业务洽谈与合同签订标准化流程.docVIP

业务洽谈与合同签订标准化流程工具模板

一、业务适用场景

本标准化流程适用于各类企业间业务合作场景，包括但不限于：

服务采购类：如IT技术服务、咨询服务、营销推广服务、人力资源服务等合作项目的洽谈与合同签订；

产品销售类：如原材料采购、设备采购、产品代理销售等业务合作；

项目合作类：如联合研发、工程项目共建、市场拓展项目等多方协作场景；

其他商业合作：如品牌授权、数据共享、知识产权许可等具有明确权利义务关系的商业活动。

二、标准化操作流程

（一）需求对接与初步沟通

目标：明确合作需求，建立初步合作意向，筛选合作方。

操作主体：业务发起方（如采购部/销售部）负责人、对接人。

关键步骤：

需求梳理：业务发起方内部明确合作目的、核心需求（如服务内容、质量标准、预算范围、时间节点等），形成《业务需求说明书》。

合作方筛选：通过市场调研、供应商库、过往合作记录等渠道，筛选3家及以上潜在合作方，评估其资质（如营业执照、行业资质、过往业绩等）。

初步接洽：与合作方进行首次沟通，介绍自身需求及合作背景，知晓合作方的服务能力、合作意愿及初步方案，记录沟通要点（可使用《初步沟通记录表》，见模板1）。

意向确认：若合作方初步匹配需求，向其发出《合作意向书》，明确合作框架（如合作内容、大致周期、预算范围等），并约定后续商务洽谈时间。

（二）商务洽谈与方案确认

目标：细化合作细节，确认双方权利义务初步形成合作方案。

操作主体：业务发起方对接人、法务（可选）、合作方对接人及决策人。

关键步骤：

资料准备：业务发起方整理《需求说明书》、合作方提交的初步方案（如技术方案、服务清单、报价单等），作为洽谈基础。

多轮洽谈：围绕合作细节展开深入沟通，核心内容包括：

合作范围：明确服务/产品的具体内容、交付标准（如技术参数、服务响应时间、验收标准等）；

商务条款：报价（单价、总价）、支付方式（预付款、进度款、尾款比例及支付节点）、税费承担、违约责任初步约定；

时间节点：项目启动时间、里程碑节点、交付期限、质保期等；

其他条款：保密要求、知识产权归属、合作方团队配置等。

方案确认：洽谈达成一致后，形成《合作方案确认书》（可附报价单、技术方案等附件），双方对接人签字确认，作为合同拟定的依据。

（三）合同条款拟定与内部审核

目标：根据确认的方案，拟定正式合同文本，保证条款合法合规、权责清晰。

操作主体：业务发起方法务人员（或指定合同管理员）、业务部门负责人。

关键步骤：

合同起草：以《合作方案确认书》为基础，使用标准合同模板，补充完整合同条款，包括但不限于：

双方主体信息：名称、地址、法定代表人、联系方式（需加盖公章确认）；

合作内容与标的：详细描述服务/产品信息、交付标准；

权利义务条款：双方在合作中的具体责任（如业务方提供资料、合作方按期交付）；

价款与支付：金额、币种、支付方式、账户信息（需双方确认无误）；

履行期限与方式：项目周期、各阶段工作安排；

验收条款：验收标准、流程、验收主体及异议处理；

保密与知识产权：保密范围、期限，知识产权归属及使用权限；

违约责任：违约情形、违约金计算方式、赔偿范围；

争议解决：协商、仲裁/诉讼管辖地约定；

不可抗力：定义、后果处理及通知义务；

合同生效与终止：生效条件（如签字盖章）、终止情形及后续处理。

内部审核：

业务部门审核：重点核对合作内容、商务条款、时间节点是否与《合作方案确认书》一致；

法务审核：重点审核条款合法性、合规性、法律风险（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效）；

财务审核：重点审核支付条款、税费约定是否符合财务制度，资金风险是否可控。

修订完善：根据各部门审核意见，对合同进行修订，形成《合同审核意见表》（见模板2），直至所有部门审核通过。

（四）合同评审与最终确认

目标：保证合同内容准确无误，获得双方决策层批准，为签订做准备。

操作主体：业务发起方决策人（如部门总监/分管副总）、合作方法定代表人/授权代表。

关键步骤：

合同终稿确认：业务发起方向合作方发送最终版合同文本，双方对接人核对条款细节，保证无遗漏或歧义。

内部决策审批：业务发起方将终版合同及《审核意见表》提交至决策层（如总经理/董事会），审批通过后获得《合同审批单》（见模板3）。

合作方内部审批：要求合作方完成内部审批流程，并提供其《合同审批单》或授权委托书（若由非法定代表人签订，需明确授权范围）。

（五）合同签订与归档

目标：完成合同签署，保证法律效力，规范合同管理。

操作主体：业务发起方法定代表人/授权代表、合作方法定代表人/授权代表、档案管理员。

关键步骤：

签订准备：确认双方签字人身份（法定代表人需提供证件号码复印件，授权代表需提供授权委托书），准备合同文本（一式X份，根据双方需求确定，至少留存2份正本）、公章、签字笔等。

正式签订：双方在