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办公室文件归档管理操作规范

办公室文件归档管理，是日常办公秩序的基石，也是保障组织信息资源得以有效利用、历史记忆得以准确留存的关键环节。一套科学、规范的归档管理流程，不仅能显著提升工作效率，更能在关键时刻为决策提供可靠依据，防范潜在风险。本规范旨在为办公室文件归档管理工作提供清晰指引，确保各项操作有章可循、责任明确。

一、规范目的与适用范围

1.1规范目的

本规范旨在统一办公室文件归档的标准与流程，确保文件材料的完整性、准确性、系统性和安全性，便于文件的查找、利用与传承，提升组织管理水平与工作效能，同时满足相关法规及组织内部管理要求。

1.2适用范围

本规范适用于办公室日常工作中产生的各类纸质文件、电子文件及其它载体形式的具有保存价值的材料。所有在办公室工作范围内负责文件起草、流转、处理的人员，均须遵守本规范。

二、归档管理基本原则

2.1真实性原则

归档文件必须是办理完毕、具有查考利用价值的原始记录，其内容、形式、载体必须真实可靠，严禁擅自涂改、抽换、伪造。

2.2及时性原则

各项工作中形成的应归档文件，应在办理完毕后，按照规定时限及时整理、归档，避免拖延积压导致文件散失或混乱。

2.3系统性原则

归档文件应按照其形成规律和内在联系，进行科学分类、有序排列、合理组卷（件），确保归档材料的系统性和逻辑性。

2.4安全性原则

归档文件的保管应采取必要的安全防护措施，防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘，确保文件实体与信息安全，特别是涉密文件需严格遵守保密规定。

2.5易用性原则

归档整理应便于日后的检索、查阅和利用。分类体系应清晰易懂，检索工具应完善便捷。

三、文件归档操作流程

3.1文件收集

文件形成或办理完毕后，由相关经办人负责将其收集齐全。收集范围应包括：

*上级单位下发的需贯彻执行或备案的文件；

*本单位对外发出的正式文件；

*本单位内部形成的各类会议纪要、工作计划、总结报告、规章制度、请示批复、合同协议、统计报表等具有保存价值的材料；

*与本单位工作相关的重要函件、凭证、音像资料等。

收集时应注意文件的完整性，如正文、附件、审批件、转发件等是否齐全。

3.2鉴定与分类

*价值鉴定：对收集的文件进行价值评估，区分其永久保存、长期保存、短期保存或无需保存的类别。鉴定工作应由熟悉业务的人员进行，确保不遗漏重要文件，也不保留无价值材料。

*分类体系：根据本单位实际情况，采用统一的分类方法。常用的分类方法包括按年度、按组织机构、按业务类型、按文件内容主题等。建议采用“年度-组织机构-问题（或业务类型）”的层级分类法，并保持分类体系的相对稳定。

*年度分类：将文件按其形成或处理的年度进行划分。

*组织机构分类：在年度下，按文件形成或承办的部门进行划分。

*问题（或业务类型）分类：在组织机构下，按文件内容所反映的问题或业务性质进行划分，如行政管理、人事管理、财务管理、业务运营等。

3.3整理与排序

*件的划分：通常以每份文件为一件，如一份请示及其批复可作为一件；正本与定稿可作为一件；正文与附件可作为一件。

*排序：

*同一事由的相关文件，应按时间顺序或逻辑顺序排列，一般是批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

*不同事由的文件，应按其分类方案中的类目顺序排列。

3.4著录与编目

*著录：对每份归档文件的基本要素进行记录，形成著录条目。著录项目通常包括：件号、责任者、文号、文件标题、日期、页数、备注等。

*编目：根据著录结果，编制归档文件目录。目录应包含足够的检索信息，便于快速查找。电子文件应建立相应的电子目录数据库。

3.5装订与装盒

*装订：为保护文件、便于保管和利用，应对归档文件进行规范装订。装订前应去除文件上的金属物，对破损文件进行修补。装订方式应牢固、整齐，不影响阅读。

*装盒：将装订好的文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。档案盒应选用符合标准、质地优良的材料。

3.6入库与保管

*文件整理装盒后，应及时入库保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风，具备必要的温湿度调控、防火、防虫、防盗设施。

*档案存放应按照分类方案和排列顺序，科学排架，标识清晰。

四、归档文件的日常管理与利用

4.1库房管理

*保持档案库房内适宜的温度（通常14-24℃）和相对湿度（通常45-60%）。

*定期进行库房清洁和安全检查，做好防虫、防鼠、防火、防潮、防尘、防高温、防光、防盗工作。

*非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

4.2定期检查与维护

*定期对归档文件进行清点核对，检查文件的完好状况，发现问题及时处理。

*对破损、褪色的