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企业采购管理标准操作手册

一、前言

本手册旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节职责分工，保证采购活动合规、高效、透明，有效控制采购成本，保障采购物资与服务的质量，满足企业生产经营需求。手册适用于企业各部门所有类型的采购行为，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、固定资产采购、服务采购等。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

部门范围：企业各职能部门、生产部门、项目组等需对外采购物资或服务的单位。

采购类型：

日常类采购：办公用品、低值易耗品等；

生产类采购：原材料、零部件、设备配件等；

资产类采购：机器设备、办公设备、车辆等；

服务类采购：咨询服务、技术服务、运维服务等。

（二）典型应用场景

新项目启动：某项目组需采购一批实验设备，需从需求确认到最终验收的全流程操作。

日常办公补充：行政部因纸张、笔墨等办公用品消耗，需进行批量采购。

生产原料紧急采购：生产部因原料库存不足，需紧急采购一批保障生产的原材料。

三、采购全流程操作规范

（一）第一步：采购需求确认与提报

需求发起

申请人（部门负责人或指定人员）根据部门实际需求，填写《采购需求申请表》（模板见第四章），明确物资/服务名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息。

需求描述需具体、清晰，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品类、数量、品牌要求等）。

需求审核

部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点确认需求是否符合部门工作计划、预算是否在可控范围内。

审核通过后，提交至采购部门；需求不通过时，需注明原因并退回申请人修改。

（二）第二步：采购计划制定与审批

采购计划编制

采购部门收到《采购需求申请表》后，汇总各部门需求，结合库存情况、市场供应情况，编制《采购计划表》，明确采购内容、预算总额、采购方式、时间节点等。

计划审批

采购计划按审批权限逐级报批：一般采购由采购部门负责人审批；大额采购（如单笔超过10万元）需提交至分管副总及总经理审批。

审批通过后，启动采购执行环节；未通过需说明原因并调整计划。

（三）第三步：供应商选择与管理

供应商寻源

采购部门根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商。

公开招标：适用于金额较大、标准化的采购项目，通过企业官网、招标平台发布招标公告；

询价比价：适用于金额较小、技术简单的采购项目，至少向3家合格供应商询价并留存比价记录；

单一来源采购：仅适用于因特殊原因（如专利、独家代理）只能从唯一供应商采购的情况，需提供专项说明并审批。

供应商资质审核

对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、生产/经营规模、供货能力、质量体系、信誉等进行审核，保证供应商具备合法供货资格。

供应商评估与选定

组织由采购部门、使用部门、财务部门组成的评审小组，根据“质量优先、价格合理、服务保障”原则，综合评估供应商报价、资质、供货周期、售后服务等，形成《供应商评估表》，选定中标/合作供应商。

（四）第四步：采购合同签订

合同拟定

采购部门根据选定供应商信息及采购需求，拟定采购合同，明确双方权利义务、物资/服务规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

合同条款需符合《_________民法典》及相关法律法规，避免歧义。

合同审批与签订

合同按审批权限报批：一般合同由采购部门负责人、法务部门（如设）审核后签订；重大合同需经分管副总、总经理审批，并由法定代表人或授权代表签订。

合同一式三份（采购部门、供应商、财务部门各执一份），电子版与纸质版具有同等效力。

（五）第五步：订单下达与执行跟踪

订单下达

采购部门根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物资/服务信息、交付时间、交付地点、联系人等，要求供应商按订单履约。

执行跟踪

采购专员定期跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/备货情况、物流安排，保证按时交付。

若出现可能延迟交付的情况，供应商需提前3个工作日通知采购部门，协商解决方案并报备相关负责人。

（六）第六步：物资/服务验收

验收准备

物资/服务到达后，采购部门通知使用部门、质检部门（如设）共同参与验收，准备相关验收工具（如检测设备、清单）。

验收实施

数量验收：核对物资/服务数量是否与订单、合同一致，清点件数、重量等；

质量验收：根据合同约定的质量标准（如国家标准、行业标准、技术参数）进行检验，对不符合标准的物资/服务，当场拍照记录并拒收；

服务验收：对于服务类采购（如设备运维），需验证服务内容是否符合合同约定，服务效果是否达到预期。

验收结果确认

验收合格后，验收人员共同签署《采购验收单》，注明验收时间、结果、参与人员；验收不合格时，需出具《不合格品处理单》，明确处理方式（如退货、换货、索赔），并通知供应商限期整改。

（七）第七