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采购成本控制策略及执行步骤指南

一、适用场景与价值定位

本指南适用于各类企业（制造、零售、服务等）的采购部门及相关协作部门（财务、生产、运营等），旨在通过系统化策略与标准化流程，实现采购成本的有效控制。具体场景包括：

企业年度/季度采购预算制定与成本目标分解；

新供应商引入或现有供应商的成本优化谈判；

大宗物料、关键零部件或常规商品的采购成本管控；

采购成本异常波动分析与改进措施落地；

企业降本增效目标下的采购流程优化。

二、全流程操作步骤详解

（一）前期准备：需求梳理与成本目标设定

操作目标：明确采购需求，量化成本控制目标，为后续策略制定提供依据。

具体步骤：

需求收集与确认

由采购部门牵头，联合生产、运营、使用部门（如生产车间、销售部），通过《采购需求申请表》（表1）收集物料/服务名称、规格型号、需求数量、质量标准、交付时间等关键信息。

对需求合理性进行审核：确认需求是否必要、数量是否合理、替代方案是否可行（如功能相近的低成本物料），避免过度采购或冗余需求。

历史成本分析

调取过去1-3年同类物料/服务的采购数据，包括采购单价、数量、供应商、运输费用、质量成本（如退货、返修费用）等，分析成本构成及波动趋势。

识别成本驱动因素：如市场价格波动、供应商集中度、采购频次等，找出成本优化的潜在空间。

成本目标设定

基于历史成本分析、市场行情预测（如大宗商品价格指数、汇率变动）、企业降本目标（如年度成本降低5%-10%），设定采购成本控制目标值（目标单价、总成本降低额）。

目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），例如：“2024年Q2钢材采购成本较Q1降低8%，目标单价≤4500元/吨”。

（二）供应商管理与成本优化

操作目标：筛选优质供应商，通过竞争机制与谈判策略降低采购成本。

具体步骤：

供应商分类与准入

根据物料/服务的重要性（如ABC分类法：A类高价值、B类中等价值、C类低价值）和供应商合作现状，将供应商分为战略型、优先型、考察型、淘汰型四类。

对新供应商，需通过资质审核（营业执照、生产许可证、质量体系认证）、样品测试、现场评审（生产能力、质量控制、管理水平）等环节，建立《供应商准入评估表》，保证供应商具备成本控制能力（如规模化生产、先进工艺）。

询价比价与招标

对A类、B类物料，至少邀请3家及以上合格供应商参与报价，通过《供应商询价单》（表2）明确报价要求（含单价、总价、付款条件、交付周期、质量承诺等）。

采用“综合评估法”而非单纯低价中标，评估指标包括：价格权重40%、质量权重30%、交付权重20%、服务权重10%（可根据物料类型调整权重）。

商务谈判与协议签订

谈判前准备：收集市场价格情报（如行业报告、第三方平台数据）、供应商成本构成（原材料、人工、管理费用等）、历史合作数据，明确谈判底线（如最低可接受价格、付款账期）。

谈判策略：针对不同类型供应商采用差异化策略——对战略型供应商，侧重长期合作与成本共担（如联合降本、共享利润）；对优先型供应商，聚焦批量折扣、付款账期延长；对考察型供应商，争取首次合作的价格优惠。

谈判结果形成《采购价格审批表》，经采购经理、财务审核、总经理*审批后，签订《采购合同》，明确价格条款、成本调整机制（如原材料波动超过±5%时重新定价）、违约责任等。

（三）采购执行与成本核算

操作目标：保证采购订单准确执行，实时核算采购成本，及时发觉偏差。

具体步骤：

订单下达与跟踪

根据审批后的《采购合同》，《采购订单》（表3），发送供应商并确认交期。

通过采购管理系统（ERP）跟踪订单执行进度，包括生产备货、物流运输、到货验收等环节，保证按时交付，避免因延迟导致的额外成本（如停工损失、紧急运输费）。

到货验收与质量确认

由仓库、质检部门共同到货验收，核对物料数量、规格、外观，并按质量标准进行检验（如抽检率、功能测试），填写《到货验收单》。

对不合格物料，及时联系供应商退换货，并记录质量成本（如检验费、退货物流费），纳入供应商绩效考核。

成本核算与差异分析

财务部门根据采购订单、验收单、发票等单据，核算实际采购成本（包含单价、运费、保险费、关税等）。

对比实际成本与目标成本，编制《采购成本差异分析表》（表4），分析差异原因（如价格上涨、数量超计划、质量不达标导致的返工成本等），明确责任部门（采购、供应商、内部需求部门）。

（四）过程监控与风险预警

操作目标：实时监控采购成本动态，识别潜在风险并采取应对措施。

具体步骤：

关键指标（KPI）监控

设定采购成本控制核心指标，通过ERP系统或Excel报表定期跟踪（如周度/月度）：

采购成本降低率=（目标成本-实际成本）/目标成本×100%；

物料价格波动率=（当期采购均价-基准期采购均价）/基准期采购均价×100%；

供应商准时交付率