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企业合同签订与管理模板工具

一、工具概述

企业合同签订与管理模板工具是一套覆盖合同全生命周期（从需求确认到履行完毕归档）的标准化管理工具，旨在通过规范流程、统一模板、明确责任，降低合同法律风险，提升合同管理效率，保证企业合作行为合规有序。适用于企业各类业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的签订与日常管理场景。

二、适用业务场景

本工具适用于以下企业常见合作场景：

日常采购与销售：原材料采购、产品销售、供应链合作等买卖类合同；

服务外包与合作：技术开发、咨询服务、劳务外包、场地租赁等服务类合同；

项目与战略合作：联合研发、长期合作框架协议、项目分包等类合同；

其他业务场景：知识产权许可、资产转让、担保等需通过合同明确权利义务的业务。

三、合同全流程操作指南

（一）签订前：需求确认与对方资质审查

明确合作需求

业务部门根据合作目标，梳理合同核心要素（如合作内容、标的物、数量、质量标准、交付时间、预算金额等），填写《合同需求审批表》（见模板1），经部门负责人*审批后启动合同流程。

需求内容需具体、可量化，避免模糊表述（如“尽快交付”“质量合格”等，应明确具体时间节点和验收标准）。

合作方资质审查

收集合作方基本资料：营业执照（加盖公章复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人）、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）。

重点审查合作方主体资格（是否为合法存续企业）、履约能力（注册资本、经营状况、历史履约记录）、信用状况（通过“信用中国”等官方渠道查询，无失信记录）。

审查通过后，由业务负责人*在《合作方资质审查表》（见模板2）中签字确认，资质材料存档备查。

（二）签订中：合同起草、审核与签署

合同起草

根据合作类型选择对应模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》，见模板3），结合需求确认结果填写具体条款。

核心条款必须包含：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）、标的物描述（名称、规格、型号等）、数量与质量（执行标准、验收方法）、价款与支付方式（金额、币种、账户、付款条件）、履行期限与地点（交付/服务时间、地点）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式）、争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖法院）、合同生效条件（签字盖章后生效/附条件生效）。

起草完成后，由业务负责人*对内容准确性进行初审，保证与需求一致。

内部审核

法务审核：重点审查法律条款合规性（如违约责任是否明确、争议解决是否约定管辖、是否存在法律风险点），提出修改意见并反馈至业务部门。

财务审核：审核价款、支付方式、发票类型（如需）、税务条款是否符合财务制度，保证资金安全。

业务部门根据审核意见修改合同，经法务、财务负责人*签字确认后形成终稿。

合同签署与用印

双方协商确定签署方式（纸质签署/电子签署），纸质合同需一式多份（至少双方各执一份，企业自留两份存档）。

签署前核对合同文本完整性（页码连续、无修改涂改处），双方签字处需加盖公章或合同专用章（骑缝章），法定代表人或授权代理人签字需与证件号码明一致。

用印前由行政/合规部门*核对审批流程完整性（需求表、审查表、审核记录齐全），确认无误后加盖公章，签署日期以最后盖章方时间为准。

（三）签订后：履行跟踪、变更与归档

履行跟踪

业务部门指定专人（合同履行人）负责跟踪合同执行情况，按《合同履行跟踪表》（见模板4）记录关键节点（如交付进度、验收结果、付款节点），发觉异常（如延迟履行、质量问题）及时向部门负责人汇报并协商解决。

涉及分期履行的合同，需在每期履行完成后确认书面凭证（如验收单、签收单），作为后续履约依据。

合同变更与解除

履行过程中需变更合同内容（如标的物、数量、价款等），双方应签订《合同变更协议》（见模板5），明确变更事项、生效条件及原合同效力（变更部分以协议为准，未变更部分仍有效）。

单方解除合同需符合法定或约定情形，解除方应书面通知对方，说明解除原因，协商处理善后事宜（如已履行部分的结算、赔偿损失），避免单方解约引发争议。

合同归档

合同履行完毕或终止后，业务部门在15个工作日内完成合同资料整理，包括：合同文本（正本+副本）、审批流程表、资质材料、履行记录（验收单、付款凭证等）、变更/解除协议等。

资料按“合同编号+年份”分类归档（电子档+纸质档），电子档至企业合同管理系统，纸质档交档案室*统一保管，保管期限一般为合同履行完毕后5-10年（具体按企业档案管理规定执行）。

四、核心模板工具

模板1：合同需求审批表

项目

内容

合同名称

例：公司2024年度办公设备采购合同

需求部门

需求提出人*

合作方（可选）

合作内容

（简要描述标的物、服务范围等）

数量与规格

预算金额

履行期限

（起始日期-截止日期）

特殊要求

（如质量标准、验收方式、保密要求等）

部门负责