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采购需求收集与合同管理工具指南

一、适用工作场景与价值体现

本工具适用于企业内部采购部门、项目团队及跨部门协作场景，旨在解决采购需求分散提报、流程不透明、合同条款不规范、执行进度难跟踪等问题。具体场景包括：

常规采购需求：如办公设备、耗材等标准化物资的采购申请与合同管理；

项目专项采购：如研发项目所需原材料、服务外包等非标采购的全流程管控；

紧急采购需求：需快速响应、缩短审批周期的临时性采购；

跨部门协作：涉及多个部门（如使用部门、财务部、法务部）的采购需求协同与合同会签。

通过标准化流程与工具表单，可提升采购效率30%以上，降低合同纠纷风险，保证采购合规性与成本可控。

二、全流程操作指引

（一）采购需求发起与收集

操作人：需求部门负责人/指定经办人（如**）

关键动作：

填写《采购需求申请表》，明确需求描述、预估数量、预算金额、期望交付时间、技术参数等核心信息；

附上相关支撑材料（如技术规格书、市场调研报告、比价依据等），保证需求可执行；

提交至采购部门初审，同步抄送部门负责人审批。

输出成果：《采购需求申请表》（含附件）

（二）需求审核与立项

操作人：采购专员（如）、财务部（如）、需求部门负责人

关键动作：

采购初审：核查需求描述完整性、预算合理性、技术参数可行性，提出初步审核意见；

财务复核：确认预算是否在部门额度内，是否符合公司成本管控要求；

部门审批：需求部门负责人确认需求必要性，签字同意后立项。

输出成果：审核通过的《采购需求申请表》、采购立项通知书。

（三）供应商寻源与评估

操作人：采购专员（如**）、采购经理（如赵六）

关键动作：

根据需求类型，通过合格供应商库、公开招标、询价比价等方式筛选供应商；

对供应商进行资质审核（如营业执照、行业资质、过往合作业绩等），填写《供应商评估表》；

必要时组织技术部门（如孙七）进行样品测试或现场考察，评估供应商履约能力。

输出成果：《供应商评估表》、候选供应商名单、比价分析报告。

（四）合同拟定与条款确认

操作人：采购专员（如）、法务专员（如周八）、财务部（如）

关键动作：

依据选定供应商信息，使用《合同模板》拟定合同文本，明确标的物、数量、价格、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等核心条款；

法务部审核合同条款的合规性、法律风险，提出修改意见；

财务部审核付款节点与预算匹配度；

采购专员汇总意见修订合同，与供应商最终确认条款。

输出成果：经法务、财务审核通过的合同终稿、供应商盖章的合同草案。

（五）合同审批与签署

操作人：采购经理（如赵六）、分管领导（如吴九）、授权签署人

关键动作：

提交合同至采购经理审批，确认采购流程合规性；

涉及重大金额（如超10万元）或重要项目，需报分管领导最终审批；

审批通过后，由授权签署人（如公司总经理）与供应商正式签署合同，双方各执一份原件。

输出成果：签署生效的合同文本、合同审批记录表。

（六）执行跟踪与归档

操作人：采购专员（如）、需求部门对接人（如）

关键动作：

跟踪供应商生产/备货进度，保证按合同约定时间交付；

需求部门组织验收，填写《验收确认单》，确认数量、质量符合要求；

采购专员凭验收单、合同、发票等资料，协同财务部完成付款流程；

合同执行完毕后，将所有相关文件（需求表、评估表、合同、验收单、付款凭证等）整理归档，建立合同台账。

输出成果：《验收确认单》、合同台账、完整归档资料。

三、核心工具表单模板

（一）采购需求申请表

字段名称

填写说明

需求部门

提出需求的部门（如：行政部、研发部）

需求编号

按年度-部门-序号格式填写（如2024-采购-001）

需求名称

简明描述采购标的（如：笔记本电脑采购、市场调研服务）

需求类型

□物资类□服务类□工程类

需求描述

详细说明标的物的规格、型号、技术参数、用途等

预估数量

需求物品/服务的数量单位（如：台、次、项）

预估金额（元）

含税预估总价，需与预算匹配

期望交付时间

年-月-日（如：2024-06-30）

交付地点

具体收货/服务地址

使用部门联系人

需求对接人姓名（如**）

联系方式

联系方式（内部通讯录可查）

附件清单

附支撑材料名称（如：技术规格书V1.2、比价记录3份）

需求部门负责人签字

采购初审意见

采购专员填写（如：需求描述完整，预算合理，建议推进）

财务复核意见

财务部填写（如：预算充足，符合年度采购计划）

（二）供应商评估表

评估维度

评估内容

评分（1-5分）

资质合规性

营业执照、行业许可证、认证证书是否齐全有效

履约能力

过往合作案例、生产/服务规模、交付准时率

价格竞争力

同类产品/服务报价与市场均价对比，性价比合理性

技术与服务支持

技术方案匹配度、售后响应速度、问题解决能力

信誉与风险

合作中是否存在违约记录、诉讼风险、负面舆情

综合评分

（各