企业办公设备及资产管理表格.docVIP

企业办公设备及资产管理通用工具指南

一、适用场景与业务环节

本工具适用于企业内部办公设备及固定资产的全生命周期管理，覆盖从设备采购入库到最终报废的各个环节，具体包括：

新设备入库登记：采购设备到货后，完成验收、信息建档及入库操作；

设备领用与分配：员工或部门申领设备时，记录领用信息、明确使用责任；

设备内部调拨：因部门调整或人员变动，设备在不同部门或使用人间转移时更新状态；

故障维修与保养：设备出现故障或需定期维护时，记录维修过程、费用及处理结果；

资产盘点与核对：定期对现有设备进行清点，保证账实一致，排查闲置或异常设备；

设备报废处置：达到使用年限或无法修复的设备，完成报废审批及注销流程。

二、全流程操作步骤详解

（一）设备入库管理

验收与核对

设备到货后，行政部门（或采购部门）对照采购订单，核对设备名称、型号、数量、规格参数及供应商信息是否一致；

检查设备外观是否完好、配件（如电源线、说明书等）是否齐全，确认无误后填写《设备验收单》。

信息登记

根据验收结果，在资产管理系统中录入设备基本信息，唯一“资产编号”（规则建议：部门代码-设备类别-年份-流水号，如“HR-PC-2023-001”）；

填写《办公设备及资产登记表》（模板见第三部分），包括购置日期、原值、供应商、保修期限、存放位置等关键信息。

标签张贴

打印包含资产编号、设备名称、购置日期的资产标签，粘贴于设备显著位置（如电脑主机背面、办公桌侧面等），便于后续识别与管理。

（二）设备领用管理

提交申请

需用部门或员工填写《设备领用申请表》，注明申领设备类型、数量、用途、预计使用期限及申请人信息，部门负责人签字确认。

审批流转

行政部门根据审批权限（如单台设备价值低于元由部门经理审批，高于元由分管领导审批）进行审核，确认领用合理后签字批准。

领用登记

申请人携带审批后的《设备领用申请表》至行政部门办理领用手续，核对设备信息后签字领取；

行政人员在《办公设备及资产登记表》中更新“使用部门”“使用人”“领用日期”等信息，并将领用记录同步至资产管理系统。

（三）设备调拨管理

发起调拨

因工作需要（如员工调动、部门合并等），设备需从当前使用人/部门转移时，由原使用部门或新使用部门提交《设备调拨申请表》，注明调拨原因、设备资产编号、原使用部门/人、新使用部门/人及调拨日期。

审批与交接

原使用部门负责人及新使用部门负责人审批同意后，三方（原使用人、新使用人、行政部门）共同核对设备状态，确认无损坏后签字确认；

行政人员在《办公设备及资产登记表》中更新“使用部门”“使用人”“调拨日期”，并在系统中同步变更设备状态。

（四）设备维修与保养管理

故障报修

设备使用人发觉故障后，填写《设备维修申请表》，描述故障现象、发生时间及影响范围，提交至行政部门。

维修处理

行政部门根据故障类型（如保修期内联系供应商维修，保修外委托第三方维修）安排维修，记录维修单位、维修费用、维修周期及更换配件（如有）。

结果确认

维修完成后，使用人确认设备恢复正常使用，在《设备维修申请表》上签字；行政人员更新设备状态（如“维修中”改为“在用”），并将维修记录归档。

（五）资产盘点管理

制定盘点计划

行政部门每年至少组织1次全面盘点（可结合半年度抽盘），明确盘点时间、范围（部门/设备类型）、参与人员（行政部门、财务部门、各部门指定人员）及分工。

实地清点

盘点人员对照《办公设备及资产登记表》，逐项核对资产编号、设备名称、数量、使用人及存放位置，记录盘点结果（如“账实一致”“盘盈”“盘亏”“闲置”等）。

差异处理与更新

对盘盈、盘亏或状态异常的设备，查明原因并形成《盘点差异报告》，经审批后调整资产台账；更新《办公设备及资产登记表》及系统数据，保证账实相符。

（六）设备报废管理

报废申请

设备达到使用年限（如电脑通常5-8年）、无法修复或维修成本过高时，由使用部门提交《设备报废申请表》，注明设备资产编号、报废原因、原值、使用年限及报废申请人。

技术鉴定与审批

行政部门组织技术人员对设备进行鉴定，确认符合报废条件后，按审批权限（如部门负责人、分管领导、总经理）逐级报批。

处置与注销

审批通过后，行政部门联系合规回收机构或按企业规定处置报废设备（如残值评估、拆解等），获取处置证明；

在《办公设备及资产登记表》中标注“已报废”及报废日期，同步更新资产管理系统，完成资产注销。

三、通用模板表格设计

表1：办公设备及资产登记表（总表）

资产编号

设备名称

型号规格

资产类别

购置日期

原值（元）

供应商

保修期

使用部门

使用人

存放位置

当前状态

备注

HR-PC-2023-001

联想台式机

ThinkCentreM700

办公设备

2023-03-15

4500

科技公司

3年

行政部

张*

301办公室

在用

无

HR-