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企业行政采购申请及审批流程指南

一、应用场景说明

在企业日常运营中，行政采购涉及办公用品、办公设备、后勤物资等各类物资的获取，为规范采购行为、控制成本、明确责任，需建立标准化的申请及审批流程。本流程适用于企业内部所有行政类采购需求，包括但不限于：日常办公用品（如文具、耗材）、办公设备（如电脑、打印机）、后勤物资（如清洁用品、饮用水）、固定资产（如办公家具）等，保证采购活动合规、高效、透明。

二、流程操作详解

（一）需求发起与申请单填写

发起人：采购需求部门指定人员（如部门助理或行政对接人*）。

操作动作：

明确采购需求：根据部门工作需要，确定采购物品的名称、规格、数量、预估单价及用途，保证需求合理、必要。

填写《行政采购申请表》：需完整填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）；

采购明细（物品名称、规格型号、单位、数量、单价预算、总价预算）；

采购用途（简要说明使用场景或部门需求背景）；

期望交付时间（若有紧急需求需标注“紧急”并说明原因）。

输出物：填写完整的《行政采购申请表》（需申请人签字确认）。

（二）部门负责人审核

审核人：申请人所在部门负责人（如部门经理*）。

审核要点：

核查采购需求的必要性：是否为部门工作必需，是否存在重复采购或可替代方案；

审核预算合理性：预估总价是否在部门年度/月度预算范围内，超预算需求需说明额外资金来源；

确认需求规格：物品规格是否符合部门实际使用标准。

操作动作：审核通过后在申请表“部门负责人审核”栏签字；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

时效要求：1个工作日内完成审核。

（三）行政部复核与采购方案确认

复核人：行政部指定人员（如行政主管*）。

复核要点：

信息完整性：检查申请表是否填写完整、无遗漏项；

需求合规性：采购物品是否符合企业行政采购范围（如非生产类物资），是否存在违规采购情形；

库存核查：查询行政部库存台账，确认是否有同类闲置物资或可调拨物资，避免重复采购；

市场调研（若需）：对于单价较高或批量采购需求，行政部需进行初步市场询价，确认预算合理性，形成《采购询价记录》作为附件。

操作动作：复核通过后，根据采购金额及物品类型确定采购方式（如定点采购、比价采购、招标采购等），并在申请表“行政部复核”栏签字；若需调整采购方案（如更换品牌、降低规格），与申请人沟通后修改申请表。

时效要求：常规需求2个工作日内完成，紧急需求当日完成。

（四）财务部预算与合规性审查

审查人：财务部指定人员（如财务主管*）。

审查要点：

预算余额：核对采购申请金额是否在部门剩余预算额度内，超预算需求需审批人签字确认；

资金来源：确认预算归属（如行政费用、专项费用等），保证资金渠道合规；

成本控制：对于大额采购，评估成本合理性，是否符合企业成本管控要求。

操作动作：审查通过后在申请表“财务部审查”栏签字；若预算不足或成本异常，退回行政部或申请人调整需求。

时效要求：1个工作日内完成。

（五）分管领导/总经理审批

审批人：根据采购金额及企业授权确定（如：单次采购金额≤5000元，由行政分管领导审批；＞5000元，由总经理审批）。

审批要点：

采购必要性及综合效益：结合企业整体运营规划，评估采购对工作的支持作用；

流程合规性：确认前续环节（部门审核、行政复核、财务审查）均已完成且无异议；

重大采购决策：对于金额较大或影响较广的采购（如办公设备更新），需结合企业年度规划审批。

操作动作：审批通过后在申请表“领导审批”栏签字；若未通过，注明原因并退回至相应环节整改。

时效要求：分管领导1个工作日内完成，总经理2个工作日内完成。

（六）采购执行与进度跟踪

执行人：行政部采购专员*。

操作动作：

根据审批通过的申请表及采购方案，实施采购：

定点采购：通过合作供应商直接下单，要求提供采购清单及报价单；

比价采购：选取至少2家供应商对比价格、质量、服务后确定供应商；

招标采购：按企业招标流程执行，保证公开、公平、公正。

签订采购合同（单次采购金额≥10000元时），明确物品规格、数量、价格、交付时间、验收标准及违约责任。

跟踪交付进度：与供应商确认预计交付时间，提前通知申请人做好接收准备。

输出物：采购订单、采购合同（若有）、供应商报价单等。

（七）验收与入库

验收人：申请人所在部门指定人员+行政部监验人（如行政专员*）。

验收标准：

核对物品：名称、规格型号、数量是否与采购申请表一致；

检查质量：物品外观无破损、功能正常（需通电测试的设备需现场试用）；

核对票据：供应商提供合规供货清单（或收据），与实际物品核对无误。

操作动作：

验收合格：验收双方在《采购验收单》签字确认，行政部更新库存台账；

验收不合格：当场拍照留存证据，联系供应商退换货或整改，直至验收合格。

输出物：《采购验收单》（需双方签字）。

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