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合同管理制度

引言：合同管理制度是企业规范经营行为、防范法律风险、提升管理效率的重要工具。随着市场竞争加剧和交易模式多元化，企业对合同管理的精细化要求日益提升。为保障交易安全、优化合同履行、提高资源利用效率，特制定本制度。该制度适用于公司所有涉及采购、销售、合作、投资等经济活动的合同签订与履行过程，核心原则包括合法合规、权责明确、流程规范、风险可控。通过制度化管理，实现合同全生命周期的高效协同与监督，为公司稳健发展提供保障。本制度强调各环节的标准化操作，明确部门职责与协作机制，确保合同管理工作的有序开展。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：合同管理部门作为公司经营管理的关键支撑单位，直接向总经理汇报工作。其核心职责是制定合同管理制度，监督合同履行情况，处理合同纠纷，并参与重大交易的决策支持。该部门需与法务部、财务部、业务部门等紧密协作，确保合同内容符合法律法规要求，同时符合公司战略发展方向。与其他部门的协作关系以信息共享和流程对接为主，通过定期会议和联合评审机制实现高效沟通。

（二）核心目标：短期目标包括建立标准化的合同模板库，实现合同审批流程的电子化，降低合同出错率。长期目标是通过数据驱动的管理方式，提升合同履约效率，降低法律风险敞口。这些目标与公司整体战略紧密关联，例如通过优化合同管理支持业务部门拓展市场，通过风险控制保障公司资产安全。部门需定期向管理层汇报目标达成情况，并根据业务变化调整管理策略。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：合同管理部门采用扁平化管理模式，设置总监、副总监、项目经理、专员等层级。总监负责全面管理，副总监分管不同业务线合同工作。部门内部按行业领域或业务类型划分小组，确保专业性与协同性。汇报关系上，项目经理向副总监汇报，专员向项目经理汇报。关键岗位职责边界清晰，例如总监负责制度制定与重大合同评审，项目经理负责具体合同执行与监控，专员负责流程支持与数据统计。跨部门协作通过联席会议机制实现，例如与法务部联合审核合同条款。

（二）人员配置：部门初始编制为X人，其中总监1人，副总监2人，项目经理X人，专员X人。人员配置需满足专业能力要求，至少具备法律、财务、业务背景的复合型人才。招聘时注重候选人的合同管理经验、风险识别能力及沟通协调能力。晋升机制基于绩效表现与岗位需求，每年评估一次，优秀员工可晋升为项目经理。轮岗机制规定专员每年轮岗一次，熟悉不同业务领域的合同特点，轮岗周期最长不超过X年。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：标准化采购审批流程分为五个阶段。第一阶段由业务部门提交采购需求，部门负责人签字确认；第二阶段提交财务部审核预算，财务总监签字；第三阶段由CEO最终审批，并在合同系统中留痕。销售合同审批流程类似，但需增加法务部法律审核环节。项目合同管理分为三个关键节点。项目启动会需业务、法务、财务部门共同参与，明确合同目标与风险点。中期评审通过定期会议形式进行，评估合同执行进度与潜在问题。结项验收时需完成合同款项核对与归档工作。所有流程节点均需在合同管理系统中记录，确保可追溯。

（二）文档管理：合同文件命名需包含业务类型、签订日期、合同编号等信息，例如“采购-202X-XX-XXX”。电子文件存储于加密服务器，访问权限分级管理，总监拥有最高权限，项目经理可访问本组文件，专员仅限查看权限。纸质合同按业务类型编号归档，每季度整理一次，存放在防火防潮的档案柜中。会议纪要使用统一模板，包括会议时间、参与人员、决议事项、责任人等字段，需在会后X小时内完成整理并上传系统。报告模板分为月度执行报告、季度风险评估报告等，提交时限分别为每月X日前、每季度X日前。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：审批权限分为三级。业务合同由部门负责人审批，金额超过X万元的需副总监审批，重大合同必须经CEO批准。权限授予基于岗位职责与经验，每年审核一次。紧急决策流程适用于突发事件，例如合同对手违约时，可由临时小组直接制定应急方案，但需在执行后X小时内补办审批手续。小组由业务、法务、财务部门各指派X人组成，决策结果需向管理层汇报。

（二）会议制度：部门周会每周X举行，内容包括上周工作总结、本周计划、风险提示。季度战略会每季度一次，讨论合同管理趋势与改进方向。会议决议需形成书面记录，明确责任人及完成时限。决议执行追踪通过系统任务分配实现，系统自动提醒责任人，逾期未完成的需说明理由。重要决议需在24小时内分配责任人，并抄送相关部门负责人，确保执行到位。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：销售部门按客户合同转化率、合同金额增长率等指标评分，技术部门按项目合同准时交付率、变更率评分，部门整体按合同违约率、处理效率评分。评估周期分为月度自评、季度上级评估，自评结果需在每月X日前提交，上级评估结合系统数据与工作表现。评分结果直接影响年