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跨部门协作沟通与信息共享平台使用指南

一、平台概述

本平台旨在打破部门壁垒，实现跨部门项目信息、任务进度、问题反馈等内容的实时共享与高效协同，通过标准化流程与工具支持，提升团队协作效率，保证目标一致性与信息透明度。适用于企业内部多部门联合开展的项目推进、资源协调、流程优化及问题解决等场景。

二、平台适用协作场景

（一）多部门联合项目全周期管理

当项目涉及研发、市场、销售、运营等多个部门协同推进时（如新产品上市项目），可通过平台创建项目空间，统一归集项目目标、里程碑、任务分解、进度节点及交付物，保证各部门清晰自身职责与依赖关系，实时同步进展，避免信息断层。

（二）跨部门资源协调与申请

当部门需调用其他部门资源（如研发部需市场部提供用户调研数据、运营部需设计部支持活动物料）时，可通过平台提交资源申请，明确需求内容、使用时间、期望交付标准，相关部门在线审批，全程留痕，提升资源调配效率。

（三）问题协同排查与解决

当跨部门流程中出现卡点或争议（如订单履约流程中仓储部与物流部对发货时效的理解差异），可通过平台发起问题讨论，召集相关部门在线沟通，问题证据（如流程截图、数据报表），共同制定解决方案并跟踪落实，避免问题拖延。

（四）流程优化建议与落地

当各部门发觉现有流程存在改进空间（如报销审批流程冗长、跨部门协作审批节点过多）时，可通过平台提交流程优化建议，附上现状分析、改进方案及预期效果，相关部门可在线评论、补充建议，推动流程标准化与效率提升。

三、平台核心功能操作步骤

（一）账号登录与权限配置

登录入口：通过企业统一身份认证系统登录，输入工号与密码，首次登录需完成手机号验证（接收验证码后输入）。

权限查看：登录后右上角“个人中心”-“权限管理”，可查看自身角色（如项目负责人、部门协调员、普通成员）及对应权限（如创建项目、审批资源、查看全部门任务等）。

权限变更申请：若权限不足，需由部门负责人在平台提交“权限变更申请”，说明变更原因与需求，经管理员审批后生效（审批进度可在“申请记录”中跟踪）。

（二）跨部门任务创建与分配

创建任务：在平台首页“新建任务”，填写任务基本信息：

任务名称：简洁明确（如“Q3新品用户调研方案设计”）；

任务描述：说明目标、背景、交付标准（如“需覆盖3个目标用户群体，包含用户画像与需求优先级排序”）；

协作部门：勾选需参与的部门（如市场部、研发部、用户运营部）；

负责人：指定任务总协调人（默认为创建人，可修改为其他成员，如“张*”）；

截止日期：设置任务最终交付时间（需考虑各部门前置工作时间）；

优先级：选择“高/中/低”（高优先级任务将自动提醒协作部门负责人）。

任务拆解与分配：任务创建后，负责人可“拆解子任务”，将总任务拆分为具体执行环节（如“用户调研问卷设计”“用户访谈执行”“数据整理分析”），并为每个子任务指定执行人（如“李负责问卷设计，王负责访谈执行”），设置子任务截止时间（需早于总任务截止时间）。

任务通知：任务分配完成后，系统自动通过平台消息、企业（若已集成）通知执行人及协作部门负责人，通知内容包含任务名称、截止时间及负责人联系方式。

（三）信息共享与文档协作

文档与分类：在项目空间或任务详情页，“文档中心”-“文档”，支持Word、Excel、PPT、PDF等格式，填写文档名称（如“新品调研问卷初稿_v1.0”），选择分类（如“需求文档”“会议纪要”“交付物”），并设置查看权限（如“仅协作部门可见”“全公司可见”）。

在线协作编辑：对于Word、Excel文档，可直接在平台在线编辑（无需），多人同时编辑时，系统实时显示修订内容，支持添加评论（如“此问题选项需补充‘其他’项”），评论对象可具体成员（如“刘*请确认是否调整”）。

版本管理：文档每次保存后自动版本号（如v1.0、v1.1），可查看历史版本对比（如“v1.1与v1.0的差异：新增第3题关于用户价格敏感度的问题”），若需恢复历史版本，“恢复此版本”即可。

（四）进度跟踪与反馈

进度更新：任务执行人需在每日17:00前更新任务进度，在任务详情页“进度更新”，选择当前状态（“未开始/进行中/已完成/受阻”），并填写进展说明（如“已完成问卷初稿设计，待研发部确认技术可行性”）。若任务受阻，需说明阻碍原因及所需支持（如“需市场部提供3个月内用户活跃度数据”）。

进度查看：项目负责人可在“项目仪表盘”查看整体进度，包含任务完成率、逾期任务数量、各部门贡献度等数据；普通成员可在“我的任务”中查看负责任务的状态与截止时间。

异常预警：若任务即将逾期（距离截止时间不足24小时）或进度滞后（连续3天未更新进度），系统自动向执行人负责人及协作部门负责人发送预警消息（提醒内容：“任务‘Q3新品用户调研方案设计’将于明日截止，当前进度60%，请及时推进”）。

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