采购需求审批与供应商管理工具.docVIP

采购需求审批与供应商管理工具模板类内容

一、适用场景与价值体现

在企业采购管理中，常面临需求提报不规范、审批流程冗长、供应商资质参差不齐、履约过程难追溯等问题。本工具适用于各类企业（尤其是制造业、服务业等有持续采购需求的组织），通过标准化流程和模板化管理，实现采购需求从提报、审批到供应商筛选、绩效评价的全流程闭环，提升采购效率、控制合规风险，并优化供应商资源储备，为企业降本增效提供支撑。

二、标准化操作流程指引

采购需求发起与初审

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作步骤：

（1）需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购品名、规格型号、数量、预估单价、预算总额、技术参数、交付时间等核心信息，并说明采购必要性（如新品开发、日常运营、设备维护等）。

（2）需求部门负责人*对需求的合理性、预算匹配性进行初审，签字确认后提交至采购部。

关键控制点：需求描述需清晰无歧义，避免“急采”“特采”等模糊表述；预算需符合公司财务制度，超预算需求需附专项说明。

采购需求复核与审批

操作主体：采购部、财务部、分管副总/总经理

操作步骤：

（1）采购部收到需求后，1个工作日内完成复核：核查需求完整性、技术参数可行性，以及历史采购价格（若有），判断是否需要启动招标、询价或单一来源采购流程。

（2）财务部同步审核预算准确性，确认资金来源（如部门预算、专项预算）及支付条件。

（3）根据采购金额及公司权限，分级审批：

金额≤1万元：采购部经理*审批；

1万元＜金额≤5万元：分管副总*审批；

金额＞5万元：总经理*审批。

（4）审批通过后，采购部启动供应商寻源流程；审批驳回的，由采购部反馈需求部门修改后重新提报。

供应商寻源与资质审核

操作主体：采购部

操作步骤：

（1）根据采购需求类型，选择寻源方式：

标准品/大宗物资：优先从《合格供应商名录》中筛选，或通过公开招标、集中采购平台寻源；

定制品/非标品：采用邀请招标或竞争性谈判，邀请3家及以上潜在供应商参与。

（2）供应商需提交《供应商准入申请表》及附件（营业执照、相关资质证书如ISO认证、行业生产许可证等，近3年同类业绩合同复印件）。

（3）采购部联合技术部、法务部对供应商资质进行审核：

资质文件是否在有效期内，与经营范围是否匹配；

产能、质量体系（如IATF16949、ISO9001）是否满足需求；

商业信誉（如涉诉记录、失信信息）通过“信用中国”等公开渠道核查。

（4）审核通过且符合条件的，录入《合格供应商名录》；未通过的，书面反馈供应商并说明原因。

供应商评估与选定

操作主体：采购部、技术部、使用部门

操作步骤：

（1）对入围供应商，按《供应商评估表》进行量化评分（总分100分），维度包括：

价格（30%）：对比历史价格、市场均价，性价比越高得分越高；

质量（25%）：提供样品检测报告（若有），或考察其质量管控流程（如来料检验标准）；

交付（20%）：评估其产能、物流能力及过往交付及时率；

服务（15%）：售后响应速度、技术支持能力；

合作稳定性（10%）：合作年限、续约意愿。

（2）技术部、使用部门参与打分，采购部汇总评分结果，得分最高者为候选供应商。

（3）若候选供应商存在关联关系或可能影响公平性的，需重新筛选。

（4）评估结果经采购部经理*确认后，与供应商开展商务谈判（价格、付款方式、交付条款等），达成一致后签订合同。

合同签订与执行跟踪

操作主体：采购部、法务部、供应商

操作步骤：

（1）采购部根据谈判结果，拟定《采购合同》，明确标的物信息、质量标准、交付时间、验收方式、违约责任等条款。

（2）法务部审核合同条款的合规性，重点核查知识产权、保密义务、争议解决机制等内容，审核通过后由双方签字盖章。

（3）采购部向供应商下达《采购订单》，同步跟踪生产/备货进度，保证按期交付；若需变更，需书面确认变更内容及影响。

（4）货物/服务送达后，由需求部门、质检部联合验收，填写《验收确认单》，注明数量、质量、交付时间等信息，验收不合格的，按合同约定处理（退货、换货或索赔）。

供应商绩效评价与动态管理

操作主体：采购部、使用部门、财务部

操作步骤：

（1）每季度末，采购部组织对合作供应商进行绩效评价，依据《供应商绩效评价表》，维度包括：

履约及时率（交付是否按期）；

验收合格率（质量达标情况）；

服务响应速度（问题解决时效）；

成本控制（是否主动降价或优化方案）。

（2）使用部门、财务部提供履约数据，采购部汇总评分并划分等级：

优秀（90分以上）：优先合作，增加订单份额；

良好（80-89分）：维持合作，提出改进建议；

合格（60-79分）：限期整改，跟踪验证效果；

不合格（60分以下）：暂停合作，移出《合格供应商名录》。

（3）年度评价结果作为供应商续约、降级或淘汰的依据，优秀