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会议纪要编写及管理标准模板

一、适用场景与价值

常规例会：如部门周会、月度总结会，用于同步工作进展、明确下一步计划；

专题会议：如项目推进会、问题研讨会，聚焦特定议题的讨论与决策；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，用于明确责任边界与协作机制；

决策会议：如战略研讨会、审批会，记录关键决议与执行要求。

通过标准化纪要编写，可实现“会议内容可追溯、行动责任可明确、历史信息可复用”，提升会议效率与组织协同能力。

二、会议纪要全流程操作指南

1.会前准备：奠定记录基础

明确会议目标：提前与主持人沟通，知晓会议核心议题、预期成果及需达成的决议，保证记录方向不偏离；

收集背景资料：梳理会议相关的议题说明、数据报表、上期纪要等材料，供记录时参考；

准备记录工具：根据会议规模选择记录方式（如电子文档、专用纪要模板、录音辅助），提前测试设备（录音笔、电脑等）；

确认参会信息：获取参会人员名单（含姓名、职务、联系方式）、缺席人员及原因，便于纪要中准确标注。

2.会中记录：捕捉关键信息

聚焦核心议题：按会议议程逐项记录，重点关注“讨论内容、不同意见、最终决议、行动项”四大核心要素，避免流水账式记录；

客观呈现观点：对争议性议题，需记录各方主要观点（如“某部门认为需优先解决A问题，另一部门建议同步推进B工作”），不掺杂个人主观判断；

明确决议与行动项：对会议达成的共识，需清晰记录决议内容（如“同意采用方案C作为执行路径”）；对行动项，需同步记录“任务描述、负责人、计划完成时间”三要素（如“**负责完成报告初稿，2023年10月20日前提交”）；

标注待确认信息：对当场未明确的内容（如需进一步核实的数据），标记“待确认”并记录后续跟进人，会后及时补充。

3.会后整理：形成规范文档

核对与补充信息：会议结束后2个工作日内，根据记录内容及录音（如有）核对信息准确性，补充遗漏的关键细节（如数据来源、决议依据）；

结构化梳理内容：按“会议基本信息-议程回顾-讨论与决议-行动项-附件-其他”框架整理纪要，保证逻辑清晰、层次分明；

语言精炼化处理：去除口语化表达、重复内容，用简洁、专业的语言描述（如将“大家觉得这个想法还行”改为“与会人员普遍认可该方案的可行性”）；

初稿提交审核：整理完成后，提交会议主持人或指定负责人审核，保证决议与行动项准确无误。

4.审核与分发：保证落地执行

审核反馈：负责人收到初稿后1个工作日内完成审核，重点核对决议一致性、行动项明确性，如有修改意见需标注并反馈至记录人；

定稿与分发：根据审核意见修订后形成正式纪要，明确分发范围（如全体参会人、相关部门负责人、存档部门），通过邮件、协同平台等渠道发送，并记录分发时间；

归档与管理：正式纪需按“会议名称-日期-版本号”命名（如项目推进会_纪要V1.0”），存储至指定共享文件夹或档案系统，保存期限不少于3年（重要会议可长期保存）。

5.后续跟踪：推动行动落地

行动项提醒：在行动项截止日前3天，通过邮件或系统提醒负责人，保证按时完成；

执行情况复盘：在下期相关会议中，对上期行动项完成情况进行通报，未完成的需说明原因及调整计划；

纪要动态更新：若行动项内容或时间节点发生变更，需及时修订纪要并重新分发，保证信息同步。

三、标准会议纪要模板框架

模块

内容说明

填写示例

会议基本信息

-会议名称：需体现核心议题（如“2023年Q4产品规划研讨会”）-日期/时间：具体到“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”-地点：线下会议室/线上会议-主持人：姓名+职务-记录人：姓名+职务-参会人员：姓名+职务（用“、”分隔）-缺席人员：姓名+职务+原因（如“**（研发经理）：因出差请假”）-会议类型：例会/专题会/决策会等

会议名称：2023年Q4产品规划研讨会日期：2023年10月18日14:00-16:30地点：公司3楼第一会议室主持人：（产品总监）记录人：赵六（产品专员）参会人员：、（市场经理）、（研发经理，请假）、周七（设计主管）会议类型：专题会

会议议程回顾

按会议顺序列出各议题及汇报人，简要说明每个议题的讨论时长和核心结论。

1.Q3产品数据复盘（汇报人：，30分钟）2.Q4功能优先级讨论（汇报人：，60分钟）3.资源分配确认（汇报人：周七，30分钟）

讨论与决议记录

按议题分项记录，包含：-讨论内容：关键观点、数据支撑-不同意见：分歧点及理由（如有）-决议结果：最终共识、决策依据

议题1：Q3产品数据复盘-讨论内容：用户活跃度环比增长15%，但新功能转化率仅3%；**建议优化引导流程。-决议结果：同意由设计团队在10月底前完成引导流程优化方案。议题2：Q4功能优先级-不同意见：市场部主张优先上线“社交分享”功能，研发部认