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企业会议组织与执行管理规范
一、适用范围
本规范适用于企业内部各类会议的组织、执行及后续管理，包括但不限于：
例行会议（如周会、月度经营分析会、年度工作总结会）；
专项会议（如项目启动会、需求评审会、风险研判会）；
临时会议（如紧急工作部署会、突发问题协调会）；
跨部门协作会议（如资源调配会、流程优化研讨会）。
二、操作流程详解
（一）会前筹备：明确目标与准备事项
会议发起与审批
发起人根据工作需要提出会议申请，明确会议主题、目标、预计时长、建议参会人员（含部门/职务）及初步时间。
填写《会议审批单》（见配套表单1），提交至部门负责人审核；涉及跨部门或重要决策的，需报请分管领导/总经理审批。
审批通过后，会议组织专员（或发起人）负责统筹后续筹备工作。
确定会议细节
明确会议时间：优先选择工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00，避免与重要工作冲突；紧急会议需提前24小时通知，常规会议至少提前3个工作日通知。
确定会议地点：优先选用企业内部会议室，需提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）可用性；外部会议需提前预定场地并明确交通指引。
梳理会议议程：根据会议目标列出核心议题、每个议题的讨论时长、负责人及预期成果，保证议程逻辑清晰、重点突出。
会前材料准备与通知
组织收集会议所需材料（如数据报表、方案草案、背景资料等），由议题负责人提前1个工作日提交至会议组织专员，审核后统一分发。
提前2个工作日发送《会议通知》（含议程、时间、地点、参会人员、需准备材料），通过企业内部系统（如OA、钉钉）或邮件通知，并要求参会人员确认是否出席，无法参会者需提前向发起人请假并说明原因。
（二）会中执行：聚焦目标与高效推进
会前准备
会议组织专员提前30分钟到达会场，检查设备调试（投影、音响、灯光）、座位安排、签到表、文具（笔、笔记本）等是否就绪。
参会人员提前10分钟入场，按指定位置就座，关闭手机或调至静音模式。
会议开场
主持人（通常为会议发起人或指定负责人）准时宣布开始，明确会议目标、议程及时长限制，提醒会议纪律（如发言聚焦、不随意打断、关闭电子设备干扰等）。
如有请假人员，主持人简要说明缺席原因及后续安排（如由代理人参会或会后同步信息）。
议题讨论与决策
按照议程顺序逐项讨论，每个议题由负责人简要汇报核心内容（控制在5-8分钟），参会人员围绕议题发表意见，主持人需引导讨论方向，避免偏离主题或陷入细节。
对关键问题需现场明确讨论结论或决策结果，避免模糊表述；如无法当场达成一致，需明确下一步行动（如补充调研、二次讨论等）及责任人。
会议记录
指定专人（如会议组织专员或行政助理）负责记录，内容包括：会议时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、各议题讨论要点、形成的决议事项、负责人、完成时限及所需资源支持。
记录需客观准确，重点突出“做什么、谁负责、何时完成”，避免记录与议题无关的细节。
会议结束
主持人总结会议成果，确认各决议事项及责任人、时限，明确会后材料整理及任务分工要求。
提醒参会人员查看会议纪要，如有异议需在1个工作日内反馈，未反馈视为确认。
（三）会后跟进：落实成果与闭环管理
会议纪要整理与分发
会议结束后2个工作日内，记录人整理会议纪要，经主持人审核无误后，通过企业内部系统发送至所有参会人员及相关领导，并抄送存档部门（如行政部或综合管理部）。
会议纪要需包含：会议基本信息（主题、时间、地点、参会人）、议程摘要、决议事项（含负责人、时限）、待办任务清单（明确优先级）。
任务跟踪与反馈
各任务负责人按照会议纪要要求推进工作，并在截止日期前1天向会议组织专员反馈进展；如遇延期，需提前说明原因及调整计划。
会议组织专员每周汇总任务进展，形成《会议任务跟踪表》（见配套表单3），在周例会或专项会议上通报，保证任务闭环。
资料归档
会议结束后3个工作日内，组织专员收集会议通知、议程、签到表、会议纪要、相关材料等，整理成册（电子版+纸质版），按“年度-会议类型-日期”分类归档，保存期限不少于2年。
三、配套表单模板
表单1：会议审批单
会议主题
申请部门
发起人
（姓名/职务）
建议时间
年月日时分至时分
建议地点
预计参会人数
人（含外部人员：人）
会议议程
1.2.3.
会议目标
需协调资源
（如场地、设备、人员支持等）
部门负责人意见
签字：日期：
分管领导意见
签字：日期：
备注
表单2：会议签到表
会议主题：______________________
时间：____年_月_日时____分
地点：______________________
序号
姓名
部门/职务
——
——–
——————
1
2
3
…
…
…
记录人：_________________________
审核人：__________
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