业务洽谈会议准备清单与议程模板.docVIP

业务洽谈会议准备清单与议程模板

一、典型应用情境

二、会议筹备与执行全流程

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

明确会议核心目标

确定本次洽谈需解决的关键问题（如合作模式、价格条款、交付周期、资源支持等）及预期成果（如达成合作意向、签署框架协议、明确下一步行动计划）。

与核心参会人员（如我方决策人、业务负责人）对齐目标，保证各方理解一致。

确定参会人员及分工

列出我方参会人员（如决策人、业务对接人、技术支持、法务顾问等），明确各自角色（主谈、记录、技术答疑、条款审核等）。

提前与对方沟通，确认对方参会人员（对接人、决策人、相关部门负责人等），知晓其关注点，针对性准备沟通策略。

准备会议资料

整理我方方案：合作方案PPT、产品/服务介绍手册、报价单、成功案例、资质证明等，保证内容清晰、数据准确（如市场规模、合作收益、交付能力等）。

收集对方背景资料：对方企业官网信息、近期动态、行业地位、潜在需求等，预判其洽谈重点。

准备备用资料：如技术参数表、合同模板（若涉及）、竞品分析对比（若需），应对现场突发提问。

确认会议细节

与对方敲定会议时间（预留充足洽谈时长，建议1.5-3小时）、地点（线上会议需测试平台稳定性，线下会议需确认会议室设备、茶歇等）。

提前1-2天发送会议邀请（含议程、参会人员、会议/地址），提醒对方提前准备相关资料。

（二）会中执行：聚焦目标，高效沟通

开场介绍（5-10分钟）

主持人开场，感谢对方参与，简要说明会议目标及议程（控制在3个核心议题内，避免发散）。

双方参会人员自我介绍，简要说明自身在项目中的角色（如“我负责技术落地，后续对接需求细节”）。

议题讨论（核心环节，60-120分钟）

按“需求-方案-细节”逻辑推进：先倾听对方需求（如“您方在本次合作中最关注哪些方面？”），再针对性介绍我方方案（结合数据与案例说明优势），最后聚焦具体条款（价格、权责、风险等）。

关键信息同步：对合作目标、核心条款（如“交付周期为30天，分阶段验收”）等关键点，现场复述确认，避免理解偏差。

控制节奏：对偏离主题的讨论及时引导（如“关于这个问题，我们可会后单独沟通，当前先聚焦合作模式”），保证按议程推进。

确认下一步计划（5-10分钟）

总结本次会议达成的共识（如“双方同意采用‘分阶段合作’模式，下一步需细化技术对接方案”）。

明确后续行动项：责任方（如“我方*负责整理技术方案初稿，于X月X日前发送”）、截止时间、沟通对接人。

结束会议

感谢对方参与，表达合作期待（如“期待通过后续细节对接，早日达成合作”）。

我方会后整理会议纪要，24小时内发送对方确认。

（三）会后跟进：落地共识，推动进展

整理并发送会议纪要

内容包括：参会人员、时间、地点/、达成的共识、未解决的问题、下一步行动项（责任方、截止时间）。

纪要需经双方参会人确认（可通过邮件或即时通讯工具发送，标注“请确认，如有异议请X月X日前反馈”）。

跟进行动项落实

责任人按纪要要求推进工作（如准备方案、内部审批），定期同步进展（如“技术方案初稿已完成，预计周三发送”）。

对未解决的问题，及时组织专项沟通（如电话会议或邮件往来），避免拖延。

评估会议效果

会议结束后3个工作日内，我方团队复盘：目标达成情况、沟通中的亮点与不足（如“资料准备充分，但价格谈判预留空间不足”），优化后续洽谈策略。

三、会议准备清单与议程模板

（一）业务洽谈会议准备清单

类别

具体事项

负责人

完成时限

备注（如资料存放位置、特殊需求）

会前准备

明确洽谈核心目标及预期成果

*

会议前3天

输出书面目标文档，同步给参会人员

确认双方参会人员名单及分工

*

会议前2天

对方决策人若为*，需提前沟通其关注点

准备合作方案PPT（含数据、案例）

*

会议前1天

添加页码，重点内容标注

准备纸质版资料（报价单、案例手册、资质证明）

*

会议前1天

装订成册，按参会人数准备+2份备用

测试会议设备（投影、麦克风、网络、线上会议平台）

*

会议前30分钟

备用电脑、充电宝、转接头等

发送会议邀请（含议程、参会人、地点/）

*

会议前2天

邮件标题注明“[业务洽谈]项目会议邀请”

会中执行

准备会议记录模板（含共识、待办、责任方）

*

会议前准备

电子版实时记录，会后1小时内整理初稿

准备白板/便签纸（用于关键点梳理、行动项记录）

*

会议前准备

笔、马克笔、便签贴等

会后跟进

整理会议纪要，发送双方确认

*

会议后24小时内

纪要需经我方决策人*审核后发送

跟进行动项落实，同步进展

*

按截止时间

每周至少1次进度同步，记录问题与解决措施

复盘会议效果，优化后续洽谈策略

*

会议后3天内

输出复盘报告，分享给参会人员

（二）业务洽谈会议议程模板

环节

时间

内容说明

负责人

备注（如需准备的演示材料、互动问题）