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项目合同管理及审查模板使用指南

一、适用场景与工作背景

与客户/供应商签订项目合作合同时的文本起草与审查；

项目范围、工期、金额等核心要素变更时的合同补充协议管理；

跨部门协作的项目合同内部流转与审批；

项目结束后合同档案的整理与存档。

通过标准化流程，降低合同法律风险，保证项目各方权责清晰，保障项目顺利推进。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同需求发起与信息收集

需求提出：项目负责人根据项目计划，明确合作方（甲方/乙方）、合作内容、项目周期、预算金额等核心要素，填写《合同基本信息登记表》（见表1），发起合同申请。

资料准备：收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）、项目需求说明书、技术规范书等附件，保证信息真实、完整。

（二）合同文本起草

模板选择：根据项目类型（如技术开发、服务外包、采购等），选择对应的标准合同模板，避免直接套用无关模板导致条款缺失。

核心条款填写：重点明确以下内容：

合同主体：全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址等；

项目标的：具体内容、交付标准、验收方式；

权利义务：双方职责、配合义务、知识产权归属；

金额与支付：合同总价、支付节点（如预付款、进度款、尾款比例）、开票信息；

违约责任：违约情形、赔偿计算方式、争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖地）；

保密条款：保密范围、期限及泄密责任。

（三）合同内部审查

部门协同审查：合同起草完成后，依次通过以下环节：

业务部门审查：项目负责人核对项目内容与需求一致性，保证技术参数、交付节点可行；

法务部门审查：重点核查法律条款合规性（如是否违反法律法规、是否存在歧义义）、违约责任合理性、争议解决方式有效性；

财务部门审查：确认金额与预算匹配、支付流程符合公司财务制度、开票信息准确；

分管领导审批：综合各部门意见，对合同整体合理性进行最终确认。

意见反馈与修改：审查部门需在《合同审查意见汇总表》（见表2）中明确标注修改意见，起草人根据意见调整文本，直至所有审查环节通过。

（四）合同外部谈判与签署

谈判沟通：由项目负责人牵头，法务配合与合作方就审查中提出的修改条款进行协商，达成一致后形成最终合同文本。

签署用印：最终合同文本经双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章（或合同专用章）；签署过程需保证文本完整，无空白页或手写涂改（特殊情况需双方盖章确认）。

（五）合同履行与归档

履约跟踪：项目负责人按合同约定履行义务（如交付成果、提交进度款申请），同步记录履约进展，发觉异常（如对方违约）及时上报并留存证据。

变更管理：项目需求变更时，需签订补充协议，明确变更内容、对原合同的影响及费用调整流程，补充协议需通过原审查流程。

档案归档：合同签署后，由行政或档案管理部门统一编号、扫描存档，纸质版合同原件与电子版同步保管，保管期限不少于合同终止后5年。

三、合同管理核心模板表格

表1：合同基本信息登记表

合同编号

项目名称

合同类型（□技术开发□服务外包□采购□其他）

甲方信息

名称：

统一社会信用代码：

法定代表人：

地址/联系方式：

乙方信息

名称：

统一社会信用代码：

法定代表人：

地址/联系方式：

合同核心要素

合同总金额（元）：

币种：□人民币□外币（请注明：____）

履行期限：自_年_月_日至_年__月__日

主要交付成果：

支付方式：□一次性□分期（节点：______）

附件清单

□需求说明书□技术规范□资质证明□其他：______

提交部门

项目负责人：

联系方式：

填写日期

____年__月__日

表2：合同审查意见汇总表

审查环节

审查部门

审查人

审查内容

意见描述

修改建议

是否通过（□是□否）

业务审查

项目部

*经理

项目可行性、需求匹配度

交付周期较原计划缩短10天，需评估资源风险

建议增加“因甲方原因导致延期，乙方有权顺延工期”条款

□是□否

法务审查

法务部

*法务

法律条款合规性

第5条违约责任未约定争议解决前置程序

增加“协商不成的，提交____仲裁委员会仲裁”

□是□否

财务审查

财务部

*主管

金额与支付方式

尾款比例30%偏高，建议调整为20%

按公司《合同管理办法》调整尾款比例

□是□否

分管领导

总经办

*总监

整体合理性

同意按修改意见调整后签署

□是□否

综合意见

最终结论：□通过□不通过（需重新起草）

表3：合同变更与履约跟踪表

合同编号

变更事项（□内容□金额□期限□其他）

变更原因

原合同条款

变更后条款

影响分析

对项目周期：□提前□延长__天对费用：□增加□减少__元

审批流程

业务部门：□同意□不同意（意见：______）法务部：□同意□不同意（意见：______）分管领导：□同意□不同意（意见：______）

履约进展

□正常进行□存在延