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采购申请与审批电子化平台使用指南

一、哪些情况适合使用本平台

本平台适用于企业各类采购需求的规范化管理，常见应用场景包括：

日常办公采购：如文具、耗材、办公设备等常规物资的申领；

项目专项采购：研发项目所需的原材料、实验设备，或市场推广活动的物料采购；

临时紧急采购：如设备突发故障需立即更换配件、生产急需的辅助材料等；

跨部门协作采购：多个部门联合开展项目时，由牵头部门统一发起的协作物资采购。

通过电子化流程，可替代传统纸质申请，实现采购需求提报、审批、执行全流程线上化，提升效率并留痕追溯。

二、从申请到获批的完整流程

第一步：登录系统并发起申请

申请人通过企业内部系统账号登录“采购申请与审批电子化平台”，在“我的申请”模块“新建采购申请”；

选择采购类型（日常/项目/紧急），根据提示填写基础信息：申请部门、申请人*、联系方式、申请日期、预计到货日期等。

第二步：填写详细的采购需求信息

物资基本信息：输入物资名称（需具体，如“A4打印纸”而非“办公用品”）、规格型号（如“80g500张/包”）、单位（包/个/台等）、数量（需与实际需求匹配）；

预算与成本：填写预估单价（元）、预估总价（元），选择对应的预算科目（如“行政办公费”“研发支出”）；

用途说明：详细描述采购用途（如“用于市场部季度会议物料准备”“生产车间A设备维修配件”），保证审批人清晰知晓需求必要性；

附件：根据要求补充附件，如大额采购需提供3家以上供应商报价单、技术参数对比表；项目采购需附项目立项批文复印件等。

第三步：提交申请并启动审批流程

确认信息无误后，“提交申请”，系统根据预设规则自动流转至审批人；

审批层级通常为：部门主管*→财务审核*→分管领导*（根据金额大小调整，如5千元以下仅需部门主管审批，5千-2万元需财务审核，2万元以上需分管领导审批）。

第四步：审批人在线处理申请

审批人收到系统待办提醒后，登录平台查看申请详情及附件；

审批操作：

同意：填写审批意见（如“同意采购，请按流程执行”），系统自动流转至下一级审批人或最终审批；

驳回：需注明驳回原因（如“预算超支，请重新核算”“规格参数不明确，需补充说明”），申请状态变为“已驳回”，申请人将收到修改提醒。

第五步：审批结果反馈与后续跟进

最终审批通过后，系统自动向申请人发送“审批通过”通知，申请状态更新为“已批准”；

申请人凭审批通过单号联系采购部门执行采购，采购完成后在平台更新“采购执行状态”（如“已下单”“已到货”“已完成”）；

若审批中途被驳回，申请人根据驳回意见修改信息后，可重新提交申请，流程重新启动。

第六步：数据归档与查询

所有已完成的采购申请（无论批准或驳回）由系统自动归档，支持按申请日期、申请部门、审批状态等条件检索；

财务部门可定期导出数据用于预算分析与管理，保证采购数据可追溯、可审计。

三、采购申请表模板参考

字段名称

填写说明

示例

申请单号

系统自动，无需填写

CG-202410150001

申请人

填写申请人姓名*

*

所属部门

选择申请人所在部门

市场部

申请日期

系统自动显示（提交时）

2024年10月15日

采购类型

单选：日常/项目/紧急

项目

物资名称

具体物资名称（避免模糊表述）

便携式投影仪

规格型号

详细规格（如尺寸、功率、品牌等）

EPSONCH-TW5700,1080P

单位

物资计量单位

台

数量

采购数量（需为数字）

2

预估单价（元）

单物资预计采购价格

4500.00

预估总价（元）

数量×单价（系统自动计算）

9000.00

预算科目

选择对应预算科目

研发支出-设备购置

采购用途

详细说明采购原因及用途

用于新产品发布会演示

附件清单

附件名称及份数（如“供应商报价单（3份）”“技术参数说明（1份）”）

供应商报价单（3份）

部门主管审批意见

部门主管*填写（同意/驳回及理由）

同意，按流程执行

财务审核意见

财务审核人*填写（预算合规性审核意见）

预算充足，同意

分管领导审批意见

分管领导*填写（最终审批意见）

同意采购

备注

其他需说明事项（如特殊要求、到货地址等）

到货地址：总部办公楼302室

四、使用时需重点关注的事项

信息准确完整：物资名称、规格、数量等关键信息需真实准确，避免因模糊描述导致采购偏差（如“笔记本电脑”需注明品牌、配置要求）；

附件规范：大额采购（单笔超5千元）必须提供至少3家供应商报价单，项目采购需附项目立项文件，保证审批人充分评估需求合理性；

审批时效管理：审批人需在收到申请后2个工作日内完成审批，紧急采购需勾选“紧急”选项并说明原因，审批流程可适当加快；

预算控制要求：采购金额不得超出部门年度预算，超预算需提前提交预算调整申请，审批通过后方可发起采购；

驳回处理规范：申请被驳回后，需根据审批意见修改