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基层单位档案分类与电子存档指南

在基层单位的日常运营中，档案管理扮演着至关重要的角色。它不仅是单位历史沿革、业务开展、决策制定的原始记录，也是应对各类检查、提供证明、保障权益的重要依据。然而，许多基层单位在档案分类与存档方面常常面临诸多困惑，如分类混乱、查找困难、管理不规范等问题。本文旨在结合基层工作实际，提供一套相对系统、实用的档案分类与电子存档操作指南，以期帮助基层单位提升档案管理水平，更好地服务于中心工作。

一、档案分类：梳理脉络，纲举目张

档案分类是档案管理的基石，科学合理的分类能够确保档案的系统性、有序性，为后续的整理、保管、利用奠定坚实基础。

（一）分类的基本原则

1.客观性原则：档案分类应从单位实际情况出发，根据档案形成的自然规律和内在联系进行，避免主观臆断。

2.逻辑性原则：分类体系应层次分明、条理清晰，上位类与下位类之间应有明确的从属关系，同位类之间应界限清晰，避免交叉重叠。

3.实用性原则：分类方法应简便易行，符合基层单位人员的操作习惯，便于档案的收集、整理、保管和快速检索利用。

4.相对稳定性原则：分类体系一旦确定，应在一定时期内保持稳定，不宜频繁变动，以保证档案管理的连续性和一致性。同时，也要考虑到未来发展，留有适当调整空间。

（二）常用分类方法与体系构建

基层单位档案种类繁多，常见的分类方法主要有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、保管期限分类法等。在实际操作中，往往采用复合分类法，即多种分类方法结合使用。

1.年度分类法：这是最基本、最常用的分类方法之一。将档案按其形成或处理的年度进行划分。对于绝大多数基层单位而言，年度是档案自然形成的重要时间节点，以此为“纲”，能有效区分不同时期的档案。

2.组织机构分类法：按单位内部各组织机构（如科室、部门、班组等）的职能范围来划分档案。这种方法能清晰反映各部门的工作活动和档案的形成单位。适用于内部机构相对稳定、分工明确的单位。

3.问题分类法：按档案内容所反映的主题或问题（如党建、人事、财务、业务、基建、设备等）进行划分。这种方法能将同一主题的档案集中，便于按专题查找利用。

建议的分类体系构建步骤：

*第一层级（一级类目）：年度。以年度为“总开关”，将所有档案首先按年度分开。例如：“2023年”、“2022年”等。

*第二层级（二级类目）：组织机构或问题。在每个年度下，可根据单位规模和档案特点，选择按“组织机构”或“问题”进行划分。

*若选择组织机构：例如在“2023年”下，设置“办公室”、“业务科”、“财务室”等。

*若选择问题：例如在“2023年”下，设置“党群工作类”、“行政管理类”、“业务工作类”、“财务审计类”等。

*党群工作类：包括党组织建设、纪检监察、工会、共青团、妇联等方面的文件材料。

*行政管理类：包括单位综合管理、人事劳资、文秘、档案、保密、后勤、安全保卫等方面的文件材料。

*业务工作类：这是基层单位档案的核心部分，应根据本单位的核心职能细化。例如，学校的“教学管理”、“学生管理”；社区的“社区服务”、“人口管理”；企业的“生产管理”、“市场营销”等。此类别下可根据需要设置三级类目。

*财务审计类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等（需遵循财会档案管理专门规定）。

*固定资产类：包括房产、设备等固定资产的购置、验收、登记、维修、报废等文件材料。

*声像与实物档案类：包括照片、录音录像、荣誉证书、奖杯奖牌等。

*人事档案类：职工个人档案，需按干部人事档案管理规定单独管理。

*第三层级（三级类目）：具体事项/文件类型。在二级类目下，可根据需要进一步细化。例如，在“2023年-业务工作类-培训工作”下，可按培训项目或培训类型再分。

*第四层级：案卷或件。在最低一级类目下，将文件组成案卷或按“件”进行整理。

示例：

*年度-组织机构分类法：2023年办公室综合会议纪要[具体案卷/件]

*年度-问题分类法：2023年业务工作类项目管理XX项目[具体案卷/件]

（三）档号编制：档案的“身份证”

档号是档案的唯一标识，应反映档案的分类体系和排列顺序。档号编制应力求简洁、规范。

通常可由“年度+组织机构/问题代号+案卷（件）顺序号”等要素组成。例如：“2023-办-001”（表示2023年度，办公室形成的第1件/卷档案），或“2023-业-005”（表示2023年度，业务类第5件/卷档案）。具体代号和位数可自行确定并保持一致。

（四）档案整理与装订

在分类的基础上，对每一类别的文件进行整理：

1.文件排序：同一案卷或件内的文件，通常按形成时间先后或重要程度排序。