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2025年企业档案管理与归档规范

第1章总则

1.1档案管理的基本原则

1.2档案管理的适用范围

1.3档案管理的职责分工

1.4档案管理的保密要求

第2章档案分类与编码

2.1档案分类的原则与方法

2.2档案分类的实施步骤

2.3档案编码的规范与标准

2.4档案分类与编码的管理要求

第3章档案收集与整理

3.1档案收集的范围与内容

3.2档案收集的流程与方法

3.3档案整理的基本要求

3.4档案整理的工具与技术

第4章档案存储与保管

4.1档案存储的环境要求

4.2档案存储的设施与设备

4.3档案保管的期限与方法

4.4档案保管的检查与维护

第5章档案利用与借阅

5.1档案利用的原则与范围

5.2档案借阅的管理规定

5.3档案利用的流程与手续

5.4档案利用的保密与安全

第6章档案销毁与处置

6.1档案销毁的条件与程序

6.2档案销毁的审批与备案

6.3档案处置的规范与要求

6.4档案销毁的监督与检查

第7章档案信息化管理

7.1档案信息化建设的基本要求

7.2档案信息系统的功能与管理

7.3档案信息的存储与安全

7.4档案信息化管理的实施步骤

第8章附则

8.1本规范的适用范围

8.2本规范的实施与监督

8.3本规范的修订与废止

8.4本规范的解释权与生效日期

第1章总则

一、档案管理的基本原则

1.1档案管理的基本原则

根据《2025年企业档案管理与归档规范》（以下简称《规范》），档案管理应遵循以下基本原则：

1.统一管理、分类归档：企业应建立统一的档案管理体系，按照档案的类别、形成时间、使用价值等进行分类归档，确保档案的系统性、完整性与可追溯性。根据《规范》，企业档案管理应实现“一档一卡一表”，即每份档案均需有档案卡片和档案表，确保档案信息的可查性与可追溯性。

2.规范流程、标准统一：档案的形成、收集、整理、保管、调阅、销毁等各环节应按照《规范》要求执行，确保流程标准化、操作规范化。根据《规范》，企业应建立档案管理流程图，明确各环节责任人及操作标准，确保档案管理的规范性。

3.安全保密、权责明确：档案管理应注重信息安全与保密，防止档案信息泄露。根据《规范》，企业应建立档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，确保档案信息在使用过程中符合国家信息安全标准。

4.持续改进、动态优化：档案管理应根据企业业务发展和管理需求，不断优化管理流程和制度，提升档案管理效率与服务质量。根据《规范》，企业应定期开展档案管理评估，结合实际运行情况，动态调整管理策略。

根据《规范》中指出，2025年企业档案管理将全面推行电子档案与纸质档案的融合管理，实现档案数字化、信息化，提升档案管理的效率与准确性。同时，企业应注重档案的长期保存与利用，确保档案在企业经营、决策、审计、法律等方面发挥最大价值。

1.2档案管理的适用范围

《规范》适用于各类企业、事业单位及社会组织的档案管理工作，涵盖企业内部档案、外部档案、专项档案等。

1.2.1企业内部档案

企业内部档案包括企业经营活动中形成的各类文件、记录、资料，如财务报表、合同、会议记录、员工档案、生产记录、技术资料等。根据《规范》，企业应建立内部档案管理制度，明确档案的归档范围、保管期限、调阅权限等。

1.2.2外部档案

企业对外产生的档案，如合同、发票、审计报告、法律文书、客户资料等，也应纳入档案管理范围。根据《规范》，企业应建立外部档案管理制度，确保外部档案的完整性和安全性。

1.2.3专项档案

包括企业专项档案，如环境影响评估档案、安全生产档案、知识产权档案、科研档案等。根据《规范》，专项档案应按照专项管理要求进行归档，确保其在专项管理中的适用性和可追溯性。

1.2.4电子档案

2025年企业档案管理将全面推行电子档案管理，电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的完整性、安全性与可追溯性。根据《规范》，企业应建立电子档案管理制度，明确电子档案的归档标准、存储方式、访问权限等。

1.3档案管理的职责分工

根据《规范》，企业应明确档案管理的职责分工，确保档案管理工作的高效运行。

1.3.1档案管理部门

企业应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、调阅、销毁等工作。根据《规范》，档案管理部门应配备专职人员，确保档案管理工作的专业性和连续性。

1.3.2业务部门

业务部门是档案形成和归档的主要责任部门，应按照《规范》要求，及时将业务活动中形成的档案归档。根据《规范》，业务部门应建立档案归档制度