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电子表格管理规程

电子表格作为现代组织数据管理的基础工具，其规范化使用直接关系到信息资产的安全性、准确性和可用性。缺乏统一规程易导致数据孤岛、版本混乱、泄露风险及合规性问题。本规程旨在建立覆盖电子表格全生命周期的管理体系，确保数据价值最大化与风险最小化。

一、总则与适用范围

①目的与依据。本规程依据《数据安全法》第二十一条、《个人信息保护法》第五十一条及《网络安全法》第二十一条制定，明确电子表格在创建、使用、存储、共享、归档及销毁各环节的标准要求，防范数据滥用、泄露及完整性破坏风险，提升组织数据治理能力。

②适用范围。本规程适用于组织内部所有部门及人员，涵盖业务分析、财务核算、项目管理、人力资源等场景下使用的电子表格文件，包括本地存储文件与云端协同文档。外部协作方访问组织电子表格资源时，须签署保密协议并遵守本规程相关条款。

③基本原则。遵循最小权限原则，仅授予完成工作所必需的访问权限；遵循数据分类原则，按敏感程度实施差异化管控；遵循全程留痕原则，关键操作须记录审计日志；遵循责任到人原则，每份表格须明确所有者与维护者。

二、管理职责体系

①决策层职责。信息化领导小组负责审批电子表格管理战略，审议重大数据安全事件，确保资源投入。每季度听取数据安全审计报告，对违反规程造成重大损失者追究责任。

②归口管理部门。信息部为电子表格管理归口部门，负责制定技术实施细则，部署管控工具，组织安全培训，实施技术审计。每月发布数据安全态势报告，识别异常访问行为。

③业务部门职责。各部门负责人为本部门电子表格安全第一责任人，须指定专人担任数据管理员，负责权限审批、版本控制及日常监督。每半年开展自查，向信息部提交合规报告。

④使用者责任。每位员工须参加年度数据安全培训，考试合格后方可创建或处理敏感级及以上表格。发现异常须2小时内通过正式渠道报告，不得擅自处置。

三、分类分级标准

①分类维度。按业务属性分为财务类、客户类、项目类、内部管理类；按数据类型分为结构化数据表、统计分析表、临时计算表；按共享范围分为部门内、跨部门、组织级、外部协作。

②敏感等级划分。公开级：可对外公开的数据，如产品宣传参数；内部级：仅限组织内部使用，如部门预算，泄露造成轻微影响；敏感级：涉及商业秘密或个人隐私，如客户清单、薪酬数据，泄露造成显著损失；机密级：核心商业机密，泄露造成重大损害，如并购方案、未公开财报。

③定级流程。新建表格时，创建者须填写《数据资产定级申请表》，说明数据内容、来源、用途及影响范围。敏感级及以下由部门负责人审批，机密级须信息化领导小组审批。定级结果须在文件属性中标注，并纳入数据资产目录。

④动态调整。当表格内容发生实质性变更或业务范围调整时，须重新评估定级。信息部每年开展一次全面复评，对不当定级予以纠正。

四、创建与命名规范

①创建审批。敏感级及以上表格须通过电子流程申请创建权限，说明业务必要性及数据范围。临时性分析表应在文件名标注临时及有效期，到期自动归档或删除。

②命名规则。采用部门代码-业务简称-数据主题-版本号-日期格式，如FIN-预算-Q1成本-v2.1版本号遵循主版本.次版本规则，重大结构调整递增主版本，数据更新或修正递增次版本。禁止使用新建最终最新等模糊词汇。

③结构设计。首行必须为标题行，字段名称简明且唯一。数据区域须连续，禁止合并单元格存储数据。关键计算字段须使用公式而非硬编码数值，并添加批注说明计算逻辑。敏感级表格须设置工作表保护，锁定公式单元格。

④数据验证。须设置字段级数据验证规则，如日期范围、数值区间、下拉列表选项。关键数据须与权威源系统交叉验证，差异超过5%须触发复核流程。

五、权限与访问控制

①权限矩阵。公开级：组织内默认只读，经申请可编辑；内部级：部门内默认编辑，跨部门须审批；敏感级：仅授权人员访问，默认只读，编辑权须业务与信息部双审批；机密级：最小范围授权，须多因素认证，访问须审批至信息化领导小组。

②授权流程。权限申请须通过统一平台提交，说明业务目的、期限及必要性。审批者须核实申请人职责匹配度，遵循最小权限原则。临时权限不超过30天，到期自动回收。敏感级及以上权限每季度复审一次。

③账号管理。禁止使用公共账号或共享密码访问敏感表格。离职或转岗员工须在最后一个工作日18:00前完成权限回收，并由部门负责人确认。账号权限变更须记录审计日志，保留不少于3年。

④异常监测。信息部部署用户行为分析系统，对异常访问模式实时预警，包括非工作时间大量下载、跨部门批量访问、权限外数据复制等。发现异常须15分钟内冻结账号并启动调查。

六、存储与备份策略

①存储位置。敏感级及以上表格禁止存储于本地硬盘或个人网盘，须上传至组织指定的文档管理系统或加密云存储。临时工作文件须在当日结束前迁移至合规位置并删除本地副本。

②备份机制