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采购管理标准化流程及工具包

一、适用范围与应用场景

本工具包适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购管理活动，涵盖办公物资、生产原材料、设备采购、服务外包（如维修、咨询等）等多种场景。无论是常规的周期性采购，还是临时性、紧急性采购需求，均可通过标准化流程规范操作，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，同时降低采购风险，实现资源优化配置。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与提报

操作内容：

需求部门根据业务需要（如新项目启动、物资消耗补充、设备故障更换等），填写《采购需求申请表》，明确物资/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明、期望交付时间等关键信息。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认无误后提交至采购部门。

责任主体：需求部门经办人、部门负责人

输出成果：《采购需求申请表》（经需求部门负责人签字确认）

（二）需求审核与预算确认

操作内容：

采购部门收到《采购需求申请表》后，重点审核：

需求是否符合公司业务规划；

规格型号、数量是否明确合理；

预估单价是否在预算范围内（或是否需要调整预算）。

对于超预算需求，由采购部门协调需求部门调整方案或申请预算追加，报财务部门及分管领导*审批。

审核通过后，采购部门在系统中登记采购需求，启动后续流程。

责任主体：采购专员、采购部门负责人、财务部门、分管领导

输出成果：审核通过的《采购需求申请表》、预算确认文件（如需）

（三）供应商寻源与评估

操作内容：

寻源方式：根据采购金额、物资特性选择合适方式：

公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）或标准化程度高的物资/服务；

邀请招标：适用于3家及以上合格供应商的竞争性采购；

询价采购：适用于金额较小（如＜5万元）、规格明确的物资，至少向3家供应商询价；

单一来源采购：仅适用于唯一供应商或紧急情况（需经分管领导特批）。

供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可等）、过往合作业绩（如有），填写《供应商资质评估表》，重点评估其资质有效性、供货能力、质量保障能力、信誉度等。

供应商筛选：综合价格、质量、交期、服务等因素，形成《供应商候选名单》，报采购部门负责人审批。

责任主体：采购专员、采购部门负责人、需求部门代表*

输出成果：《供应商资质评估表》《供应商候选名单》《询价/比价记录表》（如适用）

（四）采购方式确定与执行

操作内容：

根据采购金额及重要性，确定最终采购方式：

招标采购：按公司招标流程发布招标公告、接收投标文件、组织开标评标，确定中标供应商；

询价采购：对比各供应商报价，选择性价比最优者；

单一来源：说明理由并审批后，直接与选定供应商对接。

采购部门与供应商就技术参数、交付时间、付款方式、违约责任等细节进行沟通，达成一致。

责任主体：采购专员、招标小组（如适用）、需求部门代表*

输出成果：中标通知书（如招标）、采购谈判纪要

（五）订单与下达

操作内容：

采购部门根据确定的供应商及谈判结果，填写《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物资/服务名称规格、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式等条款，经采购部门负责人、财务部门审核后下达给供应商。

供应商收到订单后，需在24小时内确认回传，若有异议需及时沟通解决。

责任主体：采购专员、采购部门负责人、财务部门*

输出成果：《采购订单》（双方签字盖章确认）

（六）物资/服务交付与验收

操作内容：

供应商按订单约定时间交付物资/提供服务，需求部门与采购部门共同进行验收：

物资验收：核对数量、规格型号是否与订单一致，检查外观、包装是否完好，必要时进行质量检测（如送第三方机构）；

服务验收：对照服务标准（如响应速度、完成效果），由需求部门出具服务评价意见。

验收合格后，需求部门、采购部门、供应商三方在《验收单》上签字确认；验收不合格的，需注明问题原因，要求供应商限期整改或更换，整改后重新验收。

责任主体：需求部门经办人、采购专员、供应商代表*

输出成果：《验收单》（正本留存，复印件交财务部门）

（七）付款结算与账务处理

操作内容：

采购部门根据《采购订单》《验收单》《供应商发票》（发票抬头、税号等信息需与公司一致），填写《付款申请表》，附相关单据报财务部门审核。

财务部门核对单据完整性、金额准确性、发票合规性后，按公司付款流程安排付款（如银行转账、承兑汇票等）。

付款完成后，财务部门及时更新应付账款台账，采购部门将付款凭证同步至供应商。

责任主体：采购专员、财务部门审核岗、出纳*

输出成果：《付款申请表》、付款凭证、应付账款更新记录

（八）采购资料归档

操作内容：

采购部门负责收集本次采购全流程资料（含《采购需求申请表》《审批文件》《供应商资质评估表》《询价记录》《采购订单》《验收单》《发票》《付款凭证》