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企业文件存档命名及编号标准模板

一、适用范围与背景

在企业运营过程中，各类文件（如合同、报告、制度、项目资料等）的规范存档是保证信息可追溯、管理高效化的重要基础。本标准模板适用于企业内部各部门、各项目组在文件、审批、归档全流程中的命名与编号管理，旨在统一文件标识规则，避免重复、混乱，提升文件检索效率，同时满足合规性审计、历史数据追溯等业务需求。

二、标准操作流程

（一）文件分类与代码映射

确定文件大类：根据文件性质划分一级分类，如“综合管理类”“财务类”“人力资源类”“项目类”“法务类”等，并赋予固定代码（2位大写字母）。

示例：综合管理类（ZL）、财务类（CW）、人力资源类（RL）、项目类（XM）、法务类（FW）。

细化子类（可选）：针对大类下的文件类型，设置二级分类代码（2位数字），进一步明确文件属性。

示例：综合管理类下的“制度文件”（ZL01）、“会议纪要”（ZL02）；项目类下的“立项报告”（XM01）、“验收报告”（XM03）。

（二）文件命名规则

文件名称需包含“部门代码-子类代码-文件核心内容标识-版本号-日期-责任人”六大要素，保证名称清晰、无歧义。

格式：[部门代码]-[子类代码]-[核心内容标识]-V[版本号]-[YYYYMMDD]-[责任人姓氏缩写]

说明：

部门代码：采用企业内部统一部门代码（如行政部为XZ、财务部为CW）；

子类代码：参考“文件分类与代码映射”中的二级分类；

核心内容标识：简明概括文件主题（如“供应商合同”“年度预算”“招聘计划”），避免特殊字符；

版本号：初始版本为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）；

日期：文件最终定稿日期，格式为YYYYMMDD；

责任人：文件编制人或最终负责人姓氏缩写（如“”为ZS，“”为LS）。

示例：

行政部2023年10月15日发布的《办公用品管理制度》V1.0版，责任人为：XZ-ZL01-办公用品管理制度-V1.0WW

财务部2023年9月20日编制的“Q3季度预算报告”，责任人为赵六：CW-财务报告-Q3季度预算-V1.0ZL

（三）文件编号

文件编号是文件的唯一身份标识，需结合分类代码、年份及流水号，保证全局唯一性。

格式：[一级分类代码]-[年份]-[流水号]

说明：

一级分类代码：对应文件大类的2位字母代码（如ZL、CW）；

年份：文件定稿年份的后2位（如2023年为23）；

流水号：3位数字，按年度内文件顺序从001开始递增，跨年重置。

示例：

综合管理类2023年第5份制度文件编号：ZL-23-005

项目类2024年第12份立项报告编号：XM-24-012

（四）文件存档登记

文件正式存档前，需填写《文件存档登记表》（见模板表格），记录文件名称、编号、分类、责任人、存档日期、存放位置等信息，保证纸质与电子档案同步登记。

（五）归档与检索

纸质档案：按编号顺序存放于指定档案柜，并在档案柜外侧标注分类代码及编号范围（如“ZL-23-001~050”），同时附上存档登记表复印件。

电子档案：按分类代码建立文件夹层级（如“ZL/制度文件/”），文件名与命名规则一致，至企业服务器指定目录，并设置“只读”权限防止误删；定期（如每月）备份至异地存储设备。

三、文件存档登记表模板

文件全称

存档编号

文件分类（大类-子类）

形成部门

责任人

存档日期

存放位置（纸质/电子）

版本号

备注（如关联项目/合同号）

XZ-ZL01-办公用品管理制度-V1.0WW

ZL-23-005

ZL-制度文件

行政部

WW档案柜-01-03（纸质）；服务器/综合管理/制度文件/

V1.0

适用于各部门办公用品申领

CW-财务报告-Q3季度预算-V1.0ZL

CW-23-032

CW-财务报告

财务部

ZL档案柜-05-11（纸质）；服务器/财务部/预算报告/

V1.0

关联2023年度预算审批流程

XM-XM01-项目立项报告-V1.0LB

XM-23-018

XM-立项报告

项目组

LB档案柜-10-02（纸质）；服务器/项目组/项目/

V1.0

项目编号：PR四、关键执行要点

命名统一性：所有文件必须严格遵循命名规则，禁止使用空格、#等特殊字符，避免中英文混用（除非文件本身为多语种版本）。

编号唯一性：同一文件不得重复编号，跨部门协作文件由主要责任部门负责编号，避免编号冲突。

版本控制：文件修订后需更新版本号（如V1.0→V1.1），旧版本文件需单独归档并标注“作废”标识，防止误用。

定期审核：每季度由行政部牵头，组织各部门对文件存档情况进行抽查，保证命名、编号与实际文件一致，