控制审核”“文件管理规范性检查”

检查日期

YYYY年MM月DD日

检查范围

如“车间、工序、质量手册第5章”

检查依据

如“ISO9001:2015标准、公司《过程控制程序》QG/-2023”

检查组成员

组长、组员、*记录员

被检查部门/区域

如“生产部、质检部、仓储中心”

检查项目与记录详情

改进与跟踪

序号

检查内容（标准条款/文件要求）

——

——————————

1

《生产作业指导书》要求操作前需检查设备参数，记录编号为SOP-2023-05

2

仓库物料标识需包含“名称、规格、批次、状态”

…

…

总结与改进建议

本次检查共发觉问题X项，不符合项X项，观察项X项，已完成整改X项，关闭率%。重复发生问题：无/如“操作记录规范性”（需专项改进）。

建议：1.加强操作人员文件培训；2.优化仓库标签模板，纳入批次管理；3.每月抽查操作记录执行情况。

四、使用关键要点提示

记录客观性：问题描述需基于事实，避免使用“可能”“大概”等模糊词汇，应明确时间、地点、人物、事件（如“2024年X月X日10:00，*工在工序未按SOP要求使用量具，记录编号为OP-2024-045”）。

原因分析深度：避免仅停留在表面原因（如“员工疏忽”），需深挖管理、流程、资源等系统性原因（如“操作培训未覆盖新版SOP变更内容，缺乏考核机制”）。

措施可操作性：改进措施需具体到“做什么、谁来做、何时完成”，避免空泛表述（如“加强培训”应细化为“部门于X月X日前组织主题培训，覆盖人员，留存签到表和考核记录”）。

跟踪闭环管理：对未按期完成或验证无效的措施，需升级跟踪（如部门负责人督办、纳入绩效考核），保证问题真正解决，避免